Von der Bewerbung bis zur Einstellung: Tipps für Arbeitgeber

Um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, braucht es mehr als nur eine originelle Geschäftsidee. Je schneller der Umsatz steigt, desto mehr wächst der Bedarf nach zusätzlichen Arbeitskräften. Doch gerade Gründern fällt es oftmals nicht leicht, rechtzeitig qualifizierte Mitarbeiter einzustellen. Damit das ohne Probleme gelingt, sind zahlreiche Angelegenheiten zu klären:

• Welche Unterlagen benötige ich?
• Wie setze ich einen Arbeitsvertrag auf?
• Wo muss ich meine Angestellten anmelden?

Ausführliche Antworten auf solche und ähnliche Fragen finden Arbeitgeber auch in einer kostenlosen eBook-Reihe rund um das Thema Personalmanagement. Als Einstiegshilfe bietet dieser Artikel einen Überblick zu grundlegenden Rechten und Pflichten, die es bei der Mitarbeiter-Akquise zu beachten gilt.

1. Wichtige Unterlagen

Wenn nach dem Bewerbungsgespräch eine Entscheidung gefallen ist, benötigen Unternehmer zunächst eine Reihe an Formularen von ihren zukünftigen Angestellten:

• Ausgefüllter Personalfragebogen
• Gültiger Personalausweis (Kopie oder Vorlage)
• Falls vorhanden: Schwerbehindertenausweis
• Bei ausländischen Bewerber/innen: Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
• Rentenversicherungsnummer
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• Steuer-ID (Identifikationsnummer)
• ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale aus der Datenbank der Finanzverwaltung)
• Falls vorhanden: Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers

Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Mitarbeiter noch weitere Unterlagen vorzeigen. Hierzu gehören beispielsweise branchenspezifische Nachweise wie eine Gesundheitsbescheinigung für Pflegekräfte oder ein Führerschein bei Berufskraftfahrern. Ebenso können Zertifikate über besondere Zusatzqualifikationen relevant sein.

2. Arbeitsvertrag: Das Einmaleins für Einsteiger

Sobald der Arbeitnehmer alle Dokumente vollständig eingereicht hat, geht es im nächsten Schritt daran, den Vertrag zu unterschreiben. Alle darin enthaltenen Vereinbarungen sollen für beide Seiten als rechtliche Absicherung dienen. Zu diesem Zweck müssen mindestens folgende Angaben vorhanden sein:

• • Name und Anschrift des Arbeitgebers bzw. -nehmers
  • Arbeitsstätte
  • Beschreibung der ausgeübten Tätigkeiten
  • Anfangsdatum des Arbeitsverhältnisses
  • Ggf. Dauer der Probezeit (nicht länger als 6 Monate)
  • Bei befristeten Verträgen: Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Reguläre Arbeitszeiten
  • Jährlicher Urlaubsanspruch (mindestens 24 Tage)
  • Kündigungsfristen
  • Höhe und Zusammensetzung des Entgelts

Prinzipiell dürfen Arbeitgeber bereits Angestellte beschäftigen, bevor ein schriftlicher Vertrag zustande gekommen ist. Das Nachweisgesetz verlangt allerdings, dass die oben genannten Angaben dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach Beginn der Tätigkeit schriftlich vorliegen.
Wer zum ersten Mal Mitarbeiter einstellt, sollte sich am besten Hilfe von einem juristischen Experten holen. In Zusammenarbeit mit einem fachkundigen Anwalt können junge Unternehmer einen Standard-Vertrag erstellen, der alle essenziellen Fragen abdeckt und im Einzelfall beliebig abgeändert werden kann.

3. Neue Mitarbeiter anmelden

Wenn sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber den Vertrag unterschrieben haben, fehlt im letzten Schritt noch der nötige Informationsaustausch mit den Behörden. Das geschieht auf Grundlage der Betriebsnummer, die Unternehmer online bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen können. Nachdem das erledigt ist, stehen Meldungen bei folgenden Stellen an:

• • • Sozialversicherung:

Hierzu zählen die gesetzliche Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Arbeitgeber müssen Ihre Mitarbeiter zeitnah bei der zuständigen Krankenkasse anmelden, damit diese als Einzugsstelle für sämtliche Sozialabgaben fungieren kann.

• • • Unfallversicherung:

In diesem Fall müssen sich Arbeitgeber an die Berufsgenossenschaft (BG) wenden. Die jeweiligen Beiträge übernehmen sie zu 100 Prozent – für Arbeitnehmer fallen hier keine Kosten an.

• • • Finanzamt:

Um die Lohnsteuern der Mitarbeiter rechtzeitig abzuführen, ist eine Anmeldung bei der zuständigen Finanzbehörde notwendig. Diese läuft (wie bei der Sozial- und Unfallversicherung auch) inzwischen nur noch auf elektronischem Weg. Arbeitgeber können ihre Angestellten online über das ELSTER-Portal (kurz für Elektronische Steuererklärung) registrieren. Dabei müssen sie auch angeben, ob es sich um ein Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklassen 1 bis 5) oder ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt.
Für Unternehmen, die Lebensmittel herstellen, verarbeiten oder verkaufen, ist außerdem eine Anmeldung beim Gesundheitsamt erforderlich. Hierzu müssen Mitarbeiter eine Unbedenklichkeitsbescheinigung von einem Amtsarzt vorweisen.