XRechnung – Wer ist betroffen?

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Im Zuge der Digitalisierung und einheitlichen Arbeitsweisen europäischer Behörden haben sich in den vergangenen Jahren eine Reihe von Spezifikationen im Rechnungsprozess europäischer und deutscher Behörden entwickelt. Lieferanten, die mit Bundesbehörden zusammenarbeiten können, eine Rechnungslegung nur noch digital mit der E-Rechnung durchführen. Es gibt jedoch keine Option, mit einem PDF zu arbeiten. Vielmehr erwarten die Behörden ein speziell kodiertes Rechnungselement, nach dem Standard der XRechnung.

An wen muss ich eine XRechnung stellen?

Seit geraumer Zeit sind alle Lieferanten der Behörden offiziell und gesetzlich dazu verpflichtet, anfallende Rechnungen über einen elektronischen Weg an die Behörden zu übermitteln. Um Rechnungen als Lieferant stellen zu können, sind jedoch ein paar technische Besonderheiten und administrative Gegebenheiten zu beachten. Effizient durchgeführt kann die Xrechnung eine Reihe von positiven Aspekten bereithalten und den Rechnungsprozess nicht nur wesentlich vereinfachen, sondern auch schneller abhandeln. Lieferanten müssen für eine Rechnungsstellung ein spezielles Rechnungserstellungssystem nutzen. Hierfür gibt es Hersteller, die die Programme bereitstellen und auch den technischen Support sichern. Der Anbieter Quadient wartet hierfür mit einer breiten Infrastruktur auf.

Betroffene Lieferanten müssen für die Nutzung der XRechnung ihre bestehenden und genutzten Rechnungserstellungssysteme anpassen bzw. umstellen. Die einzelnen Hersteller haben hierfür ggf. notwendige Updates bereitgestellt. Wenn dieser Umstand nicht gegeben ist, müssen weitere externe Lösungen verwendet werden. Bereits vor einer Anschaffung entsprechender Systeme müssen die Lieferanten für sich überprüfen, wie viele dieser E-Rechnungen vermutlich für ein Kalenderjahr nach dem Standard XRechnung perspektivisch erstellt werden. Sollten weniger als 12 XRechnungen anfallen, so empfiehlt sich die Erstellung der XRechnung via Web-Maske. Wenn jedoch eine höhere Anzahl anfällt, so lohnt es sich für die Lieferanten eine professionelle Rechnungsausgangslösung in Erwägung zu ziehen.

Um Kunden den Umstieg so einfach wie möglich zu gestalten, haben Anbieter im Regelfall einen Funktionsbaukasten bereitgestellt und bieten verschiedenartige Buchungsvarianten an, die mitunter auch in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integriert werden kann.

Die Vorteile eine E-Rechnung / XRechnung

Eine E-Rechnung weist umfassende positive Aspekte auf, die von Unternehmen gezielt genutzt werden können. Neben der bereits erwähnten Kosten- sowie Zeitersparnis verringert sich vor allem der manuelle Aufwand für den Prozessschritt des Sendens sowie des Empfangens einer E-Rechnung deutlich. Zudem minimieren sich mögliche Fehlerquoten erheblich. Das vorgegebene Format trägt dafür Sorge, dass die notwendigen Rechnungsangaben ebenso eindeutig sind. Eine lange und umfassende Suche nach möglichen Bestell- bzw. Lieferantennummern entfällt beispielsweise gänzlich. Der Standard der XRechnung wurde an den Bedürfnissen und Notwendigkeiten der öffentlichen Auftraggeber hin angepasst und konzipiert. Hierfür fällt beispielsweise die Implementierung der sogenannten Leit-ID an. Eine Leit-ID gibt es nur in Kombination der Rechnungsstellung mit dem Öffentlichen Dienst.

Quadient hilft bei der Umstellung auf XRechnungen

Quadient vertritt ein Selbstverständnis als unterstützendes Bindeglied zwischen Unternehmen und Kunden, um möglichst langfristige und vor allem erfolgreiche Kundenbeziehungen aufzubauen. Da Unternehmen mitunter vor schwierigen Umsetzungsprozessen in unterschiedlichen Teilbereichen stehen, unterstützt Quadient hier zielgerichtet bei der Umsetzung neuer unternehmerischer Prozesse. Die Umstellung der E-Rechnung auf die Spezifikation der XRechnung kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen, insbesondere für die gebotene IT-Landschaft. Um hierfür eine Infrastruktur bereitzustellen, sind folgende Punkte bei der Umsetzungsunterstützung von Quadient gefragt.

Durch die Nutzung der Services von Quadient sowie des technischen Supports können unternehmerisch bei der Umsetzung der Spezifikation XRechnung folgende Indikatoren nachgehalten werden:

• Technische Funktionsfähigkeit der internationalen Austauschformate;
• Fehlerfreie Erkennung der E-Rechnung;
• Ein automatisiertes Buchen ohne manuelle Eingriffe;
• Kein Papier mehr;
• Visuelles einfaches Überprüfen möglicher Fehler;