So hältst du deinen Arbeitsplatz sauber und gestaltest die Prozesse effizienter
Damit du im Büro konzentriert arbeiten kannst, solltest du deinen Arbeitsplatz richtig strukturieren. Wichtig ist, dass du während deiner Arbeit Zeit gewinnst. So kannst du eine höhere Produktivität erzielen. Im Folgenden zeigen wir dir auf, wie das am besten gelingt:
Schreibtisch organisieren
Der Schreibtisch ist der wichtigste Bestandteil deiner Arbeit. Mit einem aufgeräumten Schreibtisch wirst du wesentlich besser arbeiten können. Hefte Dokumente richtig ab, damit du sie schneller wieder findest. Weiterhin solltest du die Ordner beschriften. Dies kannst du mit Post-Its machen. Stifte, Büroklammern und Locher legst du am besten an einen festen Platz. Auf diese Weise hast du diese Dinge immer griffbereit und sparst viel Zeit. Weiterhin wirst du bei deiner Arbeit nicht ständig unterbrochen. Denn das Suchen kann viel Zeit kosten und deinen Arbeitsfluss unterbrechen.
Wenn du deinen Arbeitsplatz übersichtlicher gestalten willst, solltest du auf den Tisch nur das legen, was du täglich verwendest. Auf diese Weise bewahrst du eine bessere Übersicht und arbeitest effizienter.
Auch wenn du persönliche Gegenstände wie Fotos auf den Schreibtisch stellen willst, solltest du diese an einen festen Platz stellen.
Vergiss nicht deinen Schreibtisch regelmäßig aufzuräumen. Du kannst dies jeden Tag machen oder einmal in der Woche. Das ist dir überlassen. Einige Menschen räumen ihren Schreibtisch jeden Tag nach der Arbeit auf, während andere das nur einmal in der Woche machen.
Weiterhin solltest du deinen Schreibtisch regelmäßig reinigen. Du kannst dir unter den Tisch Lappen und Reinigungsmittel legen. Auf diese Weise kannst du das Reinigen wunderbar in den Alltag integrieren.
Dokumente digital organisieren
Mit einem Dokumentenmanagement System wirst du mehr Klarheit bezüglich deiner Dokumente haben. Die Funktionsweise ist sehr einfach. Du lädst dir aus dem Internet eine Softwareanwendung herunter und zahlst nur einmal oder im Abonnement, d. h. monatlich. Anschließend kannst du die Dokumente einscannen und digital verwalten. Inzwischen haben sich mehr Unternehmen für diese Vorgehensweise entschieden. Das hat folgende Vorteile:
- Du sparst viel Zeit und Geld
- Du musst keinen teuren Drucker kaufen
- Du musst keine schweren Aktenordner anlegen
- Du musst keine Regale kaufen
- Du sparst viel Platz
- Du verlierst keine wichtigen Dokumente
- Du hast alle wichtigen Informationen an einem Platz
- Du kannst schneller auf Kundenbedürfnisse eingehen
- Die Kundenzufriedenheit steigt.
Schwere Aufgaben zuerst erledigen
Damit du im Büro effizienter arbeitest, solltest du dir angewöhnen, schwere Aufgaben zuerst zu erledigen. Auf diese Weise wirst du am Arbeitsplatz viel produktiver. Es wirkt auch wie eine Motivation, wenn du die schwersten Aufgaben zuerst erledigt hast.
Ergonomische Möbel einsetzen
Meistens sind klassische Möbel nicht wirklich praktisch. Die Folge sind Nacken- und Rückenschmerzen. Darüber hinaus darfst du nicht vergessen, dass die falschen Büromöbel langfristig gesundheitliche Schäden hervorrufen. Daher solltest du besser in ergonomische Möbel investieren. Auf diese Weise hast du weniger Beschwerden, womit die Arbeitsplatzufriedenheit und Produktivität steigt. Entweder kaufst du dir diese Möbel selbst oder du fragst deinen Vorgesetzten, ob das Unternehmen dir diese Möbel kauft.
Wenn du dich gerade für einen Arbeitsplatz bewirbst, solltest du darauf schauen, dass der Arbeitgeber ergonomische Möbel anbietet. Einige Arbeitgeber bieten solche Möbel an, weil dies für viele Bewerber zunehmend wichtiger wird.
Pausen einhalten
Auch Pausen sind wichtig. Du solltest regelmäßig Pausen machen, um deine Leistungen auf einem hohen Niveau zu halten. Auf diese Weise wirst du nicht müde und kannst besser und konzentrierter arbeiten. Eine Pause kann so aussehen, dass du an die frische Luft gehst oder die Fenster für kurze Zeit weit aufmachst. Auf diese Weise kommt viel frische Luft herein, welche die alte Luft austauscht. Dadurch bekommen die Mitarbeiter mehr Sauerstoff und werden produktiver.
