Automatischer Inhalts-Check von PDF-Dokumenten
DOC.pilot beschleunigt Rechnungsbearbeitung / frei konfigurierbare PDF-Inhaltsanalyse
Kaarst – Die fidis GmbH aus Kaarst hat mit DOC.pilot ein IT-Tool entwickelt, das PDF-Dokumente automatisch erfasst, inhaltlich überprüft und ausgewählte Informationen für die Weiterverarbeitung extrahiert. Mit DOC.pilot wird vor allem die Bearbeitung von großen Mengen elektronischer Rechnungen, die als PDF-Dokument vorliegen, deutlich beschleunigt. In weniger als drei Sekunden erkennt DOC.pilot, ob die Angaben zu Rechnungsnummer, Bankverbindung und Abtretungsvermerk richtig sind. Ist dies der Fall, lassen sich die Rechnungsinformationen automatisch in das Buchungssystem einlesen. Entscheidend ist, dass DOC.pilot beim Extrahieren der Inhalte das ursprüngliche PDF-Dokument beibehält. DOC.pilot ist frei konfigurierbar und kann flexibel jedem beliebigen Briefformular angepasst werden.
Seit elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen im Jahr 2011 gleichgestellt wurden ist die Zahl der als PDF-Dokument verschickten Rechnungen stark angestiegen. Die digitale Versendung elektronischer Rechnungen erleichtert zwar die Zustellung. „Der Empfänger muss die Dokumente aber alle einzeln aus seinem Posteingang öffnen, von Mitarbeitern prüfen lassen und die buchungsrelevanten Daten händisch übernehmen – das ist aufwändig und fehleranfällig und erhöht dadurch das Risiko für Unternehmen erheblich“, so Otto Johannsen, Geschäftsführer der fidis GmbH. „DOC.pilot macht die Verbuchung von Rechnungen nicht nur schneller sondern auch sicherer – Fehler sind mit dem System so gut wie ausgeschlossen.“
DOC.pilot extrahiert in einem ersten Schritt die Inhalte des PDF-Dokumentes und erzeugt strukturierte CSV-Dateien mit allen im Dokument enthaltenen Daten. Zuvor ausgewählte Elemente, wie Briefkopf, Rechnungsnummer oder Abtretungsvermerk, werden in einem zweiten Schritt inhaltlich auf Richtigkeit hin überprüft. Die Grundlage für diese Prüfungen bilden reguläre Ausdrücke. Entsprechende Textmuster können frei definiert werden und sind in der DOC.pilot-Datenbank hinterlegt. Erkennt das System einen Fehler bei den buchhalterischen Informationen, wird eine Fehlermeldung generiert und zusammen mit dem Dokument weitergegeben. Ist die Konvertierung abgeschlossen, werden die buchungsrelevanten Daten zusammen mit dem Ursprungsdokument auf einem FTP-Server abgelegt und können von dort zur automatischen Verarbeitung abgeholt werden. Innerhalb von fünf Minuten lassen sich auf diese Weise bis zu 100 Rechnungen verarbeiten.
„In Handel und Industrie fallen täglich tausende von Rechnungen an“, erklärt Otto Johannsen. „DOC.pilot erleichtert deren Bearbeitung nun erheblich und macht sie sicherer.“ DOC.pilot wurde ursprünglich für Factoring-Unternehmen entwickelt, die jeden Tag große Mengen an Rechnungen bearbeiten. Diese können das Tool in Verbindung mit dem Factoring-Instrument „FACT.pilot“ einsetzen. DOC.pilot lässt sich aber auch in jede andere vorhandene Buchungssystemlandschaft einfügen.
