Arbeitszeit selbstständig einteilen und den eigenen Stundensatz bestimmen – kein Wunder, dass die Tätigkeit als Freelancer für nicht wenige Arbeitnehmer verlockend ist. Aber: Die vielen Freiheiten sollten nicht davon ablenken, dass es für den erfolgreichen Start auch einige Hindernisse zu beachten gilt. Thomas Maas, CEO von freelancermap erklärt, welche die häufigsten Fehler zu Beginn der Freelancer-Tätigkeit sind und gibt Tipps, wie diese vermieden werden können.

Fehler 1: Der Stundensatz ist zu niedrig angesetzt

Ein zu niedriger Stundensatz ist der häufigste Fehler, den Freelancer am Anfang ihrer Karriere machen. Viele denken dabei noch an ihre Zeit im Angestelltenverhältnis und vergessen daher die deutlich höheren Ausgaben. Hatte vorher der Arbeitgeber noch die Hälfte der Sozialabgaben übernommen, kommen nun beispielsweise Gewerbe- oder Mehrwertsteuer auf den Freelancer zu. Auch die Krankenkassenbeiträge sind deutlich teurer als für Angestellte. Zudem fallen viele Aufgaben an, für die der Freelancer kein Geld bekommt. Zeitaufwändige Aufgaben wie Buchhaltung oder Neukundenakquise müssen von den Einnahmen durch die Aufträge abgedeckt und der aufgerufene Stundensatz nicht mit dem persönlichen Nettostundenlohn verwechselt werden.

Tipp: Freelancer sollten im Hinterkopf behalten, dass der Stundenlohn mitunter als Qualitätsmaßstab interpretiert wird. Der verhandelte Stundensatz sollte zudem nicht nach dem Arbeitsaufwand, sondern dem konkreten Kundennutzen festgemacht werden: Ist der Zeitaufwand zwar vergleichsweise gering, der daraus entstehende Nutzen für den Kunden dagegen sehr hoch, kann dies im Stundensatz berücksichtigt werden.

Fehler 2: Projektakquise wird vernachlässigt

Genügend Projekte zur Verfügung zu haben, ist für eine erfolgreiche Freelancer-Tätigkeit unentbehrlich. Sucht man erst nach Abschluss eines Projektes nach Folgeaufträgen, ist es möglich, dass nicht sofort ein neuer Kunde akquiriert werden kann. Solche Leerlaufzeiten bringen kein Geld und können die Liquidität gefährden.

Tipp: Bereits während der Zusammenarbeit mit einem Kunden kann der Freelancer signalisieren, dass er an einem weiteren gemeinsamen Engagement interessiert ist. Zudem ist es ratsam, permanent nach neuen Aufträgen Ausschau zu halten und das persönliche Netzwerk gut zu pflegen.

Fehler 3: Zu wenig Geld für schlechte Zeiten zurückgelegt

Da Freelancer in der Regel für bestimmte Projekte arbeiten, ist ihre Arbeit von regelmäßiger Veränderung gekennzeichnet. Werden im Voraus nicht genügend Rücklagen gebildet, wird es schwieriger, den möglichen Wegfall fest eingeplanter Aufträge oder Leerlaufzeiten zwischen zwei Projekten zu kompensieren.

Tipp: Mehrere separate Konten können dabei helfen, nicht den Überblick zu verlieren. So kann vom Stundensatz ein fester Anteil für die Altersvorsorge sowie ein weiterer Anteil als Rücklage für Zeiten ohne Projekt auf jeweils separate Konten überwiesen werden. Zudem dürfen Freelancer ihre Altersvorsorge nicht aus den Augen verlieren, die von ihnen selbstständig und eigenverantwortlich geregelt werden muss.

Fehler 4: Schlechte Aufträge annehmen

Nicht jeder Kunde und nicht jeder Auftrag ist für den Freelancer ein Segen. Zu den Faktoren, die einen Auftraggeber oder einen Job unbequem machen können, gehören das Marktumfeld, die Arbeitsweise, die Honorarvorstellungen, der Arbeitsaufwand oder die Bezahlmoral. Bezahlt ein neuer Kunde beispielsweise nicht fristgerecht seine Rechnungen oder verlangt nach Ergebnissen, die mehr Aufwand bedeuten als durch die Entlohnung abgedeckt wird, kann die Zusammenarbeit auf Dauer unangenehm und frustrierend werden.

Tipp: Ein Neukundengespräch ist immer auch ein genaues Abtasten: Wie “tickt” der Auftraggeber? Auch das eigene Netzwerk sollte bezüglich neuer Kunden befragt werden. Beim ersten Auftrag kann eine Probezeit helfen, um herauszufinden, ob die Zusammenarbeit fruchtet und für beide Seiten zufriedenstellend verläuft. In regelmäßigen Abständen sollte der Freelancer für sich evaluieren, ob der Auftrag dem Arbeitsaufwand wert ist.

