Der Pausenraum als Kostenfalle
Ein vollausgestatteter Pausenraum ist für jeden Angestellten eine angenehme Sache. Wer greift nicht gerne zu einer Tasse Kaffee, einer kalten Cola oder ein paar Keksen – vor allem dann, wenn der Chef sie bezahlt hat. Für den Arbeitgeber kann diese vermeintlich kleine Aufmerksamkeit aber schnell zu einer finanziellen und logistischen Herausforderung werden. Denn der Aufwand für die Beschaffung dieser Konsumartikel wird oft unterschätzt.
Hoher Aufwand für Fahrt, Einkauf und Transport
„Die ersten Fehler werden bereits bei der Auswahl der Bezugsquellen gemacht“, erklärt Marten Wittler von Office Depot, dem führenden Anbieter von Geschäftsbedarf und Dienstleistungen im Büro. Viele Unternehmen kaufen gerade die vermeintlich kleinen und nebensächlichen Dinge für den Pausenraum, wie z.B. Kaffee, Milch, Kekse, Servietten oder Spülmittel, einfach im Supermarkt um die Ecke. „So ist man es von zuhause gewohnt, wenn Kaffee und Wasser besorgt werden müssen“, so Wittler. „Aber gerade bei der Abnahme größerer Mengen macht es Sinn, Preise genau zu vergleichen und zumindest die Großhandelspreise z.B. bei Metro oder Handelshof zu nutzen.“
Zudem hat man im Großhandel alle Produkte an einem Platz und muss nicht durch mehrere Supermärkte eilen. Aber trotz finanzieller Einsparungen: Der Aufwand für die Fahrt zum meist abgelegenen Großhandel, die Einkaufszeit und der Transport ins Unternehmen, sind hoch.
Online-Händler mit Tücken
Die Lösung könnte also das Internet sein – Onlinehändler für entsprechende Konsumartikel gibt es mittlerweile reichlich, die Bestellung scheint einfach und es wird bis vor die Tür geliefert. Dies klingt im ersten Augenblick sehr verlockend, kann aber auch einige Tücken haben: Es wird schwierig, alle Produkte bei nur einem Händler zu finden, also werden Bestellungen bei mehreren Anbietern nötig. Das ist extrem aufwändig. „Zudem kommen je nach Bestellung auch noch hohe Versandkosten auf das Unternehmen zu“, ergänzt Wittler.
Eine einfache und kostengünstige Alternative, die die Vorteile aller anderen Anbieter verbindet, ist die Bestellung bei einem Büroausstatter. Die Büroausstattung, wie Stifte, Papier oder Druckerpatronen, wird bei den meisten Unternehmen wie selbstverständlich bei einem spezialisierten Lieferanten geordert und nicht im Großhandel oder gar im Supermarkt gekauft. Wieso also nicht auch die Konsumartikel für den Pausenraum?
Aus einer Hand
„Viele Einkäufer wissen nicht, dass Büroartikel-Lieferanten neben Standardbüroartikeln auch alle Produkte für einen gut ausgestatten Pausenraum führen“, so Wittler. Dabei kann hier eine Menge Zeit und Geld gespart werden: Die Bestellung ist einfach, da der Kunden-Account samt Webshop oder Katalog des Anbieters genutzt werden kann. Es gibt alle Produkte aus einer Hand, und die Lieferung erfolgt kostengünstig gemeinsam mit allen anderen georderten Büroartikeln. Zudem bieten die meisten Büroausstatter auch noch kostengünstige Eigenmarken an, die den Markenprodukten qualitativ in nichts nachstehen.
Und sollte sogar eine größere Anschaffung für den Pausenraum notwendig sein, z.B. eine neue Kaffeemaschine oder ein Kühlschrank, werden diese in der Regel ebenfalls angeboten. „Meist ist sogar eine persönliche Beratung durch Experten vor Ort inklusive“, so Wittler.
Der international führende Büroausstatter Office Depot hat früh erkannt, wie wichtig die richtige Ausstattung von Meeting- und Pausenräumen für ein Unternehmen ist. Office Depot bietet daher ein weites Produktprogramm an für die Einrichtung eines attraktiven Pausenraums – von der Kaffeemaschine über Getränke, Snacks und Reinigungsmittel bis zum passenden Mobiliar.
