Der Fachkräftemangel ist kein Spukgespenst. Die Realität spricht tagtäglich eine deutliche Sprache und macht einem schnell bewusst, dass die Rekrutierung von geeignetem Personal in vielen Bereichen kaum zu stemmen ist. In der Pflege kann man dies flächendeckend mit eigenen Augen betrachten. Zu viele Pflegebedürftige und teils schwerkranke Menschen treffen auf einen Bruchteil an Arbeitskräften, die meist mit der anfallenden Arbeit mehr als ausgelastet sind. Doch auch über den Fachkräftemangel hinaus, gestaltet sich der Alltag eines Human-Ressource Mitarbeiters schwerer und schwerer. Auch interne Hürden gilt es regelmäßig zu überspringen, damit das Unternehmen mitarbeitertechnisch auf einem guten Kurs verweilen kann.

Ungleiche Handhabung der Datenverwaltung

Quelle: mohamed_hassan/ pixabay.com

Noch immer ist es in vielen Betrieben der Fall, dass eine Personalabteilung zentral von einem Standort aus gesteuert wird und somit von dort aus alle weiteren Standorte betreut. Wo die Kommunikation dank Telefonie, Video-Calls, Chats und E-Mails eigentlich auch auf weite Entfernung betrachtet einfach vonstattengeht, so ist dies im zentral gesteuerten Human-Ressource oftmals von anderer Natur. Mitarbeiterangelegenheiten über weite Strecken hinweg aufzunehmen und abzuarbeiten erfordert manchmal einen langen Atem und mehrere Anläufe. Es muss Problemsituationen oftmals hinterher telefoniert werden, um schlussendlich am Ziel anzugelangen.

Auch die unterschiedliche Handhabung der Datenverwaltung stößt immer häufiger auf Probleme und macht einen reibungslosen Ablauf umso schwerer. Urlaubsanträge, Abwesenheitsformulare und auch Rechnungen werden noch immer viel zu oft in Papierform erstellt und gelagert, sodass dies schon generell betrachtet einen größeren Arbeitsaufwand mit sich zieht. Kommt dann noch die aus der Ferne stattfindende zentrale Bearbeitung hinzu, wird der Prozess zu einer Belastungsprobe für die Mitarbeiter.

Miteinbeziehung intelligenterer Softwarelösungen

Die Digitalisierung und Automatisierung muss in den Unternehmen zu einem Hauptthema werden, um die eigenen HR-Mitarbeiter spürbar zu entlasten und die eigenen Unternehmensprozesse zu optimieren. Voraussetzung für die Bewerkstelligung ist die einheitliche Verwaltung der Datensätze, die wiederum nur gut realisiert werden kann, indem man die dafür ausgelegten Softwarelösungen in den Unternehmen implementiert.

Im Vorfeld müssen dafür alle Standorte eine Stammdatenanalyse vollziehen, die Aufschluss darüber gibt, mit welchen Tools, Lösungen und Herangehensweisen bisher gearbeitet wurde. Anhand des Analyseergebnisses werden diese Daten zusammengeführt und der zentralen Human-Ressource-Abteilung zugespielt. Dort wird das Ganze unter Miteinbeziehung der neuen Softwarelösung dann vereinheitlicht.

Vor allem die vielseitig einsetzbaren ERP-Systeme werden für solche Neuerungen genutzt, da sie in der Lage sind alle bestehenden Unternehmensprozesse detailliert aufzuschlüsseln und auch speziell im HR-Bereich zu überzeugen wissen. Mit diversen Modulen lassen sich soStammdatenmanagement und auch die Personalplanung flächendeckend vollziehen und alle sitzen in diesem Moment im selben Boot. Nur eine Vereinheitlichung kann dafür sorgen, dass Abläufe eine langfristig gleichbleibende Qualität aufweisen. Die digitale Arbeit im Personalwesen ist in der heutigen Zeit kaum noch wegzudenken und fördert eine reibungslose Abwicklung aller anfallenden Inhalte.

Mehraufwand durch Anfragen

Die Personalabteilung ist nicht nur eine ausführende und nach Mitarbeitern suchende Stelle, vielmehr agiert sie auch regelmäßig als beratende und einfühlsame Unternehmensabteilung, die dementsprechend auch hoch mit Anfragen frequentiert wird. Oftmals ist das Human-Ressource der einzige Ort, an dem ein Mitarbeiter in einem Gespräch frei äußern kann, was ihm gerade an der Arbeit stört. Die Personalabteilung dient als Instanz zwischen Management und Mitarbeiter und nimmt als Nahtstelle einen extrem hohen Stellenwert ein.

Um diesen Anfragen-Aufwand möglichst gering zu halten ist es wichtig, dass auch an dieser Stelle Automatisierungen greifen, die allen Beteiligten das Leben angenehmer und effizienter gestalten. Es muss für die Mitarbeiter zentral zugänglich und übersichtlich abrufbar sein, welcher HR-Mitarbeiter für welches Anliegen zuständig ist. Auch die zentrale Zugänglichkeit von HR-Dokumenten ist ein wichtiges Thema, damit Urlaubsformulare und ähnliches auch ohne mehrfaches Nachfragen direkt mitgenommen werden können. Um dieses unkomplizierte System Wahrheit werden zu lassen, sollte man sich von Aktenordern und anderen veralteten Ablagesystem verabschieden und den Mitarbeitern einen mühelosen digitalen Abruf möglich machen.

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Annalena Rüsche
Annalena Rüsche
Annalena Rüsche befindet sich aktuell in der Vorbereitung zum Studium. Sie absolviert in unserer Redaktion ihr Jahrespraktikum. Im Anschluss will Sie "Medienmanagement" studieren. In unserer Redaktion ist sie aktuell für den Newsdesk zuständig und hält Ausblick nach aktuellen und für unsere Leser wertvollen Informationen. Sie ist unter redaktion@mittelstand-nachrichten.de direkt erreichbar.
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