Als KMU selbst eine virtuelle Telefonanlage einrichten

Jedes große Unternehmen hat einmal klein angefangen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, sich zu trauen, groß zu denken und schnell einen Gang höher zu schalten. Aber eine Vergrößerung ist oft leichter gesagt als getan. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen, die einen telefonischen Kundendienst anbieten, stehen vor zahlreichen Herausforderungen, wenn sie ihr Angebot erweitern müssen. Vor allem in Zeiten, in denen die Arbeit von zu Hause aus zur Norm geworden ist.

Früher hätten Sie ein externes Callcenter beauftragt oder eine physische Telefonzentrale installieren lassen. Abgesehen von den hohen Kosten sind beide “Lösungen” jedoch umständlich und wenig flexibel.

Glücklicherweise gibt es heute so etwas wie eine virtuelle Telefonzentrale, die es KMU ermöglicht, die Vorteile eines professionellen Callcenters mit allem Drum und Dran zu nutzen. Das Beste daran ist, dass Sie als Verwalter die Software selbst installieren und verwalten können.

Was ist ein virtuelles Callcenter?

Ein virtuelles Callcenter ist ein Callcenter, in dem die Nutzer an verschiedenen Orten arbeiten, in der Regel von zu Hause aus, und nicht von einem bestimmten Standort oder Büro aus. Es gewährleistet eine einwandfreie und effiziente Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden. Alles läuft in der Cloud, so dass keine physische Infrastruktur erforderlich ist.

In der Tat ist es so einfach wie Skype und Zoom, aber mit allen möglichen Funktionen eines professionellen Callcenters.

Nachteile der physischen Callcenter für kleine und mittlere Unternehmen

Ein traditionelles Callcenter, ob Sie es nun mieten oder selbst betreiben, ist in der Regel nichts für kleine und mittlere Unternehmen. Ein Bauunternehmen, eine Anwaltskanzlei oder ein E-Commerce-Unternehmen hat möglicherweise nicht die Ressourcen, um ein physisches Callcenter einzurichten. Aber es gibt noch mehr Gründe, warum physische Callcenter für kleine und mittlere Unternehmen nicht geeignet sind.

• Lange Vorlaufzeiten: Die Einrichtung eines physischen Callcenters an verschiedenen geografischen Standorten erfordert lange Vorlaufzeiten. Ein Callcenter an einem festen Standort lässt sich nicht über Nacht aufbauen.
• Zusätzliche Infrastruktur: Ein klassisches Callcenter benötigt ebenfalls mehrere physische Geräte und teure Software, um zu funktionieren. Ganz zu schweigen von den hohen technischen Anforderungen.
• Hohe Wartungskosten: Der Betrieb eines altmodischen Callcenters ist außerdem kostspielig und erfordert teures und qualifiziertes IT-Personal.
• Keine Zukunftsperspektive: Da die Cloud-Technologie die Zukunft der Telekommunikation ist (wenn sie nicht schon allgegenwärtig ist), sind von der Technologie der physischen Callcenter nicht viele Innovationen zu erwarten.

Ein virtuelles Callcenter hingegen überwindet all diese Probleme dank der zahlreichen Vorteile und praktischen Möglichkeiten der Cloud-Telefonie. Tatsächlich werden virtuelle Callcenter die physischen Callcenter bald der Vergangenheit angehören lassen.

Vorteile eines virtuellen Callcenters für KMU

Ein virtuelles Callcenter auf Basis der Cloud-Technologie verschafft Ihrem Unternehmen erhebliche Wettbewerbsvorteile. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen hauptsächlich ausgehende Anrufe bearbeitet, wie z. B. Telemarketing-Unternehmen oder Inkassobüros, oder ob es hauptsächlich eingehende Anrufe bearbeitet, wie z. B. E-Commerce, Kundendienst und technischer Support, wird jedes Unternehmen mit vielen geschäftlichen Telefonkontakten von einem virtuellen Callcenter profitieren.

Schnelle und einfache Installation

Eine VoIP-Telefonanlage benötigt keine physische Infrastruktur, und der gesamte Installationsprozess unterscheidet sich nicht von dem einer anderen App und dauert auch nicht länger. Die Einrichtung eines eigenen virtuellen Callcenters für KMU war noch nie so einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist eine App zu installieren, und schon sind Sie einsatzbereit. Jeder, der ein wenig Erfahrung mit Smartphones hat – wer hat die nicht? – können selbst ein virtuelles Callcenter einrichten.

Arbeit zu Hause

Telearbeit ist die neue Normalität, und die Pandemie hat dazu geführt, dass auch kleine und mittlere Unternehmen von den Vorteilen profitieren konnten, wenn auch nur aus der Not heraus. Und sie wollen mehr. Infolgedessen setzen multinationale und große Unternehmen verstärkt auf die Cloud-Technologie, um die Heimarbeit zu erleichtern. Dank virtueller Telefonanlagen können auch kleine und große Unternehmen an diesem Trend teilhaben.

