Mit elektronischem Dokumentenmanager den Papierkram im Griff

Königs Wusterhausen – 10 bis 20 Prozent der täglichen Arbeitszeit nimmt Untersuchungen zufolge allein die Suche nach Dokumenten, ihre Verwaltung und Archivierung in Anspruch.

Kein Wunder, denn Unmengen an elektronischer wie analoger Geschäftspost, Anfragen und Aufträge, Notizen, Protokolle, grafische Plandaten wie etwa Bauzeichnungen, oder die Urlaubsanträge der Mitarbeiter sorgen für eine schiere Informationsflut. „Ein Viertel des Arbeitstages mit der Suche, Sichtung und Archivierung all dieser Daten zu verbringen ist alles andere als produktiv. Zumal ausgerechnet wichtige Dokumente manchmal sehr schnell zur Hand sein müssen, sei es ein Versicherungsschein, Bankunterlagen, oder ein Mietvertrag. Und wer seine Eingangsrechnungen nicht beisammen hat, wird sich spätestens dann ärgern, wenn nicht einmal die gezahlte Umsatzsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden kann”, gibt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, zu bedenken.

Mit einem elektronischen Dokumentenmanager halten Unternehmer dagegen von vornherein Ordnung im Büro. So lassen sich mit einem anwenderfreundlichen DMS, wie dem Office Manager (www.officemanager.de) des Softwarebüros Krekeler, ein- und ausgehenden elektronische und papiergebundene Dokumente konsequent in einem gemeinsamen System einpflegen und per Schnellsuche nach verschiedenen Suchkriterien, wie Kunden, Projekten, Belegdatum und dem Volltext in Sekunden wiederfinden.

Jedes Dokument erhält ein individuelles Profil

Bei der Digitalisierung von Papierdokumenten durch Scannen wird beim Scanprozess, beispielsweise mithilfe professioneller Dokumentenscanner, dem Dokument automatisch von der Software und wahlweise auch manuell durch den Anwender selbst, Suchmerkmale zugeordnet. Dadurch erhält dieses Dokument sein ganz individuelles Profil. Über die so genannte Volltextindexierung lassen sich Dokumente dann später blitzschnell wieder auffinden: Hierfür wird jedes Wort eines Textes in einer Datenbank automatisiert abgelegt. Über die Eingabe von Suchbegriffen ist das Dokument jederzeit wieder auffindbar.

„Sämtliche Dokumente werden übrigens in einem zentralen Archiv und in einer einzigen Originalfassung abgelegt. Die Speicherung der Archivdatenbank erfolgt beim Office Manager wahlweise auf SQL-Datenbankservern oder im SQLite-Format”, ergänzt der DMS-Experte. Durch Vergabe von Zugriffsrechten wird Mitarbeitern erlaubt, auf die für sie relevanten Dokumente oder Bereiche im Office Manager zuzugreifen.

Optimierte Abläufe senken Kosten und sorgen für schnellere Bearbeitungszeiten

„Die Vorteile einer DMS liegen auf der Hand. Wenn nicht ewig in Papierakten nach Belegen recherchiert werden muss, laufen Entscheidungsprozesse im täglichen Workflow deutlich schneller ab. Durch die transparente Verwaltung und verbesserte Bereitstellung von Informationen können Kundenanfragen schneller bearbeitet werden. Darüber hinaus wird der Personalaufwand für Ablage reduziert und der Platz- bzw. Raumbedarf für das Papierarchiv sogar um beinah 100 Prozent gesenkt, da es einfach nicht mehr benötigt wird”, fasst Krekeler zusammen.