Mitarbeiter effektiv einsetzen mit diesen Tipps, Tricks und Tools
Jeder Mitarbeiter besitzt individuelle Stärken, die dem Unternehmen eine Menge bringen können. Jedoch ist es unerlässlich, zu wissen, worin die jeweiligen Stärken liegen. Gerade bei großen Unternehmen kann es schwer sein, den richtigen Ansprechpartner für das Lösen von Problemen zu identifizieren. Um stets eine Übersicht über die Stärken der Mitarbeiter parat zu haben, empfehlen sich Tools wie competence matrix und skill management software.
Qualifikationsmatrix:
Die Competence Matrix zeigt die Kernkompetenzen, Fertigkeiten und Zertifikate aller Mitarbeiter an. Steht etwa ein neues Projekt auf dem Plan, kann man die competence matrix nutzen, um ein passendes Team zusammenzustellen. So kann man sicher sein, dass die Gruppenmitglieder als Ganzes über alle für den Erfolg des Projektes relevanten Gesichtspunkte Bescheid wissen
Welche Vorteile bietet das Tool:
Qualifikationsmatrizen bieten zahlreiche Vorteile. Einen von ihnen stellt die Schnelligkeit, mit welcher akuter Bedarf ausgemacht werden kann, dar. Durch die competence matrix wird ersichtlich, ob es zu wenige Mitarbeiter gibt, die eine bestimmte Aufgabe erledigen können. Die Übersicht ermöglicht es, die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter so zu planen, dass immer genügend Mitarbeiter vor Ort sind. Man läuft keine Gefahr, dass niemand da ist, der ein Problem lösen kann. Des Weiteren gewährt die competence matrix einen besseren Überblick über die Fortschritte der Mitarbeiter. Auch durch die variablen Einsetzungsmöglichkeiten punktet die Qualifikationsmatrix. Es ist sowohl möglich das ganze Team als auch bestimmte Abteilungen, Standorte oder Manager zu betrachten.
Matrix erstellen:
Damit man optimalen Nutzen aus der Qualifikationsmatrix ziehen kann, braucht es die passenden Fragen. Vor der Konzeption sollte man sich überlegen, welche Zertifikate, Fertigkeiten und Qualifikationen die Mitarbeiter bereits erworben haben und welche sie benötigen. Darüber hinaus sollten die drei Fragen, ob es eine Lücke zwischen dem Soll- und dem Ist-Zustand gibt, wie möglicherweise fehlende Qualifikationen oder Fertigkeiten entwickelt respektive eingeführt werden können, und wie und wo diese formell angezeigt werden können, für die Matrixerstellung berücksichtigt werden.
skill management software:
Mit der Skill-Management-Software lassen sich kinderleicht Qualifikationsmatrizen erstellen. Konträr zu Excel bietet die Anwendung den Vorteil, dass man keinen Experten mit Programmierkenntnissen benötigt, welcher die Matrix reparieren muss, wenn diese beschädigt wurde. Dank der Software muss man sich keine Sorgen über kaputte Excel-Vorlagen machen, kann man innerhalb von nur einer Minute Qualifikationsmatrizen erstellen und diese unbegrenzt mit Kollegen teilen. Zudem arbeitet das ganze Team stets mit der neuesten Version. Ein weiteres Problem von Matrizen in Excel stellt die Fehleranfälligkeit dar, denn die Tabellen müssen dauernd auf den neuesten Stand gebracht werden. Das gerät schnell in Vergessenheit oder es unterlaufen Fehler beim Abspeichern. Mit der skill management software besitzt man eine mobile App, welche die aktuellen Daten anzeigt. Die Eingabezeit ist um 83 % reduziert und die Suchzeit nach geeigneten Mitarbeitern ist um mindestens 50 % verringert. Filter für Qualifikation und Verfügbarkeit sorgen für eine einfache Handhabung. Von der App profitieren die Mitarbeiter auch insofern, dass Sie ihre eigenen Qualifikationen ohne Probleme einsehen können.
Fazit:
Das Erstellen von Qualifikationsmatrizen ist simpel und zudem hervorragend geeignet, um für eine bessere Übersicht und für Zeitersparnis zu sorgen. Qualifikationsmatrizen erleichtern das Zusammenstellen von Projektteams. Außerdem geben sie Aufschluss darüber, ob es Bedarf an Personal gibt. Von einer solchen Matrix profitieren sowohl die Teamleiter als auch die anderen Mitarbeiter. Die Erstellung sollte mit der skill management software durchgeführt werden, da diese eine geringere Fehleranfälligkeit gegenüber Excel aufweist und die Such- sowie Eingabezeit deutlich geringer ist.
