Potsdam – „Viele laufen der Musik noch hinterher“. Fortschritt bei der Prozessautomatisierung stagniert.

Deutschland verliert den Anschluss. Es droht sogar der Absturz ins absolute internationale Hintertreffen – zumindest gilt dies für die Automatisierung von Prozessen. Zwar arbeiten bereits viele Unternehmen an der Optimierung verschiedener Abläufe, vernachlässigen dabei aber diverse Bereiche und lassen so vorhandene Potenziale ungenutzt. Zu den am häufigsten automatisierten Prozessen zählt nichtsdestotrotz die Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen. Trotzdem setzt nur eines von drei Unternehmen hier an und realisiert die notwendigen Schritte. „Deutlich zu wenig, um mit der Konkurrenz – auch im internationalen Bereich – Schritt zu halten. Viele Unternehmen laufen der Musik noch hinterher“, gibt Matthias Stauch, Vorstand der INTERVISTA AG und Experte für Vertrieb und IT, zu bedenken. „Gerade im Zusammenhang mit Kundenerwartungen spielt die Automatisierung eine immer wichtigere Rolle für die Betriebe.“ Darüber hinaus hilft diese den eigenen Mitarbeitern, indem sie sie entlastet und so mehr Raum für kreative beziehungsweise geschäftskritische Aufgaben schafft.

Bremse lösen

Oftmals äußern Unternehmen die Befürchtung, durch Automatisierung und den damit verbundenen Eingriff in Bestehendes laufende Prozesse zu beschädigen. „Diese Furcht wirkt natürlich als Blockade und sorgt dafür, dass der Fortschritt ins Stocken gerät. Besonders problematisch wird es, wenn etwa Start-ups auf moderne Alternativen setzen und so etablierte Betriebe abhängen“, mahnt Stauch. „Hier muss es ein Umdenken geben. Im ersten Schritt gilt es, die eigenen Abläufe unter die Lupe zu nehmen und die zu automatisierenden Prozesse zu identifizieren.“ Im Vertrieb etwa lässt sich mithilfe einer elektronischen Antragsstrecke eine Automatisierung etablieren. Ein vereinfachter Auftragseingang ermöglicht darüber hinaus auch Individualität im Massengeschäft. Als Grundlage hierfür wird eine intelligente, konfigurierbare Vertragsgestaltung – ähnlich Smart Contracts – genutzt, die dafür sorgen, dass sich Produkte über verschiedene Vertriebskanäle rechtssicher anbieten lassen. „Sie funktionieren ähnlich sicher der Blockchain, nur ohne auf der entsprechenden Technologie zu beruhen“, ergänzt der Experte. Auf potenzielle Kundenwünsche gehen Unternehmen außerdem schnell und flexibel ein.

Bis zur Provision und noch viel weiter

Im Zusammenhang mit internen Vorgängen schafft die Automatisierung ebenfalls Abhilfe und zeigt neue Richtungen auf. Zum Beispiel erhalten Vertriebler oder Sales-Mitarbeiter in der Regel eine Courtage, wenn es zu einem Verkaufs- oder Vertragsabschluss kommt. Oftmals erfolgt die Buchung oder Verwaltung allerdings noch per Hand – etwa mithilfe von Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken. „Diese Vorgänge kosten nicht nur viel Zeit, sondern weisen auch großes Fehlerpotenzial auf. Verrechnen sich beispielsweise im zeitlichen Verlauf Erfolge und Stornos, geht schnell der Überblick verloren“, erklärt der INTERVISTA-Vorstand. „Wollen Unternehmen die Berechnungen außerdem transparent gestalten, bedeutet das ohne adäquate Lösungen einen immensen administrativen Aufwand.“ Fällt die Entscheidung für die Digitalisierung im Provisionierungsprozess aus, kommt es nicht nur zu keinen Fehlern – es profitiert auch der Anwender von einer simpleren und sofort sichtbaren Handhabung. Der Sales-Mitarbeiter visualisiert zum Beispiel frühzeitig seine zu erwartenden Gewinnbeteiligungen. „So entstehen neue Anreize, die dazu beitragen, den Rückstand zur Konkurrenz zu verringern“, so Stauch abschließend.

Quelle: Borgmeier Public Relations

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