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Effektive Dokumentenverarbeitung – Büroorganisation – Arbeitserleichterung durch einen guten Aufbau

In vielen Büros herrscht Chaos, denn es fehlt an der richtigen Organisation. Die Suche nach Dokumenten nimmt unnötig Zeit in Anspruch, schlecht fehlendes Equipment sorgt für zusätzlichen, durchaus vermeidbaren, Stress. Mit einigen organisatorischen Tricks lässt sich der Arbeitsaufwand oftmals deutlich reduzieren.

Dokumentenorganisation – das A und O für ein funktionierendes Büro

Es gibt zwei große Fehler, die meistens die Ursache für einen unverhältnismäßig hohen Arbeitsaufwand darstellen – die Ablage und die Organisation der Ordner. Wer langfristig Ordnung in seinem Büro schaffen möchte, sollte als Erstes das Körbchen „Ablage“ abschaffen. Hier landet normalerweise alles, was entweder in einen Ordner oder oftmals auch in den Papierkorb gehört. Im Laufe der Zeit kommt zum ersten Ablagekörbchen ein weiteres hinzu, irgendwann wird aus einem dünnen Stapel ein gigantischer Haufen – das schwarze Loch der Dokumente. Direktes Ablegen von Unterlagen ohne Umweg über das Ablagekörbchen erleichtert das Auffinden. Der Aufbau der Ordner sollte eine ähnliche Struktur wie die Ordner im Computer aufweisen. Wie das genau auszusehen hat, hängt von der Tätigkeit ab, was für den Einzelhandel Sinn macht, kann noch lange nicht auf einen Projektentwickler oder ein Home-Office übertragen werden. Alphabetisch und nach Datum ist jedoch Pflicht, das neueste Dokument immer als Erstes und nicht als Letztes innerhalb des Registers.

 

Multifunktionsgeräte – Helfer, die die Arbeit erleichtern

Ideal für kleine Büros sind Multifunktionsdrucker, sie sparen Platz und ersetzen eine Reihe von Einzelgeräten. Insbesondere die 4in1 Geräte haben sich als praktisch erwiesen. Sie können nicht nur Drucken, sondern sind zugleich Kopierer, Faxgerät und Scanner. Damit werden alle wichtigen Funktionen abgedeckt. Wer häufig Unterlagen vervielfältigen muss, sollte sich einen Multifunktionsdrucker mit Einzelblatteinzug besorgen, der Kopierer zieht die Blätter eines Stapels selbstständig ein, große Geräte sortieren und heften sie auch. Die Multifunktionsdrucker gibt es als schwarz-weiß oder Farbdrucker sowie als Laserdrucker oder Tintenstrahler. Mehr Informationen dazu finden Sie auf der Seite von Konica Minolta (bitte hier klicken). Laserdrucker sind in der Anschaffung teurer und rentieren sich bei hohem Druckvolumen respektive, wenn sie häufig als Kopierer genutzt werden. Tintenstrahler kommen für Büros infrage, bei denen die meisten Unterlagen im PC gespeichert werden. Mit dem richtigen Equipment und einer guten Organisation lässt sich viel Zeit bei der Büroarbeit sparen, die sinnvoller für andere Dinge genutzt werden kann.

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