Lohnabrechnung erstellen – diese Inhalte dürfen nicht fehlen

Angestellte Mitarbeiter erhalten einmal pro Monat eine Lohnabrechnung von ihrem Arbeitgeber und sind immer angehalten, diese auf Korrektheit zu überprüfen. Doch wissen Sie genau, was in diesem Dokument eigentlich alles niedergeschrieben sein muss? Ebenso ahnungslos sind aber auch viele Neuunternehmer, die zum ersten Mal Angestellte haben und irgendwann vor dem Problem stehen, dass sie eine Lohnabrechnung ausstellen müssen. Keine Sorge, es ist in der Praxis gar nicht so schwer, insbesondere dann nicht, wenn eine Software für die Erstellung genutzt wird.

Verpflichtende Inhalte, die in jeder Lohnabrechnung enthalten sein müssen

Wenn Sie die Lohnabrechnung für Ihre Angestellten erstellen, müssen Sie sich an die Vorgaben des Gesetzes halten. Das bedeutet, dass Mindestangaben immer erhalten sein müssen, da Ihr Angestellter sonst das Recht und Sie die Pflicht zur Korrektur haben. Im Kopfbereich der Abrechnung müssen die korrekten persönlichen und betrieblichen Daten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorhanden sein. Im Fall des Arbeitnehmers gehören hierzu auch die Sozialversicherungs- und Steuerdaten, sowie die Vertragsdaten. Zudem muss das Bezugs- und Erstellungsdatum der Lohnabrechnung aus dem Kopfteil hervorgehen. Wesentlich mehr Angaben müssen Sie jedoch im Mittelteil machen:

• Sämtliche Einkünfte (Brutto-Lohn, Gehalt, geldwerte Vorteile, Sachbezüge)
• Gezahlte Beiträge für die betriebliche Altersvorsorge
• Abzug der Kirchensteuer
• Vermögenswirksame Leistungen
• Persönliche Abzüge und Steuerfreibeträge
• Sozialversicherungsleistungen, die vom Arbeitnehmer zu tragen sind
• Aufwandsentschädigungen und endgültiger Auszahlungsbetrag

Der Schlussteil muss ebenfalls noch einige Angaben verbindlich enthalten. Dazu gehört die Kontoverbindung des Abrechnungsempfängers, eine Verdienstbescheidung und ein Hinweis darauf, dass die Lohnabrechnung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt worden ist.

Lohnabrechnungen müssen dem Arbeitnehmer zugestellt werden

Damit sich der Arbeitnehmer an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt, braucht es nicht nur ein ansprechend eingerichtetes Büro, sondern auch gut laufende Automatismen. So erwarten Angestellte von ihrem Arbeitgeber, dass sie rechtzeitig ihre Lohnabrechnung im Postfach haben, ohne dass sie ihn daran erinnern müssen.

Andere Arbeitnehmer hingegen sind überhaupt nicht erfreut, wenn sie den monatlichen Papierkram in den Händen halten und würden die Abrechnung am liebsten gleich entsorgen. Das ist aber keine gute Idee, denn es handelt sich bei der Gehaltsabrechnung um ein wichtiges Dokument, was aufbewahrt werden muss. Die Bundesversicherungsanstalt für angestellte kann jederzeit Einsicht in die Unterlagen fordern, insbesondere dann, wenn es um die Klärung der Rentenansprüche geht.

Auch sehr alte Gehaltsunterhalten sollten daher nicht einfach entsorgt, sondern aufbewahrt werden. Deutlich problematischer ist es, beim alten Arbeitgeber nachzufragen, ob dieser noch ein Duplikat von vor 20 Jahren im Schrank hat. Betriebe müssen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für ihre Angestellten nämlich maximal zehn Jahre aufbewahren und dürfen sie dann entsorgen.

Gehaltsabrechnung dient nur dann als Nachweis, wenn sie vollständig ist

45,3 Millionen Menschen sind 2022 in einem Angestelltenverhältnis und sie alle erhalten monatlich eine Lohnabrechnung. Diese dient nicht nur dazu, später bei der Rentenbeantragung alle Einkünfte nachweisen zu können, sondern ist auch schon viel früher sinnvoll. Wenn beispielsweise Unterhaltszahlungen berechnet werden sollen, wenn bei der Bank ein Kredit beantragt wird oder wenn bei der Vermietung ein sicheres Einkommen nachgewiesen werden muss, ist die Lohnabrechnung der wichtigste Helfer. Sie dient als Nachweis und kann unter anderem auch im Rahmen einer freiwilligen Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden.

Um einen validen Nachweis zu haben, muss die Lohnabrechnung jedoch mit allen erforderlichen Angaben erstellt worden sein. Es lohnt sich für Sie als Arbeitnehmer zu prüfen, ob Ihr Arbeitgeber hier korrekt gehandelt hat. Wenn Sie selbst Arbeitgeber sind, profitieren Sie von der Nutzung einer Software, um weniger Arbeit zu haben und immer auf der sicheren Seite zu sein.