Mehr Struktur in der Personalabteilung? Diese Tipps helfen weiter

Die Arbeit in einer Personalabteilung ist von unterschiedlichen Herausforderungen geprägt. Dementsprechend ist es umso wichtiger, den Überblick zu bewahren. Glücklicherweise gibt es einige Möglichkeiten, die dabei helfen können, den Alltag so stressfrei wie möglich zu gestalten. Wer die entsprechenden Tipps kennt, kann die Basis für effektive Prozesse schaffen.

Aber worauf sollten Mitarbeiter und Vorgesetzte in diesem Zusammenhang eigentlich genau achten? Und wie wichtig ist es, auch bestehende Prozesse immer wieder zu hinterfragen? Die folgenden Abschnitte liefern wichtige Antworten rund um dieses durchaus spannende Thema.

Tipp Nr. 1: Abläufe digitalisieren

Die Chancen und Möglichkeiten, die der moderne Digitalismus bietet, lassen sich auch wunderbar im Zusammenhang mit der Arbeit in einer Personalabteilung nutzen. So kann eine komfortable Lohnabrechnungssoftware dabei helfen, Zeit und Mühe zu sparen und gleichzeitig alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

Unabhängig davon, ob die betreffenden Mitarbeiter erst seit Kurzem in der Personalabteilung tätig oder bereits seit mehreren Jahrzehnten „mit an Bord“ sind: Die meisten Lösungen und Tools, die sich heutzutage einer besonderen Beliebtheit erfreuen, zeichnen sich durch einen hohen Nutzerkomfort aus und sind weitestgehend selbsterklärend.

Dementsprechend braucht es nicht viel Hintergrundwissen, um sie in den Alltag zu integrieren. Dies bedeutet auch, dass es in den meisten Fällen nicht schwer ist, Daten, die noch auf Papier (und dementsprechend in Akten) festgehalten wurden, einfach zu übertragen und so einen weiteren Schritt in Richtung „papierloses Büro“ zu gehen.

Tipp Nr. 2: Aufgaben klar und strukturiert verteilen

Auch in einer Personalabteilung sollte selbstverständlich jeder wissen, welche Aufgaben in seinen Bereich fallen. Eine klare Struktur sorgt dafür, dass jeder genau weiß, was er zu tun hat.

Typische „Kategorien“, die in diesem Zusammenhang eine besonders wichtige Rolle spielen, sind unter anderem:

• Employer Branding
• Mitarbeiterzufriedenheit
• Datenverwaltung
• Gesundheit
• Bewerbungsprozesse

usw. Je nach Größe des Unternehmens und je nachdem, wie viele Menschen insgesamt in der Personalabteilung arbeiten, ist es natürlich möglich, einen Mitarbeiter mit mehreren Aufgabenbereichen zu betrauen.

Doch Vorsicht! Um auch bei sich verändernden Strukturen immer wieder gewährleisten zu können, dass jeder zufrieden und weder über- noch unterfordert ist, ist es wichtig, auch bestehende Strukturen immer wieder zu hinterfragen.

Tipp Nr. 3: Ziele setzen (und nachhalten)

Wer an den typischen Alltag in einer Personalabteilung denkt, denkt eventuell nicht an Zielsetzungen. Immerhin gibt es hier keine Stück- oder Verkaufszahlen, die in jedem Fall erreicht werden sollten. Aber: Auch in einer Personalabteilung können durchaus besondere Größen relevant werden. Typische Beispiele und Fragen, die relevant werden, sind:

• Besteht die Möglichkeit, bestimmte Prozesse schneller auszuführen?
• Wie lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit messen beziehungsweise steigern?
• Konnten in einem gewissen Zeitraum so viele neue Mitarbeiter eingestellt werden, wie benötigt wurden? Oder ist die Fluktuation gegebenenfalls zu hoch? (Wenn ja: Warum?)
• Fühlen sich Bewerber und Mitarbeiter gut betreut? Worauf sollten die Mitarbeiter bei der Personalauswahl achten?
• Könnte ein Recruitingfilm dabei helfen, das Image des betreffenden Unternehmens zu verbessern?

Grundsätzlich gilt: Wer seine Ziele erreichen möchte, sollte diese auch definieren. Zudem kann eine nachträgliche Analyse dabei helfen, herauszufinden, wo gegebenenfalls noch Optimierungspotenzial besteht.

Tipp Nr. 4: Genaue Vorgaben – nicht nur für neue Mitarbeiter interessant!

Um sicherzustellen, dass die Abläufe in einer Personalabteilung so strukturiert wie möglich ablaufen können, braucht es klare Vorgaben. Diese sollten nach Möglichkeit nicht nur mündlich übermittelt, sondern auch schriftlich festgehalten werden.

Im Idealfall hat jedes Teammitglied die Chance, sich an einer zentralen Stelle beispielsweise darüber zu erkundigen, welche Software genutzt werden muss, um Lohnabrechnungen zu erstellen, welche Details hierbei beachtet werden sollten und welche Vorgaben mit Hinblick auf Bewerbungsgespräche gelten.

Auf Basis einer Anlaufstelle besteht oft die reelle Chance, Missverständnissen bestmöglich vorzubeugen und letztendlich auch den Bewerbungsprozess erfolgreicher zu machen.

Tipp Nr. 5: Kommunikation als wichtiger Faktor

Bei der Arbeit in der Personalabteilung zeigt sich immer wieder, dass verschiedene Themenbereiche miteinander verschwimmen (oder zumindest miteinander verwandt sind). Und genau das gilt es, jeden Tag aufs Neue zu erkennen.

Ein kontinuierlicher Austausch der einzelnen Teammitglieder untereinander schafft oft nicht nur die Basis für eine kollegiale Zusammenarbeit, sondern auch für überzeugende Ergebnisse und einen effektiven Arbeitsalltag.