Soll eine Tagung in einem Hotel stattfinden, werden an diese hohen Ansprüche gestellt. Im Gegensatz zu einer Unterkunft für den Urlaub oder eine anderweitige private Unterbringung muss ein Tagungshotel nicht nur komfortable Schlafräume bieten, sondern auch entsprechend geeignete Tagungsräumlichkeiten und auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden vorbereitetes Personal. Wer ein Tagungshotel sucht, sollte vor der Buchung auf die folgenden Kriterien achten, um eine möglichst optimale Entscheidung zu treffen und seine eigene Professionalität zu untermalen.

Zentral und ruhig: Auf die richtige Lage kommt es an

Ein Tagungshotel benötigt für jeden Anlass die passenden Räumlichkeiten

Foto: Bildarchiv ARKM

Da zu einer Tagung, einer Konferenz oder einer vergleichbaren Geschäftsveranstaltung oftmals Personen aus unterschiedlichen Regionen und Bundesländern anreisen, ist es ratsam, ein zentral gelegenes Tagungshotel zu wählen, das sich gut finden und erreichen lässt. Das gilt sowohl für die Anreise mit dem Auto als auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln. Zudem sollte jeder Teilnehmer eine Anreisebeschreibung erhalten. Ein schönes Tagungshotel in Bayern etwa sollte aber nicht nur zentral, sondern auch ruhig gelegen sein, denn schließlich soll während des Aufenthalts auch gearbeitet werden, und das möglichst ohne Straßenlärm oder andere unerwünschte Geräuschkulissen.

Jedes Tagungshotel braucht die passende Ausstattung

Sowohl die Tagungs-, als auch die Schlafräume eines Tagungshotels benötigen eine für den Anlass geeignete Ausstattung. Die Schlafzimmer sollten komfortabel und dem Anlass entsprechend luxuriös ausfallen und selbstverständlich über WLAN verfügen, damit gegebenenfalls auch von dort aus gearbeitet werden kann. Auch bei den Tagungsräumlichkeiten wird eine gewisse Qualität vorausgesetzt. Diese sollten sich für Konferenzen, Vorträge und Gruppenarbeiten gleichermaßen eignen und über komfortables und hochwertiges Mobiliar verfügen. Nicht zu unterschätzen ist auch eine ausgewogene Mischung aus Tages- und Kunstlicht.

Jeder Tagungsraum benötigt zudem umfangreiches technisches Equipment, das entweder vor Ort vorhanden ist oder bei Bedarf schnell und einfach installiert werden kann. In diesem Zusammenhang sollten die folgenden Medien für die Tagung oder Konferenz verfügbar sein:

• Laptop und Beamer
• Whiteboard (inklusive Druckfunktion)
• Lautsprecher und Mikrofone
• Flipchart
• Technik für eventuelle Videokonferenzen

Kompetentes Personal und zuverlässige Absprachen

Bei einer Tagung oder einer Konferenz ist es wichtig, dass alle Abläufe reibungslos vonstatten gehen. Hierbei spielt das Personal eine wichtige Rolle, denn es muss optimal und professionell auf die Wünsche und Ansprüche der Gäste eingehen können. Bereits im Voraus sollten bestimmte Fragen und Punkte geklärt werden können: Hat der Ansprechpartner auf alle Fragen kompetente Antworten und bietet auch individuelle Lösungen an, handelt es sich um ein geeignetes Tagungshotel. Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) zeichnet übrigens entsprechende Hotels mit dem Zertifikat „Konferenzhotel“ aus.

Preis-Leistung und Catering nicht außer Acht lassen

Natürlich ist auch die Frage nach dem Preis nicht zu vernachlässigen. Hierbei raten Experten dazu, mindestens drei Angebote einzuholen und genau miteinander zu vergleichen. Welches Hotel bietet die besten Leistungen, und steht der Gesamtpreis im Verhältnis dazu? Dabei sollten alle Faktoren berücksichtigt werden – so zum Beispiel auch das Catering, denn während der Tagung und des Aufenthalts muss ja auch gegessen und getrunken werden. Kompetente Tagungshotels bieten in diesem Zusammenhang passende Komplettpakete an, die eine Rundum-Versorgung gewährleisten. Ein Probeessen ist besonders bei größeren Veranstaltungen ratsam, um das Angebot zu prüfen und unangenehme Überraschungen zu vermeiden: So gelingen Tagungen und Konferenzen jeder Größe.

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Alexandra Rüsche
Alexandra Rüsche
Alexandra Rüsche gehört seit 2009 der Redaktion Mittelstand-Nachrichten an. Sie schreibt als Journalistin über Tourismus, Familienunternehmen, Gesundheitsthemen, sowie Innovationen. Alexandra ist Mitglied im DPV (Deutscher Presse Verband - Verband für Journalisten e.V.). Sie ist über die Mailadresse der Redaktion erreichbar: redaktion@mittelstand-nachrichten.de
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