Welche Ausstattung brauchen Mitarbeiter für das Home-Office?

Ganz egal, ob in einer SEO Agentur aus Darmstadt, Betreiber eines Medizin-Magazins oder einem Fashion-Konzern in Hamburg – das Homeoffice oder auch der Telearbeitsplatz, hat in vielen Unternehmen seit der Corona-Pandemie Beständigkeit. Der Trend zum Remote Working hat viele Vorteile, denn so lässt sich Geld, aber auch oft sehr viel Zeit sparen.

Wenn ein Unternehmen beschließt, dauerhaft auf Remote-Working zu setzen, muss es wichtige Entscheidungen zu Problemen wie Kommunikation, Arbeitsverteilung und Leistungsbewertung treffen. All dies ist zu erwarten und erfordert in der Regel ein hohes Maß an sorgfältiger Überlegung und Vorbereitung. Einige Unternehmen sind nicht auf die anfänglichen Kosten für Technologie und Büroausstattung vorbereitet, die bei der Umstellung auf Fernarbeit erforderlich sein können.

Jedes Unternehmen muss entscheiden, was es seinen Fernarbeitern zur Verfügung stellt und was sie aus eigener Tasche mitbringen müssen. Dies gilt jedoch nicht für unabhängige Auftragnehmer, die oft ihre eigenen Werkzeuge und Geräte mitbringen müssen.

Geben Sie ihnen alles, was sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen

Ein neuer Ansatz ist es, den Mitarbeitern einen Computer, Monitore, ein Telefon, einen Drucker, ein Faxgerät (wenn die Stelle dies erfordert) und vielleicht sogar einen Stuhl und einen verschlossenen Aktenschrank zur Verfügung zu stellen.

Diese Strategie und Großzügigkeit gegenüber den Mitarbeitern bietet eine Reihe von Vorteilen. Erstens haben Sie die Kontrolle über die Geräte, die Ihr externer Mitarbeiter nutzt. So kann die Kompatibilität mit der vorhandenen Arbeitsplatztechnologie gewährleistet und die Datensicherheit und der technische Support können vereinfacht werden.

Außerdem wird der Fernmitarbeiter auf diese Weise mit seinen Kollegen im Heimbüro gleichgestellt, was sich positiv auf die Arbeitsmoral und letztendlich auch auf die Produktivität auswirken kann.

Leider ist das Preisschild des Plans ein großer Nachteil. Es kann kostspielig sein, das Heimbüro eines Mitarbeiters mit den oben genannten Geräten auszustatten und sie dorthin zu schicken und dort zu installieren. Doch mit etwas Bedachtsamkeit beim Einkauf lässt sich Geld sparen. Für alltägliche Büroaufgaben reicht es zum Beispiel, für einen Laptop maximal 500 Euro auszugeben.

Eine andere Variante ist es, den Mitarbeitern nur den Laptop zu stellen. Diese Strategie wird von vielen Unternehmen angewandt. Im Gegensatz zu der Strategie, alles zu kaufen, ist der Einstiegspreis niedriger und bietet dennoch einen gewissen Schutz und dieselbe Unterstützung.

Sie riskieren jedoch, Ihre externen Mitarbeiter zu verprellen, indem Sie ihnen die Verantwortung für die Bereitstellung ihrer eigenen Computer und anderer Büroausstattung übertragen. So kann es beispielsweise zu Problemen kommen, wenn Sie darauf bestehen, dass sie zusätzlich zum Laptop zwei Monitore kaufen, sie sich aber nur einen leisten können.

Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, sie seien ihren Kollegen im Büro unterlegen. Sie können die Bedenken immer wieder zerstreuen, indem Sie sie daran erinnern, dass die Arbeit von zu Hause aus ihre Nachteile hat, dass aber der Vorteil, nicht reisen zu müssen, es wert ist. Auch wenn dies sinnvoll erscheint, ist es vielleicht nicht genug Ansporn zum Handeln.

Trotz der offensichtlichen Einschränkungen kann diese Strategie die beste Option für Neugründungen und andere kleine Unternehmen sein, die über kein ausreichendes Kapital verfügen, aber einen unmittelbaren Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern haben.

Wie bereits erwähnt, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche dieser Alternativen für seine Bedürfnisse am besten geeignet ist. Für welchen Weg Sie sich auch immer entscheiden, Sie müssen Ihre Entscheidung in einer Richtlinie festhalten und diese für alle Ihre Außendienstmitarbeiter befolgen. Wenn Sie für einen Mitarbeiter die gesamte Büroausstattung kaufen, während Sie für einen anderen überhaupt nichts bereitstellen, ergeben sich ganz andere Probleme.