Effiziente Schichtplanung in digitalen Zeiten

Einen Schichtplan zu erstellen kann unter Umständen alles andere als einfach sein, die Herausforderungen steigen mit wachsender Mitarbeiterzahl.

Unabhängig davon, ob es sich um einen kleinen Betrieb mit 50 Mitarbeitern, ein großes Unternehmen mit hunderten Beschäftigten oder einen international operierenden Großkonzern handelt – ohne einen funktionalen und für alle Beteiligten fairen Schichtplan, ist ein koordiniertes und effizientes Arbeiten nicht möglich. Was also sollte man in diesem Zusammenhang beachten?

Allgemeine Herausforderungen

Die Erstellung eines Schichtplans ist mit zahlreichen Herausforderungen verbunden, nicht zuletzt müssen auch die gesetzlichen Vorgaben wie etwa Datenschutz, Pausenzeiten berücksichtigt werden. Die Tätigkeit nimmt viel Zeit und Aufwand in Anspruch, letztlich muss der Schichtplan nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern für sämtliche Beschäftigte funktionieren.
Um die Schichtplanung also möglichst effizient zu gestalten, gilt es sich im Vorhinein folgende Fragen zu beantworten:

• Wie ist der tatsächliche Bedarf? Muss die Besetzungsstärke in einer Schicht zu jedem Zeitpunkt gleich sein?
• Lässt sich der Bedarf aus dem Auftragsvolumen oder dem Produktionsplan ableiten?
• Welche Schichtzeiten sind am besten geeignet, um den Bedarf möglichst optimal abzudecken? (Nicht immer eignen sich nur die klassischen Früh-, Spät-, und Nachtschichten.)
• Wie lassen sich die Erwartungen der einzelnen Mitarbeiter in die Schichtplanung einbeziehen?
• Wie lassen sich Schichtbesetzungen aufrechterhalten, wenn Mitarbeiter ausfallen, ohne dabei den kompletten Schichtplan zu ändern?
• Schwankt der Personalbedarf im Jahresverlauf und müssen saisonal unterschiedliche Schichtpläne erstellt werden?

Je nach Anzahl der Mitarbeiter kann es mitunter Tage oder gar Wochen dauern, bis ein optimaler Schichtplan erstellt ist. Nicht selten führen auch Planungsfehler dazu, dass der Schichtplan nachträglich noch einmal komplett überarbeitet werden muss. Neben klaren Zuständigkeiten ist auch ausreichend Zeit für die Erstellung notwendig.

Digitale Schichtplanung – jederzeit volle Kontrolle

Zettel und Stift haben bei der Schichtplanung schon lange ausgedient, auch Excel ist mittlerweile kein geeignetes Mittel mehr für die Erstellung. Alleine das Berücksichtigen sämtlicher Mitarbeiterwünsche mittels Telefon- oder E-Mail-Kommunikation nimmt unter Umständen viel Zeit in Anspruch und ist alles andere als effizient. In digitalen Zeiten ermöglichen es aber diverse Software-Tools, einen komplett digitalen Schichtplan online zu erstellen. Das ist nicht nur sinnvoll, da zunehmend mehr Mitarbeiter auch von Zuhause aus arbeiten.

Einen digitalen Online-Schichtplan können sämtliche Beteiligten per Computer, aber auch mittels Smartphone oder Tablet jederzeit einsehen, und Änderungswünsche direkt in dem Programm eingeben. Ein solcher digitaler Schichtplan hat viele Vorteile. So können beispielsweise wiederkehrende Schichten als Vorlagen gespeichert werden, Schichten werden automatisch mit der Zeiterfassung verknüpft und sämtliche Arbeitsplatzbesetzungen sind jederzeit einsehbar.

Auch um datenschutzrechtliche Vorgaben einzuhalten, ist ein digitaler Schichtplan einem öffentlich ausgehängtem vorzuziehen. Folgender Link führt zu weiterführenden Informationen rund um effiziente Schichtplanung per online Schichtplaner.

Fazit

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, sämtliche aktuellen arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse für eine gesundheitsverträgliche Umsetzung des Schichtplans bei der Erstellung zu berücksichtigen. Ergonomie und Wirtschaftlichkeit müssen dabei stets in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.

Mit einer modernen Software-Lösung lässt sich die Schichtplanung unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter wesentlich effizienter und weniger fehleranfällig gestalten. Von den zahlreichen Vorteilen können sowohl Unternehmen als auch Beschäftigte profitieren.