Alles aus einer Hand

Alexandra RüscheLetztes Update 10. Juli 2014

4 Minuten Lesezeit

Bedarf an Büromaterialien decken – das bündelt den Einkauf und reduziert Kosten.

Venlo – Die Piel GmbH ist auf den ersten Blick eine technische Großhandlung wie viele andere. Mittelständische Industrieunternehmen bestellen hier Schläuche, Antriebstechnik, Reinigungsprodukte und persönliche Schutzausrüstung. Erst auf den zweiten Blick fällt auf, worin sich der Händler aus Soest von anderen unterscheidet: Kunden können neben technischen Materialien auch Kopierpapier und Kugelschreiber beziehen. Büroartikel also, die gewöhnlich nicht zum Sortiment eines technischen Großhändlers gehören. Bei Piel schon. Dennis Gußen, Leiter Key-Account-Management, erklärt warum: „Unsere Kunden wollen möglichst ihren ganzen Einkauf auf einer Plattform tätigen – ohne Medienwechsel und neuem Ansprechpartner. Aus diesem Grund haben wir uns für eine Zusammenarbeit mit Office Depot entschieden und unser Sortiment um Büromaterial erweitert.“ Seit 12 Jahren arbeiten die beiden Unternehmen nun bereits zusammen. Und das zahlt sich aus: Piel hat sich mit dem Büroartikel-Angebot gegenüber dem Wettbewerb abgegrenzt und konnte Gewinn und Umsatz steigern.

Bestellvorgänge für C-Teile sind oft zu aufwändig

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Das Büroartikel-Angebot ist Teil des Services „C-Teilemanagement“ von Piel. Die Dienstleistung richtet sich an Unternehmen, für die das Thema Prozesskostenmanagement relevant ist. Denn der Beschaffungsaufwand für den Einkauf so genannter C-Teile, also von Produkten mit einem relativ geringen Warenwert und einer untergeordneten Bedeutung, ist im Verhältnis zum Preis unverhältnismäßig hoch. „Mit einem gezielten C-Teilemanagement lassen sich die Prozesskosten um bis zu 30% senken“, erklärt Marten Wittler, Sales Director bei Office Depot Deutschland. Ein entscheidender Schritt dabei ist die Bündelung des Einkaufs. „Anstatt bei fünf verschiedenen Händlern zu bestellen, sollten Unternehmen möglichst viel über eine einzige Quelle beziehen. Das spart Zeit und Kosten.“ In der Realität sieht es in vielen Unternehmen aber so aus, dass gerade der Einkauf von Büroartikeln aufwändig und damit teuer ist: Kataloge verschiedener Anbieter werden nach Angeboten, Aktionen und günstigen Artikeln durchsucht. Preise werden verglichen und Produkte schließlich von verschiedenen Lieferanten bestellt, was zu einer großen Zahl an Rechnungen und Kontakten führt. Aus diesem Grund geben Unternehmen im Jahr bis zu mehrere Hunderttausend Euro für Büromaterial aus. Das Gros der Ausgaben – fast 60 Prozent – wird dabei nicht durch die Produkte sondern die Bestellvorgänge verursacht.

Damit Kunden ihren Einkauf bündeln und die Bestellkosten senken können verbreitert die Piel GmbH ihr Angebot ständig. Über 420.000 Produkte hat Piel heute im Sortiment. Doch nicht allein die Menge ist entscheidend – die Namen hinter den Produkten und deren Qualität müssen den Kunden überzeugen. Gußen betont: „Wenn wir in unseren Beratungsgesprächen auf unseren Partner Office Depot hinweisen, bekommen wir eine sehr positive Resonanz – die Kunden kennen das Unternehmen und schätzen, dass wir mit einem der größten Händler für Büroartikel zusammenarbeiten.“

Einkauf bündeln – Händlerzahl senken

Office Depot zählt zu den weltweit größten Händlern rund um den Bürobedarf. Vertrieben werden alle bekannten Büromarken sowie die Eigenmarken ‚Office Depot’ und ‚niceday’, die eine kostengünstige Alternative darstellen. Das Sortiment für Tinte und Toner ist groß und die Auswahl an Office-Papieren breit und vielfältig – vom 80-gramm-Standard-Papier bis zum recycelten Ökopapier. Mit seinen grünen Produkten ist Office Depot außerdem einer der führenden Ausstatter für ein Green Office. „Die Produktvielfalt und die Erfahrung waren für uns entscheidend bei der Wahl unseres Partners für Büroartikel“, so Gußen.

