Technologie

Die Automatisierung der Archivierung

Die Archivierung von Dokumenten ist für jedes Unternehmen ein bedeutender Punkt der Firmenpolitik. Dokumente und Daten müssen verwaltet und archiviert werden. Im Bereich des Dokumentenmanagements greifen deshalb immer mehr Firmen auf die automatische oder digitale Archivierung zurück. Wie eine europaweite Umfrage unter 750 IT Managern mit dem Namen „Managed Document Services (MDS) in Europa“ erst kürzlich ergeben hat, wollen drei Viertel der deutschen Unternehmen in den kommenden zwei Jahren ihre Druck- und Kopierprozesse optimieren und so nicht nur die Verwaltung vereinfachen, sondern auch einen Schritt in Richtung Umwelt und Nachhaltigkeit gehen.

Die Investition in ein digitales Dokumentenmanagement ist besonders deutschen (73 Prozent), französischen (70 Prozent), spanischen (69 Prozent) und italienischen (66 Prozent) Firmen wichtig, wie die Befragung ergab. Der Vorteil liegt hierbei für viele in der Automatisierung, der Reduktion von Kosten und in der Unterstützung von Umwelt und Nachhaltigkeit. Neue Hardware- und Softwarelösungen werden hierfür wohl zuhauf in den nächsten Jahren in den Unternehmen installiert werden. Das Angebot in diesem Bereich ist inzwischen relativ groß, denn die digitale Akten- und Dokumentverwaltung ist ein ganz neuer Markt, der sich erst in den vergangenen Jahren so richtig entwickelt hat. Mit dem Voranschreiten des digitalen Zeitalters setzen immer mehr Firmen auf ein automatisiertes Management ihrer Dokumente, auch wenn sie dieses oftmals in fremde Hände geben müssen.

Zum Kosten- und Platzeinsparen eignen sich digitale Verwaltungen von Dokumenten ebenso wie zur Verbesserung der Klimabilanz der einzelnen Unternehmen. Zu einem guten Ruf gehört mittlerweile ein nachhaltiges Wirtschaften, egal ob bei kleinen, mittelständischen oder großen Firmen. Das jahrelange Ausdrucken von Texten und das Archivieren von Papierdokumenten ist hierfür nicht gerade zuträglich, für viele also ein weiterer Grund, die Strategie des Unternehmens zu ändern. In der Umfrage gaben 87 Prozent der Befragten an, durch eine digitale Dokumentverwaltung den Energieverbrauch ihres Unternehmens einschränken zu wollen, 81 Prozent ging es außerdem um die Abfallproduktion, die teils immens ist, wenn große Mengen an Dokumenten entsorgt werden müssen. Wie schon jetzt zu erkennen ist, wird die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung in den Unternehmen nicht aufzuhalten sein. Immer mehr Firmen werden sich in den nächsten Jahren wohl zu diesem Schritt entschließen.

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