Automatisierung im Mittelstand: Praktische Einstiegshilfen für kleine und mittlere Unternehmen

Die zunehmende Digitalisierung der Wirtschaft zwingt Unternehmen aller Größen, ihre Prozesse zu optimieren. Auch für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet das: Wer heute nicht effizient automatisiert, verliert morgen den Anschluss an den Wettbewerb. 

Die Automatisierung bietet ihnen jedoch auch enorme Chancen, ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen, die Ressourcen gezielt einzusetzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit für die Zukunft zu sichern. 

Der Mittelstand steht dabei allerdings vor einer besonderen Herausforderung: Mit begrenzten Budgets und den häufig eingeschränkten personellen Ressourcen müssen besonders pragmatische, wirksame Lösungen gefunden werden.

Einstieg in die Automatisierung: Klein beginnen, nachhaltig wachsen

Der erste Schritt in Richtung Automatisierung muss nicht zwangsläufig aufwändig oder teuer sein. Vielmehr empfiehlt sich ein pragmatischer Ansatz: Einzelne Arbeitsprozesse, die zeitaufwändig, fehleranfällig oder wiederkehrend sind, bieten sich als Startpunkt an. Typische Beispiele stellen dafür die automatisierte Rechnungsverarbeitung, Terminvereinbarungen oder Bestellprozesse im Einkauf dar.

Laut dem „KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2023“ haben lediglich rund 35 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland bereits Maßnahmen zur Automatisierung umgesetzt. Das bedeutet umgekehrt: Ein Großteil schöpft das Potenzial noch nicht aus. 

Die Gründe dafür bestehen häufig in  Unsicherheiten, fehlenden technischen Kenntnissen oder der Sorge vor zu hohen Investitionskosten. Genau an dieser Stelle hilft jedoch eine professionelle Digitalberatung, die passende Lösungen auszuwählen und umzusetzen – ganz individuell auf die Anforderungen und Möglichkeiten des Unternehmens zugeschnitten.

Typische Prozesse, die sich im Mittelstand besonders gut automatisieren lassen

Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für die Automatisierung. Besonders effizient gestaltet sich der Einsatz von innovativen Technologien in Bereichen, die durch viele wiederkehrende Aufgaben geprägt sind. Zu diesen gehören:

• Buchhaltung und Rechnungswesen: Automatisierte Buchhaltungstools erfassen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sortieren Belege und führen vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss aus.
• Kundenservice: Chatbots und automatische Antwortsysteme entlasten die Serviceteams, indem sie zumindest die Standardfragen selbstständig beantworten.
• Lagerhaltung und Logistik: Softwarelösungen unterstützen bei der Verwaltung von Lagerbeständen und helfen, Bestellungen rechtzeitig auszulösen.
• Personalverwaltung: Prozesse wie Urlaubsanträge, Arbeitszeiterfassung oder Lohnabrechnung lassen sich effizient digitalisieren.

Diese Beispiele zeigen: Bereits mit überschaubaren Mitteln lassen sich erhebliche Effizienzgewinne realisieren.

Auswahl der richtigen Technologien: Worauf KMU achten sollten

Vor der Einführung neuer Technologien sollten Mittelständler erst einmal eine Bestandsaufnahme ihrer bestehenden Prozesse vornehmen. Nur so wird ersichtlich, wo tatsächliche Schwachstellen beziehungsweise Optimierungspotenziale bestehen. Für kleine Unternehmen sind Cloud-basierte Lösungen häufig besonders attraktiv, denn sie benötigen keine eigene IT-Infrastruktur und lassen sich flexibel skalieren.

Wichtig ist zudem, die jeweiligen Anbieter sorgfältig auszuwählen. Offene Schnittstellen ermöglichen, verschiedene Systeme miteinander zu vernetzen. Darüber hinaus sollten Unternehmen auf die Datensicherheit achten − insbesondere wenn personenbezogene Informationen verarbeitet werden. Die Datenschutz-Grundverordnung setzt in diesem Punkt klare Standards, die auch bei der Auswahl von Softwarelösungen berücksichtigt werden müssen.

Herausforderungen und Fallstricke meistern

Trotz aller Vorteile birgt Automatisierung auch Risiken. Eine der größten Gefahren liegt darin, isolierte Einzellösungen einzuführen, die im Endeffekt nicht miteinander kommunizieren können. Dies führt langfristig zu ineffizienten Insellösungen. Umso wichtiger ist es also, von Anfang an auf einheitliche und skalierbare Systeme zu setzen.

Außerdem sollten die Mitarbeitenden von Beginn an in den Automatisierungsprozess einbezogen werden. Studien, etwa die bitkom Research 2023, zeigen: Unternehmen, die ihre Belegschaft aktiv in die Gestaltung neuer digitaler Prozesse einbinden, erzielen nicht sowohl eine höhere Akzeptanz als auch messbar bessere Ergebnisse. Entsprechende Schulungen und Weiterbildungen gehören deshalb fest zum Einführungsprozess dazu.

Schritt für Schritt zum Automatisierungserfolg

Bei der Automatisierung handelt es sich um kein Projekt, das von heute auf morgen abgeschlossen werden kann. Vielmehr stellt sie einen fortlaufenden Entwicklungsprozess dar, der mit kleinen, realistischen Schritten beginnt. 

Firmen, die gezielt die richtigen Prozesse automatisieren, schaffen Freiräume für Innovationen, sparen Kosten und stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit. Gerade für den Mittelstand gilt: Es muss nicht immer gleich die große Komplettlösung sein.