Unternehmen, die ihre Büroartikel zusammen mit anderen C-Artikeln bei Piel ordern, sparen nicht nur Zeit bei der Bestellung – die komplette Prozesskette, von der Feststellung des Bedarfs bis hin zur Archivierung der Rechnung, wird deutlich einfacher. Zudem gibt es einen festen Ansprechpartner. Ein weiterer Vorteil der Bündelung: Unternehmen können ihre Einkaufskonditionen verbessern. Denn wer Volumen bündelt, bekommt bessere Preise. Besonders interessant ist das für Holdings, deren Tochtergesellschaften bisher über verschiedene Händler bestellten und je nach Bedarf und Größe unterschiedliche Preise aushandelten. Wenn alle Gesellschaften einer Holding ihre Büroartikel bei einem Lieferanten bestellen, verbessert das nicht nur die Konditionen – alle profitieren auch von diesem Preis. Diesen Vorteil können auch die kleineren Gesellschaften mit weniger Bedarf nutzen. Ein Beispiel: Die Georgsmarienhütte Holding bestellt mit ihren mehr als 40 Tochtergesellschaften Büromaterial für ca. 500.000 Euro im Jahr. Seit die GMH-Gruppe Büromaterial von Office Depot über Piel bestellt, konnten die Prozesskosten um etwa 80% und damit sehr deutlich gesenkt werden.

Schreibtischlieferung spart Zeit und Kosten

Neben der Bündelung des Einkaufs ist ein wichtiger Schritt beim C-Teilemanagement die Vereinfachung des Bestellvorgangs. Aus diesem Grund hat Piel für seinen Service eine geschlossene Marktplatzlösung entwickelt, über die Kunden per Mausklick bestellen können. Über die Internet-basierte Plattform sind die verschiedenen C-Teile-Kataloge einsehbar – auch der für Büroartikel von Office Depot. Der Katalog wird individuell an die Kundenwünsche angepasst: Was der Kunden nicht braucht, wird entfernt. Auch Produkte, die sich mit dem Sortiment von Piel überschneiden, wie etwa Facility Artikel, werden zuvor gelöscht.

Beim Einkauf legt der Kunde alle Artikel, aus den diversen Sortimenten in den Warenkorb. Sobald der Kauf abgeschlossen ist, geht die Bestellung der Büroartikel an Office Depot. Nach 24 Stunden erhält der Besteller im Namen von Piel die Ware – auf Wunsch wird diese auch bis an den Schreibtisch ausgeliefert. „Die Schreibtischlieferung ist für viele Unternehmen eine erhebliche Zeit- und damit Kosteneinsparung. Mitarbeiter müssen Pakete nicht mehr durch das ganze Gebäude tragen, damit die Ware den Richtigen erreicht“, erklärt Marten Wittler von Office Depot.

Anzahl der Rechnungen reduzieren

Die Einführung eines Gutschriftverfahrens für die Rechnungsstellung bei der Georgsmarienhütte Holding hat den Aufwand für das Unternehmen weiter reduziert: Die Rechnungen müssen nicht mehr manuell bearbeitet werden – die Bezahlung erfolgt automatisch im elektronischen Bestellsystem. Bei bis zu 3.000 Rechnungen im Jahr spart das Unternehmen so erheblich an Zeit. „Die manuelle Bearbeitung einer Rechnung kostet ein Unternehmen bis zu 50 Euro an Prozesskosten“, betont Wittler. „Hier liegt ein entscheidender Ansatz im C-Teilemanagement.“

Bei der Optimierung der Einkaufsprozesse ergänzen sich Office Depot und Piel also perfekt. Die Kunden reduzieren ihre Kosten von der Bestellung über die Lieferung bis zur Rechnungsstellung und erhalten alles was sie brauchen aus einer Hand.

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Alexandra Rüsche: Alexandra Rüsche gehört seit 2009 der Redaktion Mittelstand-Nachrichten an. Sie schreibt als Journalistin über Tourismus, Familienunternehmen, Gesundheitsthemen, sowie Innovationen. Alexandra ist Mitglied im DPV (Deutscher Presse Verband - Verband für Journalisten e.V.). Sie ist über die Mailadresse der Redaktion erreichbar: redaktion@mittelstand-nachrichten.de