Digitale Unterschrift: Was muss man beachten?

Die Verwendung elektronischer Signaturen ist in allen Branchen alltäglich geworden. Jeder, der regelmäßig mit digitalen Dokumenten und Verträgen zu tun hat, wird schon einmal mit einer elektronischen Unterschrift in Berührung gekommen sein. 

Ganz gleich, ob Sie in der Immobilienbranche, im Finanzdienstleistungssektor oder einfach nur als Verbraucher tätig sind, es ist wahrscheinlich, dass Sie schon einmal etwas digital unterschreiben mussten. Elektronische Signaturen sind heute zwar gang und gäbe, werden aber nicht von allen verstanden. Daher ist es wichtig, dass Sie vor der Einführung einer elektronischen Unterschrift in Ihrem Unternehmen bestimmte Faktoren berücksichtigen.

Was ist eine elektronische Signatur?

Einfach ausgedrückt ist eine elektronische Signatur eine computergenerierte visuelle Darstellung einer Unterschrift, die digital auf einem Dokument angebracht wird, um die Identität einer Person und die Bedingungen eines Vertrags zu bestätigen. Eine digitale Signatur kann anstelle einer handschriftlichen Unterschrift verwendet werden, da sie ein höheres Maß an Sicherheit bietet. 

Digitale Signaturen bestätigen, dass ein Dokument seit der Unterzeichnung durch die Person, die es unterzeichnet hat, nicht verändert wurde. Mit einer digitalen Unterschrift kann nachgewiesen werden, dass die Person, die das Dokument unterzeichnet hat, diejenige ist, die sie vorgibt zu sein und dass das Dokument seit seiner Unterzeichnung nicht verändert wurde.

Warum ist es wichtig, den Bedarf an einer elektronischen Signatur zu ermitteln?

Als Erstes muss der Bedarf an einer elektronischen Signatur ermittelt werden. Auch wenn sie unter bestimmten Umständen die logischste Option zu sein scheint, gibt es Situationen, in denen eine digitale Signatur nicht die beste Lösung ist. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, um alle Aspekte Ihres Unternehmens zu berücksichtigen, bevor Sie entscheiden, ob eine elektronische Signatur für Sie die richtige ist. Die Verwendung bietet viele Vorteile, darunter geringere Kosten, höhere Effizienz und schnellere Bearbeitungszeiten. In einigen Rechtsordnungen kann eine digitale Unterschrift auch rechtlich verbindlicher sein als eine handschriftliche Unterschrift.

Arten von elektronischen Signaturen:

• Die einfache elektronische Signatur: Nach § 127 BGB kann eine einfache elektronische Signatur nur für formlose Vereinbarungen verwendet werden. An eine einfache digitale Unterschrift werden keine besonderen Anforderungen gestellt. Bei Rechtsstreitigkeiten wird der Anscheinsbeweis der digitalen Signatur berücksichtigt.
• Die fortgeschrittene elektronische Signatur: Nach dem Signaturgesetz (§ 2 Nr. 2) muss eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit einem eindeutigen – geheimen – Signatur Schlüssel erstellt werden. Darüber hinaus schränkt § 127 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) die Verwendung fortgeschrittener digitaler Signaturen für formfreie Verträge ein. Vor Gericht gilt eine fortgeschrittene digitale Signatur als Anscheinsbeweis.
• Die qualifizierte elektronische Signatur: Nach § 126a BGB kann das Gesetz umgangen werden, wenn ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet wird, sofern die elektronische Form zulässig ist. So bestimmt beispielsweise § 626 BGB, dass ein Arbeitsverhältnis immer schriftlich zu kündigen ist. Eine qualifizierte digitale Signatur erfordert einen Signaturschlüssel, einen Signaturprüfschlüssel und ein Zertifikat für den Schlüssel. Diese Schlüssel müssen vorhanden sein, um eine digitale Unterschrift zu erzeugen.

Praktische Anwendungen einer digitalen Signatur:

• Vertragserfüllung: Elektronische Signaturen können verwendet werden, um Verträge, Vereinbarungen und andere Dokumente, die Organisationen und Einzelpersonen rechtlich binden, digital zu unterzeichnen.
• Unternehmensführung und Management: Elektronische Signaturen können verwendet werden, um verschiedene Protokolle und Dokumente zur Unternehmensführung digital zu genehmigen und abzuzeichnen.
• Finanztransaktionen: Digitale Signaturen werden zur Unterzeichnung und Authentifizierung von Dokumenten im Zusammenhang mit Finanztransaktionen verwendet: Kreditverträgen, Zahlungsanweisungen und anderen Dokumenten.
• Identitätsüberprüfung: Digitale Signaturen können zur Identitätsüberprüfung und für KYC-Dokumente (Know Your Customer) verwendet werden, die von Regierungsbehörden verlangt werden.