Apps und Software, die den Büroalltag erleichtern

Sven Oliver RüscheLetztes Update 8. April 2016

2 Minuten Lesezeit

Bei einer Befragung von Personalverantwortlichen 2015 gaben 9 Prozent an, Maßnahmen zu erarbeiten, da ihre Mitarbeiter durch ständige Erreichbarkeit, eine Flut an Informationen und die beschleunigte Arbeitsweise unter Stress stünden. Zunehmende Fehlzeiten und Burnout wurden von 7 Prozent als Folge der Digitalisierung im Unternehmen gesehen. 2 Prozent mehr konnten hier keine Parallelen erkennen. 7 Prozent stimmten voll und ganz zu, durch die zunehmende Digitalisierung unter Handlungsdruck zu stehen. Ebenso viele waren aber auch der Meinung, dass die Mehrzahl ihrer Mitarbeiter erleichtert sei, wenn Prozesse digitalisiert werden. Für den Bereich Human Ressources sahen 16 Prozent nur Vorteile auf Grund dieses digitalen Wandels. In 9 Prozent der Firmen wurden Bewerbungsprozesse bereits rein virtuell durchgeführt.

Aus diesen scheinbar etwas konträren Ergebnissen kann man das Fazit ziehen, dass passende Software den Unternehmensalltag erleichtern kann. Dazu ist es aber nötig diese bewusst auszuwählen, um Mitarbeiter nicht mit unnötigen Neuerungen zu belasten.

Vom Notizbuch bis zur Mitarbeiterrekrutierung
Im ursprünglichen Sinne ist eine App (Abkürzung für eine Applikation) eine Anwendungssoftware, also ein Programm, das Nutzerprobleme lösen soll. Seit der Eröffnung des iOS App Stores 2008 hat sich allerdings eingebürgert, das Wort App mit der mobilen App gleichzusetzen. Das ändert aber nichts daran, dass es heute eine Vielzahl an Software gibt, die einem nicht nur in der Freizeit, sondern auch im Büroalltag Hilfestellungen in verschiedensten Situationen geben kann – auf dem lokalen PC am Arbeitsplatz oder unterwegs auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop.

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Notizverwaltung
Ausgeprägte Zettelwirtschaft, bei der leicht mal ein Gedanke verloren geht, ist mit digitalen Notizbüchern Geschichte. Sie bieten vor allem auch den Vorteil, dass man sofort auch digitale Inhalte, die einem im Netz begegnen, einspeisen kann. Bei Evernote kann man einzelne Ordner auch anderen Mitarbeitern zugänglich machen und so besser zusammenarbeiten. Dasselbe gilt für iThoughts. Mit Hilfe dieser App können Ideen gleich in Form einer Mindmap angelegt werden.

Zeitmanagement
Im Google Kalender beispielsweise können alle Mitarbeiter Urlaube, Kundenbesuche, Tagungen etc. eintragen. Die Termine werden übersichtlich dargestellt, sodass keiner den Überblick verlieren sollte. Außerdem kann man sich per E-Mail rechtzeitig noch einmal an Einzelveranstaltungen erinnern lassen. Es gibt aber auch Apps, die einen nach bekannten Methoden wie dem Eisenhower- oder dem Pareto-Prinzip anleiten.

Dokumenterstellung
Das 10-Finger-Schreiben auf der Tastatur ist fürs Erstellen von Textdokumenten beinahe unerlässlich. Wer damit Probleme hat, kann mit Hilfe der App Type Scout trainieren. Die MS Office Pakete bieten eine gute Grundlage, um Texte, Tabellen und Präsentationen zu gestalten. Damit man PDFs aber auch zusammenfügen und bearbeiten kann, benötigt man weitere Apps.

Buchhaltung
Excel-Tabellen bieten nur bis zu einem gewissen Kunden- und Auftragsumfang die Möglichkeit, die Buchhaltung im Blick zu behalten. Verschiedene Online-Banking- und Finanz-Apps unterstützen den Buchhalter hierbei. Mit spezieller Buchhaltungssoftware wie dieser geht der Monatsabschluss, eine EÜR oder die doppelte Buchführung aber deutlich schneller. Integrierte Schnittstellen zu ELSTER erleichtern bei der Steuererklärung außerdem die Kooperation mit dem Steuerberater bzw. dem Finanzamt.

Mitarbeiterakquise
Auch um neue Mitarbeiter zu finden bzw. von diesen gefunden zu werden, setzen Unternehmer heutzutage zunehmend auf Apps. Im anschließenden Bewerbungsverfahren können zeitversetzte Videointerviews wie HireVue oder Viasto viele Vorteile für beide Seiten bieten. Hinzu kommen Ratgeber-Apps, die nicht nur Bewerbern, sondern auch Personalverantwortlichen zeigen, wie sie sich richtig verhalten.

Veröffentlicht von:

Sven Oliver Rüsche

Sven Oliver Rüsche ist Gründer der Mittelstand-Nachrichten und schreibt über Wirtschaftsverbände, Macher im Mittelstand, Produkte + Dienstleistungen, Digitale Wirtschaft und Familienunternehmer. Sie erreichen mich direkt über die ARKM Mastodon Instanz mit meinem Benutzernamen sor@social.arkm.de - oder über die im MiNa - Impressum hinterlegte Mailadresse.