Wo werden virtuelle Datenräume eingesetzt?

Datensicherheit wird in den heutigen Zeiten großgeschrieben. Dies gilt nicht nur für die privaten Daten, deren Veröffentlichung im Internet schon ärgerlich oder peinlich sein kann, sondern auch für jene, die wichtig für das weitere Bestehen einer Firma ist. Stichwort: Datenraum.

Eine kleine Einleitung

Wir alle kennen die Szenerie aus einer Anwaltsserie unserer Wahl. Da sitzen die beiden Anwälte im großen Besprechungsraum und reden darüber, dass die Fusion zwischen zwei Firmen nicht stattfinden kann.  Die jüngere Kollegin fragt, woran dies liegt, worauf hin der Ältere erklärt, dass genaue Details über den Deal an die Öffentlichkeit gekommen sind. Nun betritt die Anwältin der Gegenseite die Szene, der ebenfalls noch genauere Informationen mitbringt.

Dann lehnt die jüngere Anwältin sich vor, blickt erst zu ihrem älteren Kollegen, dann zur Anwältin der Gegenseite und fragt, ob all dies nicht passiert wäre, wenn sämtliche Daten in einem sogenannten Datenraum, etwa einen DataroomX Datenraum, gesichert worden wären. Der Zuschauer greift in die Chips, nickt verstehend, aber hat keine Ahnung, was damit gemeint ist.

Was ist ein Datenraum?

Bis in den Anfang der sogenannten „Nuller-Jahre“, sprich die 2000er, assoziierte man den Datenraum mit einem Raum, in dem hochsensible Daten lagerten. Wahlweise befand dieser sich bei einem den Mergingpartner vertretenden Steuerberater oder Anwalt. Hiermit sollte potenziellen Interessenten einer Fusion Einblick gewährt werden. Dies ergibt ja auch Sinn, immerhin wollen Fusionspartner wissen, ob das andere Unternehmen den eigenen Ansprüchen genügt. Inzwischen sind wir da deutlich weiter. Der „Datenraum“ ist virtuell, weswegen man auch von einem VDR-Service sprich.

Und natürlich muss, wie jeder Bestandteil einer Firma, auch der Datenraum gesichert werden.

Bei diesen VDR-Service-Programmen handelt es sich um eine Internetanwendung, die browsergestützt und passwortgeschützt ist. Hier werden dann sämtliche vertraulichen Dokumente oder geheimen Informationen gespeichert und die Einsichtnahme und sämtliche sonstigen Vorgänge protokolliert, wie es auch damals beim off-line-Datenraum der Fall war.

Doch nicht nur bei der Fusionsthematik werden solche Räume genutzt. Es gibt Datenräume für Due-Diligence, also Risikoüberprüfungen und sonstige firmeninternen Finanzfragen. Auch das Immobilienmanagement hat seine Datenräume, ebenso das Rechts- und Gesundheitswesen, die Buchhaltung, Forschung und Entwicklung, die Informations- und Kommunikationsbranche.  Regierungen haben eigene Datenräume, in denen wichtige multilaterale Verträge lagern.

Warum all diese Branchen, und noch weitere, eigene Datenräume besitzen, ist logisch. Die sichere Aufbewahrung sämtlicher Datensätze, die im Laufe der Zeit anfallen, ist zwingend notwendig. Gleiches gilt für die Verwaltung und die Möglichkeit, die Unterlagen bei Bedarf teilen zu können. Dies geschieht natürlich ebenfalls im VDR in einem geschützten Modus.

Sicherheitsoptionen

Um zu verhindern, dass sich irgendjemand als eine andere Person ausgibt, um herausfinden zu können, ob es bei irgendwelchen Vertragsunterzeichnungen zu wie auch immer gearteten Nebenabsprachen gekommen ist, wird in solchen Datenräumen eine mehrstufige Authentifizierung durchgeführt. Das heißt, man loggt sich zunächst regulär via Benutzername und Passwort ein, hernach folgt eine weitere Identifikation, wahlweise über einen Code, der an das Smartphone gesendet wird. Theoretisch wäre es auch möglich, eine zusätzliche Authentifizierung per Spracherkennung, Retina-Scan oder Fingerabdruck zu ermöglichen.

Dies stellt aber nur eine der Sicherheitsanforderungen dar, die virtuelle Datenräume erfüllen müssen. Weiterhin gehört ein zeitlich limitierter Zugang, ein dynamisches Wasserzeichen, sowie ebenfalls ein IP-beschränkter Zugriff.

Datenräume kosten je nach Anbieter und Ausgestaltung des Vertrages unterschiedliche Summen. Nehmen wir nur einmal den Anbieter Dataroomx.

In der Kategorie Single steht ein Datenraum zur Verfügung, die Einrichtung findet sofort statt und der Vertrag ist monatlich kündbar. Traffic, Dokumente, Seitenaufrufe und Speicherplatz sind unbegrenzt verfügbar, allerdings sind nur drei, beziehungsweise 15 pro Datenraum möglich, was sich im Preis niederschlägt. Dieser versteht sich monatlich je genutztem Datenraum und beträgt 190 Euro bei drei und 250 Euro bei 15 Nutzern. Wenn man allerdings sowohl unbegrenzte Datenräume wünscht, eine eigene Domain, das Layout per Farb- und Designanpassung, sowie Firmenlogo verändern will, die Möglichkeit benötigt, dass auch Nutzer Dateien hochladen können, bietet sich die Profivariante an. Diese kostet allerdings auch 1.800 Euro im Monat.

Fazit

Für Privatpersonen lohnt sich es sich eigentlich nicht, einen Datenraum anzumieten, da man in dieser Funktion eher selten höchst-sensible Verträge mit streng geheimen Informationen auf dem Computer hat.