Fuhrparkkosten im Mittelstand: Wo die größten Einsparpotenziale liegen

Viele mittelständische Unternehmen stellen im Herbst ihre Budgets für das kommende Jahr auf, und beim Fuhrpark fällt diese Planung 2026 schwerer aus als in den Vorjahren. Kraftstoffe waren im August um 27,7 Prozent teurer als ein Jahr zuvor, und auch Wartung und Reparatur von Fahrzeugen kosteten 4,7 Prozent mehr. Auf den Spritpreis hat ein Betrieb keinen Einfluss. Die größten Einsparpotenziale liegen deshalb bei den Fuhrparkkosten, die er selbst steuern kann: wie gut die Fahrzeuge ausgelastet sind und wie oft sie ungeplant in der Werkstatt stehen.

Wo Fuhrparkkosten im Mittelstand unbemerkt entstehen

Die Fuhrparkkosten eines Unternehmens mit 20 oder 50 Fahrzeugen sind selten an einer Stelle sichtbar. Tankkartenabrechnungen landen im Einkauf, Leasingraten in der Finanzbuchhaltung, Werkstattrechnungen bei den einzelnen Niederlassungen. Jede Kostenstelle kennt ihren Anteil, die gesamten Fahrzeugbetriebskosten eines einzelnen Transporters über ein Jahr kennt dagegen kaum jemand.

Am deutlichsten zeigt sich das bei wenig genutzten Fahrzeugen. Ein Poolwagen, der an einem Standort zweimal pro Woche bewegt wird, verursacht Leasing, Versicherung und Prüfungen in voller Höhe, während eine andere Niederlassung an Spitzentagen Mietwagen bucht. Die geringe Fahrzeugauslastung fällt erst auf, wenn jemand beide Rechnungen nebeneinanderlegt. Ähnlich verhält es sich mit Fahrzeugausfallzeiten: Fällt ein Servicefahrzeug unerwartet aus, kommen zur Reparatur oft ein Ersatzwagen und verschobene Kundentermine hinzu.

Was Unternehmen ohne große Investitionen ändern können

Der erste Schritt ist eine Vollkostenübersicht, die jede Rechnung einem bestimmten Fahrzeug zuordnet. Für das Fuhrparkmanagement reichen anfangs wenige Kennzahlen, die einmal im Monat geprüft werden:

• Kraftstoffverbrauch je 100 Kilometer

• gefahrene Kilometer und Einsatztage je Fahrzeug

• Standzeiten mit laufendem Motor

• Wartungs- und Reparaturkosten

• Tage, an denen ein Fahrzeug nicht einsatzbereit war

Auffällige Werte klärt die zuständige Person direkt mit der Abteilung, die das Fahrzeug nutzt. Manchmal zeigt sich dabei, dass ein Wagen an einem anderen Standort dringender gebraucht wird.

Für die vorbeugende Fahrzeugwartung gibt es in jedem Betrieb bereits einen festen Anlass. Unternehmer müssen dienstlich genutzte Fahrzeuge mindestens einmal jährlich durch eine sachkundige Person auf ihren betriebssicheren Zustand prüfen lassen. Wer diese Prüfung mit der Inspektion auf einen Werkstatttermin legt, verteilt die Termine über das Jahr so, dass nie mehrere Fahrzeuge einer Abteilung gleichzeitig fehlen.

Mit wachsendem Fuhrpark wird die Auswertung von Hand aufwendig. Telematik erfasst Kilometer und Standzeiten automatisch, die Daten der Tankkarten zeigen den Verbrauch je Fahrzeug. Unternehmen, die Tankkarten, Telematik und weitere Bereiche ihres Fuhrpark- und Mobilitätsmanagements zusammenführen möchten, können sich bei Radius Deutschland über die Angebote informieren. Lassen sich Fahrzeugdaten einzelnen Beschäftigten zuordnen, gilt der Datenschutz: Der Zweck wird vorab schriftlich festgelegt, und die Beschäftigten werden vor dem Start informiert. Wo es einen Betriebsrat gibt, wird er früh eingebunden, und bei Fragen helfen die Datenschutzaufsichtsbehörden der Länder weiter.

Häufige Fragen zu Fuhrparkkosten

Ab welcher Größe braucht ein Unternehmen ein eigenes Flottenmanagement? Eine feste Grenze gibt es nicht. Sobald Fahrzeuge an mehreren Standorten oder in mehreren Abteilungen laufen, lohnt sich eine zuständige Person, die Kosten und Prüftermine aller Fahrzeuge im Blick behält. In kleineren Betrieben übernimmt diese Aufgabe häufig jemand aus Einkauf oder Verwaltung zusätzlich.

Was bringt Kraftstoffmanagement, wenn der Literpreis nicht verhandelbar ist? Der Betrieb beeinflusst den Verbrauch je Kilometer und die Zahl der Kilometer. Wer die Tankdaten jedes Fahrzeugs regelmäßig mit den gefahrenen Strecken vergleicht, erkennt Ausreißer früh und kann gemeinsam mit den Fahrern oder der Werkstatt nachsteuern. Die gemessene Fuhrparkeffizienz fließt anschließend direkt in die Budgetplanung für das nächste Jahr ein.