Buchhaltung einfacher gestalten: 5 Tipps

Buchhaltung ist Fluch und Segen zugleich. Sie macht es möglich, dass Steuern gespart werden, Nachweise schnell auffindbar sind und Ordnung herrscht – im Idealfall zumindest. In der Realität empfinden viele Unternehmer die Buchhaltung als Last, da sie nun mal viel Aufwand bedeutet und leicht Fehler geschehen können.

Das muss aber gar nicht sein. Statt sich gegen die Buchhaltung zu wehren, sollte sie einfach richtig gelernt werden. Dann ist sie nämlich auch nicht mehr so überwältigend oder anstrengend – sie gehört einfach zum Tagesgeschäft dazu. Das erspart später viele Schwierigkeiten und kann auch Geld sparen.

1. Buchhaltung verstehen

Den wichtigsten Schritt überspringen viele Unternehmer bereits. Denn wer Buchhaltung richtig und effektiv gestalten möchte, muss sie erst einmal verstehen. Doch leider wird da häufig noch von „Papierkram“ gesprochen, obwohl es sehr viel komplexer ist.

Die Buchhaltung ist eigentlich die Abteilung, die sich mit der Buchführung befasst. Buchführung ist wiederum das Erfassen aller Geschäftsvorgänge. Sie sollte lückenlos und geordnet sein. Es gibt täglich, monatlich und jährlich relevante Vorgänge. Zum täglichen Geschäft gehören beispielsweise das Schreiben von Rechnungen oder das Sammeln von Belegen. Jährlich ist sind Steuererklärungen wichtig. Erst wenn man weiß, was alles zur Buchhaltung gehört und für welchen Zeitraum diese Vorgänge relevant sind, kann man sich die Buchhaltung auch erleichtern.

2. Buchhaltung durch Firmenkonto

Ein Hilfsmittel, das die Buchführung schon mal vereinfachen kann, sind Firmenkonten mit integrierter Buchhaltung. Auch als Geschäftskonten mit Buchhaltung bezeichnet, sind sie entwickelt worden, um Unternehmen den Alltag zu erleichtern.

Einige Konten haben praktische Apps. Häufig können auch gleich Rechnungen erstellt werden oder aber die Zahlungseingänge werden direkt über eine Buchhaltungssoftware festgehalten. Auch eine direkte Übermittlung an den Steuerberater ist bei einigen Konten möglich.

3. Vorsicht ist besser als Nachsicht

Buchhaltung wird gerne mal aufgeschoben. Das ist einer der größten Fehler, die man machen kann. Denn jeden Tag einige Minuten Buchhaltung zu machen, ist deutlich weniger zeitintensiv, als im Nachhinein alles erfassen, sortieren und ordnen zu müssen. Wer Rechnungen erst am Jahresende sortiert, der findet vielleicht einige schon nicht mehr. Auch wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, können plötzlich Lücken in der Buchführung entstehen.

Deswegen sind Buchhaltungssysteme (oder auch ein Firmenkonto mit Buchhaltung) so wichtig. Sie erleichtern die Eingabe und sortieren automatisch Rechnungen und Belege. Dies erst im Nachhinein zu machen, wird immer Zusatzaufwand bedeuten, da bestimmte Vorgänge nicht mehr frisch im Gedächtnis sind und es viel Zeit in Anspruch nimmt, nicht vorhandene Belege anzufordern oder zu suchen.

4. Externe Hilfe holen

Gerade in der Gründungszeit eines Unternehmens (aber auch, wenn sich ein Unternehmen schnell entwickelt) sollte externe Hilfe für die Buchhaltung in Erwägung gezogen werden. Das beginnt schon damit, dass der Steuerberater in die Planung der Buchhaltung einbezogen werden sollte. Spezifische Ordnungssysteme oder rechtliche Feinheiten können so von Anfang an kommuniziert werden.

Aber auch Kurse können helfen. Ist die Buchhaltung keine eigene Abteilung oder sind die Mitarbeiter nicht speziell für die Ansprüche des Unternehmens ausgebildet, können Kurse und Weiterbildungen eine gute Möglichkeit sein, um sich rechtzeitig um die richtige Buchhaltung zu kümmern und langfristig Ordnung zu halten.

5. Termine einhalten

Termine und Buchhaltung, das geht Hand in Hand. Der Grund dafür, dass Buchhaltung so penibel und hart angegangen werden musst, ist, dass sonst Strafen drohen oder Steuererleichterungen ausgelassen werden. Deshalb sollte eine Buchhaltungssoftware alle wichtigen Stichtage eingetragen haben – aber diese Tage sollten auch noch mal im Kalender angestrichen werden.

Außerdem sollte alles rechtzeitig vorhanden sein. Wer einen Stichtag hat, sollte mindestens zwei Wochen vorher schon alles beisammen haben. Denn kommt es dann doch zu Lücken oder Nachfragen, bleibt Zeit, um diese noch zu klären. Wer zu lange wartet, der kann nur hoffen, dass alles vorhanden ist – Spielraum gibt es dann keinen mehr.