Papierlose Buchhaltung im deutschen Mittelstand – So gelingt der Umstieg

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Die Buchhaltung ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Die Daten und Informationen, die die Buchhaltung erfasst und weiterverarbeitet, dienen dazu, die Ausgaben im Blick zu behalten. Somit bilden sie auch die Basis für zukünftige Entscheidungen. Da es sich hier um einen komplexen Prozess handelt, ist es wichtig, einen Überblick zu behalten. Die manuelle Sammlung und das Abheften von Papierbelegen führen dabei regelmäßig zu Chaos beim Jahresabschluss – oft sind die Belege auch gar nicht auffindbar. Moderne Buchhaltungssoftwares, welche die Buchhaltung digitalisieren und papierlos gestalten, vereinfachen diesen Prozess.

Welche Buchhaltungssoftwares gibt es?

SevDesk

SevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware und eine kompakte Lösung, was insbesondere für Selbstständige und Freiberufler, Kleinunternehmer oder mittlere Unternehmen von Vorteil sein kann. Die Software umfasst alle wichtigen Elemente für die Buchhaltung und das Erstellen von Rechnungen und Angeboten. Dadurch ist es möglich, die Buchhaltung komplett selbstständig zu erledigen, professionelle Rechnungen auszustellen sowie Belege zu digitalisieren. Da alle Pflichtangaben automatisch hinterlegt werden, sind die Rechnungen garantiert rechtssicher. Außerdem wird dem Nutzer hier angeboten, den Telefondienst PhoneMondo zu integrieren. Bei einem Telefongespräch mit einem Kunden zeigt sevDesk dann automatisch alle wichtigen Informationen wie offene Rechnungen zu diesem Kunden an. SevDesk gibt es in drei verschiedenen Versionen mit unterschiedlichem Umfang. Die günstigste Version kostet dabei 7,90 Euro pro Monat, die teuerste 39,50 Euro pro Monat.

Billomat

Billomat ist ebenfalls eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware. Die Software eignet sich dabei für kleine, mittlere und große Unternehmen. Billomat bietet einen vollständigen zu Angebots- und Rechnungsstellung: von Angebote über Rechnungen bis hin zu Mahnungen, alles kann online erstellt werden. Die Buchhaltungsfunktionen sind allerdings etwas eingeschränkt. So verfügt die Buchhaltungssoftware beispielsweise über keine E-Bilanz, Kassenbuch oder GuV. Billomat bietet dafür eine übersichtliche Stammdatenverwaltung an, wodurch der Kundenstamm zentral gemanagt werden kann und erinnert Kunden zudem automatisch daran, wenn Rechnungen noch ausständig sind. Dabei gleicht die Software automatisch die Zahlungseingänge ab. Billomat bietet ebenso drei Versionen an: Billomat Solo, Billomat Business und Billomat Enterprise. Billomat Solo; die günstigste Version, kostet dabei 6 Euro pro Monat.

DATEV Mittelstand Faktura

DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen ist ein professionelles Buchhaltungsprogramm, welches sich dabei vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die über ausgebildete Buchhalter verfügen. Die Software kann dabei entweder direkt auf dem Computer installiert werden oder als cloudbasierte Anwendung verwendet werden. DATEV bietet einen ähnlichen Leistungsumfang wie Billomat, so fehlen bei DATEV Mittelstand Fakture ebenfalls die E-Bilanz sowie die GuV. Dafür können spezielle kostenpflichtige Zusatzmodule wie Rechnungen auf Englisch dazugekauft werden. Ebenso ermöglicht DATEV Mittelstand Faktura, Beleglayouts für alle Belegarten individuell anzupassen und die Software unterstützt dabei, die Buchungen für Ausgangsrechnungen zu generieren und an die Finanzbuchführung zu übergeben.

Auch DATEV Mittelstand Faktura gibt es in verschiedenen Versionen. Die günstigste Lösung, welche sich vor allem für Einsteiger eignet, gibt es für 17 Euro pro Monat, die Vollversion kostet 49,50 Euro pro Monat.

