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Geschäftsreisen planen – was gibt es zu beachten?

Kaum eine Branche, die komplett ohne Geschäftsreisen auskommt. Ob man als Einzelhändler Messen besucht oder als Finanzmanager seine Kunden vor Ort berät, es gibt viele Gründe, geschäftlich unterwegs zu sein. Mit der richtigen Planung ist jede Reise leicht zu organisieren, kosteneffizient und so entspannt wie möglich.

Die Kosten im Blick behalten

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen kann eine effiziente Kostenplanung wichtig sein. Sind Geschäftsreisen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags, lohnt es sich, spezielle Dienstleister für die Planung zu nutzen. Hier gibt es unter anderem Softwarelösungen, die helfen, die Kosten im Rahmen der steuerlich absetzbaren Höhe zu halten.

Für vereinzelte Reisen ist eine rechtzeitige Planung der Schlüssel zur Kostenoptimierung. Müssen Flüge oder Hotels kurzfristig gebucht werden, sind die Preise in der Regel sehr hoch.

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Bild von Pexels auf Pixabay.

Anreise im Mietwagen

Lässt sich die Reise mit einem Mietwagen antreten, sollte diese Option der Nutzung des eigenen Fahrzeuges vorgezogen werden. Die Kosten für den Mietwagen lassen sich steuerlich absetzen, kommt das private Fahrzeug zum Einsatz, ist das zwar auch möglich, aber nicht unbedingt kosteneffizienter. Es lohnt sich, den passenden Mietwagen online zu buchen. Hier finden sich immer gute Angebote, auch bei kurzfristigen Buchungen.

Hotelalternativen nutzen

Auch die Unterkunftskosten sind im Rahmen einer Mietreise steuerlich absetzbar. Hier gilt, dass man die Kosten mit einer vollwertigen Rechnung nachweisen kann. Daher kommen auch Optionen sowie private Pensionen oder HomeSharing-Angebote infrage. Diese sind oft günstiger als das klassische Hotel und auch in abgelegenen Regionen leicht zu finden.

Geschäftsessen planen

Ein weiterer Weg, die Kosten für die Geschäftsreise steuerlich zu optimieren, ist die gezielte Planung von Geschäftsessen. Das ist nicht nur eine nette Geste für die Kunden, sondern auch gut für die Steuerbilanz. Das Essen kann zu 70 % geltend gemacht werden. Es spielt übrigens keine Rolle, in welcher geschäftlichen Beziehung die teilnehmenden Personen zueinanderstehen:

  • Lieferanten
  • Kunden
  • Potenzielle Partner

Termine kombinieren

Je mehr Termine vor Ort abgearbeitet werden, umso effektiver ist die Reise. Hier jedoch nicht den Fehler machen und zu viele Aufgaben auf den Reiseplan legen. Es ist wichtig, für jeden Termin ausreichend Zeit mitzubringen. So können Preisverhandlungen länger dauern als geplant oder das Treffen eröffnet eine neue Möglichkeit, hilfreiche Kontakte zu schließen. Ist ausreichend zeitlicher Spielraum vorhanden, lassen sich alle Termine einhalten.

Tipp: Wer einen besonders vollen Terminplan hat, sollte nicht darauf verzichten, mit zusätzlichem Personal zu reisen. So lassen sich Termine aufteilen und unerwartete Arbeit lässt sich problemlos abfangen.

Auslandsreisen nicht unterschätzen

Auslandsreisen können einige Überraschungen bereithalten. Unerwartete Zollauflagen oder rechtliche Bestimmungen für Vertragsunterzeichnungen – es ist wichtig, immer ausreichend vorbereitet zu sein. Vor der Abreise sollten alle möglichen Rechtsfragen geklärt sein. Es ist außerdem hilfreich, sich mit eventuellen Gepflogenheiten vor Ort vertraut zu machen. Vom richtigen Handschlag bis hin zum passenden Menüplan, es gibt viele Weg, potenzielle Kunden und Geschäftspartner zu beeindrucken.

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