Interaktives Intranet-Portal mit Social Network-Modul

München – BPS Technology, die IT-Sparte von BPS International aus München, startet ab Februar 2014 mit JaOffice. Die Software wird als nächste Stufe des Intranets vermarktet.

JaOffice ermöglicht, dass die Team-Kommunikation und Zusammenarbeit an Dokumenten, Ideen und Projekten genau dort stattfindet, wo sie am effektivsten ist ? zentral im Intranet, denn hier ist sämtliches Firmenwissen hinterlegt, wie Dokumente, Dateien sowie Unternehmensinfos.

‘Intranet-Portale sind heute oft vergleichbar mit einem verstaubten Dachboden ? es gibt eine Vielzahl von Informationen und niemand weiss, wo was liegt. Mitarbeiter haben wenig Ambitionen, das bestehende Intranet-Portal zu nutzen – sie können hier keine Informationen, Ideen und Wissen austauschen und mit anderen teilen.’, sagt Yakov Samsonov, JaOffice Project Manager, und hält dagegen: ‘Informationseffizienz und Arbeitsharmonie bedeutet für uns, dass Mitarbeiter zentral und direkt im Intranet-Portal interaktiv und gemeinsam Prozesse voran bringen, Ideen entwickeln, in Echtzeit an Projekten und Dokumenten arbeiten und neue Kollegen interaktiv einweisen.’

JaOffice soll Intranet-Portale durch Social Network Kommunikation und durch den intuitiven Zugang zu Infos, Wissen und Dokumenten für Mitarbeiter attraktiver und nutzbarer gestalten. Direkt im Intranet-Portal können Mitarbeiter in Echtzeit in virtuellen Fachgruppen und an konkreten Themen arbeiten, Antworten auf ihre Fragen finden und Dokumente oder ihr Wissen teilen. Mitarbeiter können in JaOffice z.B. individuell einstellen, welche Themen, Information und Dateien gerade jetzt für Sie persönlich wichtig sind, und von welchem Kollegen bzw. von welcher Abteilung Sie Nachrichten und Fragen erhalten möchten.

Vernetzte Zusammenarbeit beschleunigt Informationsprozesse und motiviert Mitarbeiter

Der Informationsaustausch via JaOffice Portal-Lösung ist ? im Gegensatz zur eMail-Kommunikation – direkt, strukturiert, prioritätsfähig und wird unmittelbarer Teil des Intranets. Das verkürzt die Reaktionszeit, beschleunigt Kommunikationsprozesse und verbessert die Informationsqualität.

Mit JaOffice als Intranet-Portal lässt sich auch das unternehmensinterne Crowdsourcing umsetzen, das die gesamte Unternehmenskultur offener, und internes Firmenwissen lebendiger macht. ‘Wie lange dauert es heute, bis ein Mitarbeiter in einem Unternehmen mit einer vier- bis sechsstelligen Belegschaft und mit verschiedenen Standorten einen Experten-Kollegen für ein Thema gefunden hat, der mit Rat und Tat helfen kann? Und wieviel Hierarchie und – sprichwörtlich – im Sand verlaufende Kommunikation blockiert heute ein effizientes Ideen- und Talentmanagement, dass Mitarbeiter motiviert und Innovationen systematisch Gehör verschafft?’, gibt Tobias Schmidt, Leiter von BPS Technology zu bedenken.

JaOffice macht transparent, wer im Unternehmen welches Wissen hat und ermöglicht eine direkte, Hierarchiegelöste Kommunikation mit dem Zweck, das vielfältige Wissen im Unternehmen für Jeden zugänglich und nutzbar zu machen.

JaOffice als Intranet-Portal bietet verschiedene Suchfunktionen, um z.B. sofort Experten für bestimmte Themen oder besonders passionierte Kollegen in einer Abteilung für ein bestimmtes Projekt zu finden und diese direkt anzusprechen; losgelöst von Hierarchie. JaOffice ermöglicht zudem, nach Eingabe von Fragen oder Stichworten Anmerkungen von Kollegen zu bestimmten Themen zu finden, oder neue Fragen zu stellen und darauf von Experten rasch Antworten zu erhalten.

Der wertvolle Nebeneffekt des interaktiven Intranet-Portals: Personalverantwortliche können einerseits Talente sowie engagierte Mitarbeiter identifizieren und andererseits Mitarbeiter individuell fördern.

JaOffice kann per Widget direkt in die Nutzeroberfläche bestehender Intranet-Portale integriert werden, wie z.B. in SharePoint. Alternativ kann JaOffice als eigenständiges Intranet-Portal eingesetzt werden; als Serverinstallation oder als Cloudlösung auf einem ISO 27001-zertifizierten Server in Berlin.

Funktionsübersicht:

1. Intranet-Nutzerverwaltung – via Directory Sync werden Nutzer automatisch hinzugefügt oder abgemeldet und Kontaktdaten aktualisiert
2. Erweiterte Nutzerprofile – Kontaktdaten mit Bild und Details verknüpfen sich mit relevanten Diskussionen, erstellten Dateien und Mitarbeiter-Kompetenzen
3. Virtuelle Fachgruppen / Abteilungen ? individuelle Gruppierung der Intranet-Nutzer
4. Intranet-Themenbereiche ? individuelle Einrichtung von Themen- und Projektbereichen; Mitarbeiter können sich für Themen anmelden und werden automatisch benachrichtigt, wenn Neues veröffentlicht wird
5. Intranet-Expertensuche – Kollegen mit speziellem Fachwissen, ihren Kontakt und relevante Publikationen im Intranet-Portal direkt aufrufen
6. Echtzeitarbeit an Dokumenten und Dateien – aktuellste Version wird ohne Download direkt im JaOffice Intranet angezeigt und geändert.
7. Wissensdatenbanken, Wikis und Protokolle ? direkt im Intranet Wikis, Online-Nachschlagewerke und Protokolle gemeinschaftlich mit und für Kollegen in Echtzeit erstellen und archivieren.
8. Intranet-Diskussion ? Dokumente, Ideen und Projekte können in Echtzeit diskutiert, bewertet und analysiert werden
9. Vertrauliche Kommunikation – Dialoge und Diskussionen, die nur für einen oder mehrere ausgewählte Kollegen zugänglich sind
10. Intranet-Fragenfunktion – durch das kollektive Wissen im JaOffice Intranet schneller als per eMail oder Anruf Antworten auf Fragen finden oder per Suchfunktion vorhandene Inhalte und Dateien zum Suchthema finden.
11. Umfragefunktion ? direkt im Intranet-Portal Umfragen einstellen, versenden und Antworten auswerten
12. Eventfunktion – Meetings und Events direkt im Portal organisieren, an Kollegen versenden und Zusagen verwalten, Anbindung an Outlook, Google, Yahoo! und iCal

Quelle: Portal der Wirtschaft