Wie Mittelständler Softwarekosten senken: gebrauchte Microsoft-Lizenzen sind ab 2026 die wirtschaftlichste Lösung

Am 13. Oktober 2026 endet für Windows 10 das erste Jahr der Extended Security Updates. Am selben Tag verlieren auch Office 2021 und Office LTSC 2021 ihren Support. Für viele Mittelständler ist dies der Zeitpunkt, an dem eine lange aufschiebbare Entscheidung fällig wird. Die Arbeitsplätze müssen auf Windows 11, und mit dem Betriebssystem steht die Office-Frage wieder an. Office 2016 und Office 2019 erhalten schon seit dem 14. Oktober 2025 keine Sicherheitsupdates mehr.

Was sich im Oktober 2026 für die IT im Mittelstand ändert

Der reguläre Support für Windows 10 lief bereits im Oktober 2025 aus. Seither gibt es Sicherheitsupdates nur noch über das kostenpflichtige ESU-Programm, für das Microsoft ein Staffelmodell gewählt hat: Im ersten Jahr kostet ESU für Unternehmen 61 US-Dollar pro Gerät, danach verdoppelt sich der Preis jährlich. Das bedeutet bei 80 PCs für das Folgejahr gerade mal etwas unter 9.800 US-Dollar, um ein veraltetes System abzusichern.

Deshalb ziehen jetzt auch viele Unternehmen den Austausch vor. Dabei zeigt sich oft ein zweites Problem. Windows 11 verlangt TPM 2.0 und einen unterstützten Prozessor, die alten Rechner müssen ersetzt werden. Neue Hardware, neues Betriebssystem, neue Office-Lizenzen: Die Kosten fallen geballt in einem einzigen Haushaltsjahr an. Hier lohnt ein genauerer Blick auf die Lizenzbeschaffung.

Rechtsgrundlage: Was erlaubt das UsedSoft-Urteil

Der Handel mit gebrauchter Software ist in der EU legal. Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 3. Juli 2012 in der Rechtssache C-128/11 (UsedSoft gegen Oracle). Der EuGH hat den sogenannten Erschöpfungsgrundsatz aus Artikel 4 Absatz 2 der Richtlinie 2009/24/EG auch auf Software angewandt, die wie hier per Download erworben wurde.

Entscheidend für die Praxis ist die Dokumentation. Auf diesen Punkt haben sich B2B-Händler spezialisiert, die sowohl Unternehmen als auch öffentliche Einrichtungen bedienen. Ein Beispiel dafür ist Lyzio, das gebrauchte Microsoft-Lizenzen anbietet, die mit einer nachvollziehbaren Dokumentation über die Herkunft versehen sind. Diese Dokumentation belegt den Verlauf jeder Lizenz, beginnend beim ursprünglichen Erwerber bis hin zum neuen Nutzer. Die Bedeutung dieser Praxis ergibt sich aus rechtlichen Vorgaben.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) stellt bei der Weiterveräußerung bestimmte Anforderungen auf:

1. Die Lizenz musste ursprünglich gegen Bezahlung und ohne zeitliche Begrenzung vergeben werden.
2. Sie muss vom Rechteinhaber oder mit dessen Zustimmung innerhalb der EU oder des EWR vertrieben worden sein.
3. Der ursprüngliche Erwerber hat seine Kopie unbrauchbar gemacht, indem er sie vor der Weitergabe deinstalliert hat.
4. Eine Client-Server-Lizenz darf nicht in Teilmengen aufgeteilt und weiterverkauft werden.

Wenn all diese Kriterien erfüllt sind, kann der Hersteller den Weiterverkauf nicht durch seine Lizenzbedingungen untersagen. Der Bundesgerichtshof hat diese Rechtsprechung in mehreren Urteilen in deutsches Recht integriert, insbesondere in dem Urteil UsedSoft III (Az. I ZR 8/13, Dezember 2014) hat klargestellt, dass der Zweiterwerber etwa auch die Darlegungs- und Beweislast für diese Voraussetzungen trägt. Ein Unternehmen, das gebrauchte Lizenzen einsetzen will, muss also im Zweifel selbst nachweisen können, dass alles ordnungsgemäß abgelaufen ist.

Kauf statt Abo: Beispielrechnung

Ob sich eine Dauerlizenz rechnet, hängt entscheidend vom Nutzungszeitraum ab. Hier hilft ehrliches Rechnen. Die Nutzungszeit für Office 2024 und Office LTSC 2024 reicht bis zu den Sicherheitsupdates am 9. Oktober 2029. Wer also im Herbst 2026 kauft, hat rund drei Jahre gesicherte Nutzung mühelos vor sich.

