Zeiterfassung am Arbeitsplatz – was müssen Unternehmen leisten?
Das Bundesarbeitsgericht entschied im September 2022 darauf, dass Unternehmen zur Dokumentation der Arbeitszeiten verpflichtet sind. Im April 2023 schaffte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales dann Fakten. Es gibt einen strengen Rahmen, an dem sich Arbeitgeber orientieren müssen. Pflicht ist beispielsweise, dass die Arbeitszeiten elektronisch und täglich aufgezeichnet werden.
So müssen Zeiten von Arbeitnehmern festgehalten werden
Laut Gesetz ist es Pflicht, die Zeiterfassung täglich und elektronisch durchzuführen. Zu erfassen sind Arbeitsbeginn und Arbeitsende sowie die Gesamtdauer der Arbeitszeit. Von diesen Regeln ausgenommen sind lediglich Tarifparteien.
Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Arbeitszeiterfassung an die Arbeitnehmer abzugeben. Voraussetzung hierfür ist, dass die Aufzeichnung sichergestellt wird. Eine Cloud-Möglichkeit ist eine gute Lösung, denn hierauf können Arbeitnehmer jederzeit zugreifen.
Aufbewahrungspflicht für Unternehmen ist gesetzlich geregelt
Die einmal erfassten Nachweise dürfen nicht direkt gelöscht werden, es gilt die Aufbewahrungspflicht für Personaldaten. In Deutschland sind hierfür zwei Jahre vorgesehen, zudem ist eine Aufbewahrung in deutscher Sprache verpflichtend. All diese Dokumentationen fallen weg, wenn die Zeit elektronisch erfasst wird. Die Daten können in der Cloud abgespeichert werden und stehen dort zur Verfügung.
Für Remote-Work ist digitale Zeiterfassung ein Segen
Wer heute digital arbeitet, ist auf die Einhaltung rechtlicher Vorgaben angewiesen. Nicht nur die Erstellung von Dokumenten auf Knopfdruck, sondern auch die Zeiterfassung von überall ist wichtig. Auch hier profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer von Cloud-Lösungen.
Der Stundenzettel war ein Risiko für beide Seiten. Nicht nur fehlerhafte Aufzeichnungen der Arbeitnehmer waren ein Problem, auch die spätere Nicht-Lesbarkeit konnte den Arbeitgeber vor Herausforderungen stellen. Zu wenig abgerechnete Stunden sind ärgerlich für den Arbeitnehmer, zu viel gezahlte Leistungen für den Arbeitgeber. Mit der elektronischen Erfassung ist das Problem erledigt, denn das System funktioniert automatisch und ohne Betrugsmöglichkeiten.
Warum hat die digitale Zeiterfassung so viele Vorteile?
Zur Digitalisierung zahlreicher Bereiche braucht es Menschen, aber auch Technologien und Maschinen. Digitale Systeme können oft sehr viel mehr leisten als der Mensch selbst, außerdem sind sie weniger fehleranfällig.
Nachdem der Arbeitgeber mittlerweile ohnehin zur fälschungssicheren Erfassung von Arbeitszeiten verpflichtet ist, gibt es keinen Grund mehr, auf digitale Systeme zu verzichten. Damit lassen sich Pausenzeiten ebenso effektiv erfassen, wie die eigentliche Arbeitszeit.
Die Einführungszeit ist fair geregelt. Betriebe mit 250 Mitarbeitenden haben eine Zeit von einem Jahr (ab 2023) gehabt, um ihr System umzustellen. Wenn weniger als 250 Mitarbeiter im Betrieb arbeiten, verlängert sich die Einführungszeit auf zwei Jahre.
Kleine Betriebe mit weniger als 50 Angestellten dürfen sich fünf Jahre Zeit nehmen und wer weniger als zehn Mitarbeiter beschäftigt, darf weiterhin Papier nutzen. Pflicht ist das aber nicht, auch hier kann es sich lohnen, auf elektronische und digitale Systeme zuzugreifen.
Fazit: Unternehmen sind in der Pflicht
Eine faire Arbeitszeiterfassung ist nicht nur im Sinne der Arbeitgeber, sondern auch der Arbeitnehmer. So entstehen erst gar keine Zweifel an der Rechtmäßigkeit und jede Minute wird korrekt notiert. Der Nachweis lässt sich dann einfach übers Internet abrufen und herunterladen, sodass beide Parteien jederzeit alles vorlegen können. Je früher die Einführung erfolgt, desto profitabler für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Letztere setzen sich auch besonders in Szene, wenn sie auf der Suche nach neuen Angestellten sind.