Fehler 5: Zu wenig Urlaub und Zeit für Familie einplanen

Als Freelancer bekommt man schnell das Gefühl, die Arbeit würde nie aufhören, denn es gibt immer etwas zu tun. Dies spiegelt sich in der durchschnittlichen Arbeitszeit wider: Der größte Teil der Freelancer arbeitet deutlich mehr als 40 Stunden pro Woche. Zu wenig Freizeit und Urlaub kann jedoch auf Kosten der Leistungsfähigkeit und Kreativität gehen.

Tipp: Für den Urlaub sollte nicht nur ein bestimmtes Budget eingeplant werden. Zudem hilft eine langfristige Zeitplanung dabei, nicht plötzlich kurz vor der Reise viel Vorarbeit oder Nacharbeit leisten zu müssen. Freelancer können auch von ihrem Netzwerk aus anderen Freelancern profitieren, falls eine adäquate Vertretung benötigt wird. Für mehr Freizeit können kleine Aufgaben wie Buchhaltung oder Rechtsberatung an Spezialisten ausgelagert werden.

Fehler 6: Eine schlechte Zahlungsmoral der Kunden dulden

Je länger das Zahlungsziel in der Zukunft liegt, desto höher ist das Risiko für den Freelancer. Dieser geht zum Teil über Monate in Vorleistung. Im schlimmsten Fall erfährt er somit erst nach langer Zeit, dass er für einen Großauftrag möglicherweise umsonst gearbeitet hat. Zahlt ein Auftraggeber seine Rechnungen nicht fristgerecht, kann eine allzu tolerante Duldung den Freelancer selbst in Schwierigkeiten bringen.

Tipp: Sollte der Kunde trotz mehrfacher Mahnung nicht zahlen, kann der Rechtsweg bestritten werden. Unter Umständen ist es hilfreich, einen Anwalt einzuschalten oder ein Inkassobüro zu beauftragen. Dabei sollte jedoch mit längeren Fristen gerechnet werden, sollte es tatsächlich zu einem Mahnverfahren oder einer Klage kommen. Daher ist genau abzuwägen, ob sich der Aufwand und die entstehenden Kosten lohnen. Nicht hinter jedem Mahnungsverzug steckt außerdem eine böse Absicht oder kriminelle Energie. Daher ist es ratsam, zuerst proaktiv eine kooperative Lösung wie etwa Ratenzahlungen anzustreben.

Fehler 7: Buchhaltung selbst erledigen

Vor allem zu Beginn der Tätigkeit als Freelancer sieht man sich mit vielen neuen Aufgaben konfrontiert. Neben der Auftragsakquise sollten auch rechtliche und finanzielle Aspekte im Blick behalten werden. Vor allem die Buchhaltung stellt viele Neueinsteiger vor große Herausforderungen. Sie erfordert viel Zeit, die eigentlich für Projekte genutzt werden müsste. Andererseits führen Fehler hierbei zu langwierigen Korrekturen und in manchen Fällen sogar zu teuren Nachzahlungen.

Tipp: Freelancer sollten sich genau überlegen, ob sie ihre buchhalterischen Pflichten selbstständig erfüllen können, oder ob sie sich hierbei Unterstützung holen. Hier können Softwareprogramme wie etwa Billomat hilfreich sein, die insbesondere für Freelancer geeignet und ohne Vorkenntnisse einfach und schnell zu bedienen sind.

Fehler 8: Zu viele Aufträge annehmen

Aus Angst, nicht genügend Aufträge zu erhalten, neigen viele Freelancer vor allem zu Beginn ihrer Tätigkeit dazu, möglichst viele neue Projekte anzunehmen. Dies kann es jedoch erschweren, fokussiert zu arbeiten, worunter die Qualität der Arbeit leidet.

Tipp: Auch wenn der Ansatz, lieber ein Projekt zu viel, als eines zu wenig auf dem Tisch haben zu wollen, verständlich ist: Nur, wer sich tief in das Projekt der Kunden hineindenken kann, wird in der Lage sein, dieses mit der erforderlichen Sorgfalt und Qualität zu bearbeiten. Freelancer, die langfristig am Markt bestehen bleiben wollen, müssen daher auch lernen, “Nein” zu sagen und zeitlich ungünstige Projekte abzusagen.

Quelle: freelancermap

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Annalena Rüsche
Annalena Rüsche
Annalena Rüsche befindet sich aktuell in der Vorbereitung zum Studium. Sie absolviert in unserer Redaktion ihr Jahrespraktikum. Im Anschluss will Sie "Medienmanagement" studieren. In unserer Redaktion ist sie aktuell für den Newsdesk zuständig und hält Ausblick nach aktuellen und für unsere Leser wertvollen Informationen. Sie ist unter redaktion@mittelstand-nachrichten.de direkt erreichbar.
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