Das folgende Beispiel geht von 25 Arbeitsplätzen aus. Die Preise sind Annahmen zur Veranschaulichung; die wirklichen Konditionen hängen von Edition, Vertragsart und Zeitpunkt ab.

Variante Abo: Bei angenommenen 12 Euro netto pro Nutzer und Monat fallen für 25 Nutzer über 36 Monate 10.800 Euro an. Microsoft hat die Preise für Microsoft 365 in den letzten Jahren mehrmals erhöht, ein weiterer Anstieg über die Laufzeit ist nicht ausgeschlossen.
Variante gebrauchte Dauerlizenz : Bei angenommenen 200 Euro netto je Lizenz einmal je 5.000 Euro.

Die Differenz von 5.800 Euro ist allerdings nur die halbe Wahrheit. Ein Microsoft-365-Abo enthält je nach Plan mehr als die Office-Anwendungen, etwa Exchange Online, Teams, OneDrive-Speicher. Unternehmen, die diese Dienste brauchen, müssen sie sich bei einer Kauflizenz extra abdecken. Für viele Betriebe ist deshalb ein Mischmodell sinnvoll: Dauerlizenzen für Arbeitsplätze mit klassischer Büroarbeit, Abonnements nur da, wo Cloud-Funktionen wirklich gebraucht werden.

Auch steuerlich gibt es Unterschiede. Laut BMF- Schreiben vom 26. Februar 2021 gilt für Computerhardware und Software eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr. Eine gekaufte Lizenz kann also im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden. Abo- Gebühren laufen dagegen laufend als Betriebsausgabe in die Gewinnrechnung. Welcher Effekt für jeden einzelnen günstiger ist, klärt die Steuerberatung.

Ein weiterer Punkt ist die Planbarkeit. Eine Dauerlizenz bleibt auch bei einem nicht verlängerten Vertrag oder sich geänderten Konditionen nutzbar. Neue Funktionen kommen nicht hinzu, die Software bleibt auf dem Stand der gekauften Version. Für die Arbeitsplätze, wo seit Jahren dieselben Aufgaben in Word, Excel und Outlook erledigt werden, ist das meistens kein Nachteil.

Prüfkriterien zum Erwerb gebrauchter Lizenzen

Der Preis ist bei Gebrauchtsoftware nicht das entscheidende Auswahlkriterium. Entscheidend ist, ob die Lizenz einer Prüfung standhält. Vor dem Kauf sollten Unternehmen diese Punkte klären:

• Lückenlose Rechtekette: Lässt sich nachvollziehen, wer die Lizenz ursprünglich erworben hat und an welche Stationen sie weitergegeben wurde?
• Unbrauchbarmachung: Gibt es einen Nachweis des Vorbesitzers, dass die Software dort deinstalliert wurde?
• Herkunft aus der EU oder dem EWR: Nur solche Lizenzen, die hier in Verkehr gebracht wurden, unterliegen dem Erschöpfungsgrundsatz
• Passende Lizenzform: Office LTSC 2024 wird als Volumenlizenz vertrieben, Office Home & Business 2024 als Einzelplatzlizenz. Die Edition muss zum geplanten Einsatz passen. Office Home 2024 ist nicht für die gewerbliche Nutzung geeignet
• Ordnungsgemäße Rechnung: Mit Umsatzsteuerausweis, Lizenzbezeichnung und Stückzahl, damit Buchhaltung und Lizenzmanagement auf derselben Basis arbeiten können
• Erreichbarkeit des Anbieters: Bei Fragen im Audit muss jemand vom Anbieter Unterlagen nachliefern können

Die Unterlagen gehören nach dem Kauf ins interne Lizenzmanagement, mit Zuordnung zu Geräten oder Nutzern. Nur so lässt sich bei einer Prüfung in kurzer Zeit ein vollständiges Lizenzbild zeigen.

Was für Behörden und öffentliche Auftraggeber gilt

Für Kommunen, Landesbehörden und andere Einrichtungen trifft dieselbe urheberrechtliche Grundsatzlage zu. Hinzu kommt das Vergaberecht. Vergabestellen können gebrauchte Lizenzen in Ausschreibungen zulassen und dort in der Leistungsbeschreibung festlegen, welche Nachweise ein Bieter führen muss. Das bringt Vergleichbarkeit zwischen Angeboten mit neuer und gebrauchter Software.

Gerade bei klammen Haushalten kann das interessant sein. Die Verwaltung arbeitet oft mit langen Nutzungszyklen und stabilen Anforderungen an ihre Office-Anwendungen. Für diese Einsatzszenarien passt eine Dauerlizenz oft besser als ein Abonnement, dessen Kosten sich jedes Jahr neu im Haushalt niederschlagen. Dabei sind die Datenhaltungsanforderungen zu beachten, die in vielen Behörden eh für lokal installierte Software sprechen.