Kosteneinsparung

Eines ist sicher: Ein physisches Callcenter ist teuer. Mit einem virtuellen Callcenter sparen Sie die Miete für Büroräume, Strom- und Telefonrechnungen, IT und Wartung. Außerdem können Sie in Spitzenzeiten leichter auf Freiberufler zurückgreifen, die von jedem Ort der Welt aus arbeiten können.

Flexibilität

Die Software eines virtuellen Callcenters ist nicht auf eine bestimmte Art von Unternehmen beschränkt. Alle Callcenter, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Fachgebiet, können die Software nutzen. Ein virtuelles Callcenter kann auch als Telefonanlage Arztpraxis geeignet sein, z.B.

Ein virtuelles Callcenter wächst einfach mit dem Unternehmen mit, denn es ist einfach, neue Mitarbeiter hinzuzufügen und neue Optionen einzurichten. Benötigen Sie schnell eine neue (virtuelle) Geschäftsrufnummer für eine neue Dienstleistung oder eine Marketingkampagne? Auch das ist mit einem Mausklick erledigt.

Verwalten von einem Dashboard aus

Als Manager oder Leiter der Kundendienstabteilung haben Sie die Zügel Ihres Callcenters fest in der Hand. Es gibt eigentlich nichts, was Sie nicht selbst über das Online-Portal des virtuellen Callcenters erledigen können:

• Personalmitglieder hinzufügen
• Neue virtuelle Nummern einbinden
• Verwaltung von Berechtigungen
• Einrichten von Menüs und Rufumleitungsoptionen
• Statistiken ansehen

Virtuelles Team von Mitarbeitern

Mit einem virtuellen Callcenter können Sie buchstäblich alle Ihre Mitarbeiter in Ihr Geschäftstelefonnetz einbeziehen, bei Bedarf auch Subunternehmer und andere Geschäftspartner. Auf diese Weise schaffen Sie ein echtes Team virtueller Mitarbeiter, die den Kunden jederzeit und überall zur Seite stehen können. Es ist immer jemand für Ihre Kunden da, und Anrufe unter der Firmennummer erreichen sofort den richtigen Ansprechpartner.

Höhere Produktivität durch virtuelle Verteilung

Im Vergleich zu herkömmlichen Callcentern bieten virtuelle Callcenter zahlreiche Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität. Die virtuelle Anrufverteilung ermöglicht es den Mitarbeitern, effizienter und stressfreier zu arbeiten.

Es gibt nicht nur eine benutzerfreundliche Oberfläche, sondern auch verschiedene Funktionen, die das Leben Ihrer Mitarbeiter angenehmer und effizienter machen. Denken Sie an eine intelligente Anrufweiterleitung auf der Grundlage von Auswahlmenüs oder eine Verteilung auf der Grundlage der Verfügbarkeit. Auf diese Weise können sich Ihre Mitarbeiter zu 100 % darauf konzentrieren, den Kunden am Telefon zu helfen, ohne den heißen Atem der anderen ungeduldigen Kunden in der Warteschlange.

Auf diese Weise erleben die Mitarbeiter den Dienst am Kunden als gemeinsame Anstrengung, was wiederum zu einer höheren Produktivität führt.

Verbesserte Kundenzufriedenheit

Eine hohe Kundenzufriedenheit ist ein entscheidender Faktor für das Wachstum Ihres Unternehmens. Es ist kein Geheimnis, dass die Kunden bereit sind, für ein besseres Kundenerlebnis mehr zu bezahlen. Andererseits wenden sich viele Verbraucher auch wegen des schlechten oder gar fehlenden telefonischen Kundendienstes an die Konkurrenz.

Eine virtuelle Telefonanlage ermöglicht es Ihnen, anrufende Kunden nach dem Prinzip “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst” zu bedienen. Durch diese geschickte Verteilung der Anrufer wird die durchschnittliche Wartezeit minimiert, was Ihre Kunden nur zufriedener machen kann. Die Kunden fühlen sich wieder mehr als nur ein Ticket. Und zufriedene Verbraucher führen unweigerlich zu höherer Kundentreue und höherem Umsatz.

Analyse-Tools

Natürlich möchten Sie auch Einblick in die Leistung Ihrer Mitarbeiter und Daten haben, um Ihren Kundenservice auf ein höheres Niveau zu bringen. Über das Dashboard der Callcenter-App haben Sie Zugriff auf alle möglichen Daten zu eingehenden und ausgehenden Anrufen, zur Gesprächsdauer pro Mitarbeiter, zur Möglichkeit der Wahlwiederholung, zu Wartezeiten usw.

Virtuelle Callcenter sind zukunftssicher

Virtuelle Callcenter sind wahrscheinlich die beste Möglichkeit für kleine und mittlere Unternehmen, ihren Kundenservice zu organisieren und zu verbessern. Nicht nur wegen der niedrigen Kosten, sondern vor allem wegen der Flexibilität der Online-Telefonie und der Möglichkeit, schnell auf neue Trends zu reagieren. Die Tatsache, dass sich auch Ihre Mitarbeiter wohler fühlen und somit ihre Produktivität steigt, ist ein schöner Bonus.