Wie kann der Mittelstand von Dokumentenmanagement-Systemen profitieren?

Im digitalen Zeitalter wickeln mittelständische Unternehmen einen Großteil ihrer Geschäftsprozesse elektronisch ab. Dabei entstehen riesige Datenmengen, die effizient verwaltet und archiviert werden müssen. 

Das klingt zunächst nach einer mühsamen und eintönigen Aufgabe. 

Deswegen wurden genau für solche Herausforderungen spezielle Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) entwickelt. 

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Dokumentenmanagement-System ist, welche Funktionen es bietet und warum es für mittelständische Unternehmen unverzichtbar ist.

Was kann man sich unter einem DMS vorstellen?

Ein digitales Dokumentenmanagement System (DMS) ist eine Plattform für die Organisation Ihrer Dokumente. Es ermöglicht Ihnen, gescannte und digitalisierte Dokumente schnell zu finden, zu bearbeiten, zu speichern und zu verfolgen. Informationen aus den Dokumenten werden automatisch erkannt und an externe Systeme wie CRM oder ERP weitergeleitet.

Im Detail ermöglicht ein DMS die Automatisierung und digitale Abbildung komplexer Geschäftsprozesse. Es hilft, Medienbrüche zu vermeiden, Datenredundanzen zu reduzieren und Informationsbereitstellung zu verbessern. Davon profitiert auch die Umwelt, während Ihre Mitarbeiter entlastet werden und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Wo liegen die Vorteile eines DMS?

Nun, da Sie den Begriff DMS verstanden haben, fragen Sie sich vielleicht, welche Vorteile Ihnen innovative DMS-Lösungen bieten und wie sie Ihnen helfen können, Ihre Daten effizienter und sicherer zu verwalten.

1. Effizientere und schnellere Arbeitsabläufe
   Ein DMS ermöglicht die Automatisierung von Prozessen und Abläufen, wodurch Arbeitsabläufe beschleunigt und manuelle Tätigkeiten, die bisher viel Zeit in Anspruch genommen haben, reduziert werden können.
   Das Ergebnis sind erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität. Im Klartext: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen deutlich weniger Zeit für langwierige und repetitive Tätigkeiten und haben mehr Freiraum für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten.
2. Übersicht über alle Vorgänge
   Digitale Systeme ermöglichen eine einfache Nachvollziehbarkeit aller Unternehmensprozesse. Dies führt zu mehr Transparenz und einem besseren Verständnis der Arbeitsschritte.
   So können beispielsweise Teammitglieder den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Echtzeit verfolgen und bei Bedarf eingreifen oder unterstützen. Auch das Management ist jederzeit über den Stand der einzelnen Projekte informiert, was schnelle und zielgerichtete Entscheidungen ermöglicht.
3. Weniger Fehler & mehr Perfektion
   Ein DMS trägt dazu bei, menschliche Fehler zu reduzieren und die Bearbeitung von Vorgängen wesentlich präziser und genauer zu machen. Dies führt zu einer deutlichen Qualitätssteigerung.
   Darüber hinaus sind solche digitale Systeme häufig in der Lage, automatische Warnungen oder Hinweise zu versenden, wenn bestimmte Richtlinien oder Regeln nicht eingehalten werden, was die Qualität der Vorgangsbearbeitung weiter verbessert.
   Von dieser Qualitätssteigerung profitieren sowohl die Unternehmen als auch die Kunden, was wiederum zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
4. Mehr Sicherheit für Ihre Unterlagen
   Digitale Dokumentenmanagementsysteme bieten einen erhöhten Schutz für Dokumente und Daten durch effiziente Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.
   Zudem ermöglicht ein DMS die Erstellung sicherer Backups, die bei Bedarf oder unvorhergesehenen Ereignissen wie einem Systemabsturz oder einem Cyberangriff schnell und einfach wiederhergestellt werden können.
   Darüber hinaus können durch den Einsatz digitaler Signaturen und elektronischer Dokumente Sicherheitsstandards eingehalten und Manipulationen an Dokumenten verhindert werden.
5. Controlling mit Zukunft
   Digitale Prozesse können das interne Controlling eines Unternehmens verbessern. Durch eine schnellere und genauere Analyse der Daten können fundiertere Entscheidungen getroffen werden. Ein DMS ermöglicht zudem die Echtzeitüberwachung aller Kennzahlen, so dass Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren können.
   DMS bieten auch die Möglichkeit, automatisierte Berichte und Dashboards zu erstellen, die Führungskräften einen schnellen Überblick über die Unternehmensführung geben.
   Diese erweiterten Controllingfunktionen ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und erfolgreicher zu agieren.
6. Fachkräftemangel entgegenwirken
   Durch standardisierte digitale und automatisierte Prozesse kann sich der Fachkräftemangel in Unternehmen deutlich entschärfen und das Unternehmen auch in Wachstums- oder Krisenzeiten schützen.
   Die Bereitstellung eines effizienten DMS kann zudem zur Mitarbeiterbindung beitragen, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Wenn Mitarbeiter die benötigten Ressourcen leicht finden können und sich in ihrem Arbeitsumfeld gut unterstützt fühlen, steigt die Mitarbeiterzufriedenheit. Dies wiederum kann dazu führen, dass Mitarbeiter länger im Unternehmen verbleiben und somit den Fachkräftemangel verringern.

Warum lohnt sich ein DMS vor allem für den Mittelstand?

Wir haben nun die wichtigsten Vorteile und Eigenschaften eines Dokumentenmanagementsystems kennen gelernt. Aber warum ist ein solches System gerade für mittelständische Unternehmen sinnvoll?

Bewältigung der Informationsflut

Nicht nur in Großunternehmen, sondern auch in mittelständischen Unternehmen nimmt die Menge und Komplexität der Daten ständig zu. Die Fähigkeit, diese Informationsflut zu bewältigen, einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff auf Daten zu ermöglichen und Prozesse miteinander zu verknüpfen, trägt entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit mittelständischer Unternehmen bei.

Gesetzliche Anforderungen erfüllen

Mittelständische Unternehmen sind häufig an gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben gebunden. Ein Dokumentenmanagement-System kann dazu beitragen, die Einhaltung dieser Vorschriften sicherzustellen, indem es die Organisation, Nachverfolgung und Speicherung von Dokumenten entsprechend den jeweiligen Anforderungen vereinfacht.

Kosten im Griff behalten

In mittelständischen Unternehmen sind die finanziellen Mittel oft begrenzt. Mit einem Dokumentenmanagement-System können die Kosten für Papier, Drucker, Lagerräume und manuelle Verwaltungsprozesse gesenkt werden. Mit einem effizienten Dokumentenmanagement können kleine und mittlere Unternehmen ihre Kosten senken und finanzielle Mittel für andere Geschäftstätigkeiten freisetzen.

Fazit

Sie haben nun die Funktionen und Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems kennen gelernt. Wie bereits erwähnt, stellt ein solches System insbesondere für mittelständische Unternehmen eine lohnende Investition dar. Aber auch kleinere Unternehmen können von einem DMS erheblich profitieren und damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen.

Autor:

Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.