Buchhaltungsvorbereitung dank digitalem Ausgabenmanagement

Doch wie schafft man die Voraussetzung dafür, dass die eigene Buchhaltung tatsächlich komplett papierlos wird? Anbieter ganzheitlicher Ausgabenmanagement-Plattformen wie Moss erleichtern den Umstieg auf eine papierlose Buchhaltung. Mitarbeiter bezahlen anfallende Ausgaben einfach mit physischen oder virtuellen Firmenkreditkarten. Egal ob Dienstreisen, Marketingausgaben, Abonnements oder sonstige Ausgaben. Die Kreditkarten lassen sich in unbegrenzter Anzahl für jegliche Ausgaben und Zwecke erstellen. Die Firmenkarten sind dabei direkt mit der Plattform verbunden, sodass alle Zahlungen in Echtzeit sichtbar werden. Dort lassen sich alle Unternehmensausgaben digital an einem Ort verwalten und steuern.

Alle Belege werden digital erfasst und automatisch vorkontiert. Dafür lasen Mitarbeiter für jede Zahlung direkt per App ein Foto des Belegs hoch oder schicken eine Datei an die Beleg-Inbox. So bekommt die Buchhaltung alle Ausgaben, Buchungen und die zugehörigen Belege übersichtlich bereitgestellt. Fehlt ein Beleg, werden Mitarbeiter automatisch daran erinnert. Das verhindert die zeitaufwändige Suche nach Belegen. Alle Buchungsdaten können dann in eine Buchhaltungssoftware exportiert werden, wodurch der Monatsabschluss im Handumdrehen erledigt ist.

Was sind die Vorteile der papierlosen Buchhaltung?

Buchhaltungssoftwares ermöglichen es, die Dokumente digital und zentral an einem Ort zu verwalten. Die Nummernkreise werden dabei automatisch weitergeführt. Auch Angebote und Rechnungen lassen sich dank Rechnungsvorlagen leichter erstellen, da Pflichtangaben bereits automatisch hinterlegt sind. Gleichzeitig können sich Nutzer darauf verlassen, dass sie rechtssichere Dokumente erstellen.

Weiteres fallen durch die digitale Buchhaltung auch Zusatzkosten für Papier, Drucker oder Lagerräume weg, was auch einen Nachhaltigkeitsaspekt mit sich bringt. Dabei ist ein Zugriff auf die Daten von überall aus möglich, was in Zeiten von mehr Homeoffice immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Durch die digitale Buchhaltungsvorbereitung, die Mitarbeiter daran erinnert, falls Belege fehlen, sind zeitaufwändige Suchen nach Belegen passé. Ebenso sind alle Ausgaben direkt zuordenbar, da alle Kreditkarten bereits mit einem bestimmten Zweck ausgestellt werden. Das erleichtert und optimiert die Prozesse in der Buchhaltung und sorgt für mehr Überblick.

Fazit

Buchhaltungssoftwares erleichtern Prozesse und steigern die Effizienz. Doch damit allein ist eine papierlose Buchhaltung noch nicht erreicht: Ausgabenmanagement-Plattformen wie Moss ermöglichen eine umfassende digitale Buchhaltung. Durch Firmenkreditkarten wird die Buchhaltungsvorbereitung optimiert, da alle Unternehmensausgaben und Belege digital an einem Ort verwaltet werden können.

Ein Umstieg auf eine Buchhaltungssoftware ist meist sehr einfach und lohnt sich bereits für kleine Unternehmen. Abhängig von den Bedürfnissen, können die Buchhaltungssoftwaren in verschiedenen Versionen mit unterschiedlichem Leistungsumfang gebucht werden. Firmenkreditkarten eigenen sich bereits für Einzelunternehmer, da die Ausgaben für das Unternehmen bestens von privaten Ausgaben getrennt werden können und für einen besseren Überblick sorgen.