Zu viele Meetings – Zu wenig produktive Arbeit

Immer noch werden zu viele unproduktive Meetings durchgeführt. Das ist das Ergebnis einer Untersuchung der Organisations- und Personalberatung Korn Ferry, die 1.945 Berufstätige befragt hat.

• 67 Prozent der Befragten haben angegeben, zu viel Zeit in Meetings zu verbringen, die sie von der eigentlichen Arbeit abhalten.
• Ein Viertel ist der Meinung, höchstens 70 Prozent eines Tages produktiv zu verbringen.
• 64 Prozent der Befragten halten direkte Gespräche für deutlich zielführender
• Ein Drittel (35 Prozent) der Befragten geht auch zu Meetings, bei denen schon im Vorfeld klar ist, dass sie nicht sinnvoll sind
• Jeder Fünfte (21 Prozent) verbringt pro Woche mindestens fünf Stunden in unproduktiven Besprechungen

„Auch wenn das einige Befragte angegeben haben: Niemand ist zu 100 Prozent eines Tages produktiv“, sagt Thomas Faltin. „Das kann in Spitzenzeiten eine limitierte Anzahl an Tagen möglich sein, das könnte aber niemand langfristig durchhalten. 70 Prozent ist grundsätzlich ein realistischer Wert. Allerdings sagt er noch nichts über die Qualität der Arbeit aus, die verrichtet wird. Und die ist in den meisten Fällen schlechter, wenn die restlichen 30 Prozent falsch eingesetzt worden sind – das können häufig unstrukturierte, nicht zielführende und gar chaotische Meetings sein. Sie beinträchtigen die Motivation und damit auch die Produktivzeit negativ.“

Und so sagen nur 16 Prozent der Teilnehmer, dass die von ihnen besuchten Meetings einen positiven Einfluss auf ihre Arbeit hätten. Direkte Gespräche mit Vorgesetzten sowie Kolleginnen und Kollegen schätzen dagegen 64 Prozent als sehr positiv ein. 20 Prozent sind der Ansicht, dass eine unabhängige Tätigkeit und Zeit mit sich selbst ebenfalls einen sehr positiven Einfluss auf ihre produktive Zeit haben. Trotzdem: Mehr als ein Drittel (35 Prozent) der Befragten gibt zu, auch dann an Meetings teilzunehmen, wenn schon im Vorfeld absehbar ist, dass sie nichts bringen. Und 21 Prozent haben ausgesagt, pro Woche mindestens fünf Stunden Zeit für unproduktive Meetings aufzuwenden.

Schritt eins: Meetings strukturieren, Schritt zwei: Meetings abschaffen

Thomas Faltin sagt: „Ich halte diese Zahl für noch zu gering – je nach der Meeting-Kultur eines Unternehmens. Meine Empfehlung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch für ihre jeweiligen Führungskräfte ist es, bei einer ausgeprägten Meetingkultur nicht im ersten Schritt die Besprechungen an sich in Frage zu stellen. Sondern zunächst einmal zu überlegen: Wie lassen sich diese produktiv gestalten und gezielt nutzen, um Entscheidungen herbeizuführen und das Team voran zu bringen. Lässt sich dies nicht umsetzen, ist die Sinn-Frage einzelner Meetings deutlich fundierter zu stellen. Des Weiteren brauchen Meetings in der Regel sinnvolle Vor- und Nachbereitung sowie eine klare Agenda und eine entsprechende Zielsetzung. Seitens der Unternehmensleitung sollte man sich direkt die Frage stellen: Wie viel Zeit soll in meinem Unternehmen durch Gruppenaustausch gebunden werden – und könnte es nicht sinnvoll sein, gerade häufige Jour Fixes und Regelmeetings zu kürzen oder gar ganz zu streichen und stattdessen eine direkte Kommunikation zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu fördern.“

Die Hälfte gibt an, nach wie vor nach Präsenz bewertet zu werden

Das Thema Präsenzkultur ist auch in der Zeit der Digitalen Transformation nicht nur in Meetings nach wie vor ein wichtiges Thema in Unternehmen. Knapp die Hälfte (49 Prozent) der Befragten ist der Meinung, auch nach ihrer Anwesenheit bewertet zu werden. 87 Prozent stimmen zu, dass häufigere Pausen dazu führen würden, ihre Produktivzeit noch deutlich besser wahrnehmen zu können.

„Unternehmen, die noch immer Präsenznoten verteilen, haben nach wie vor kein Bewertungssystem nach qualitativen Gesichtspunkten gefunden“, sagt Thomas Faltin. „So können große Potenzialträger ebenso verdeckt bleiben wie konsequente Minderleister – es kommt schließlich auf die ‚Face Time‘ an. Das sehen wir auch immer wieder in unserer täglichen Beratungspraxis. Viele Unternehmen arbeiten jedoch daran, Arbeitszeit soweit es geht zu flexibilisieren und auch ihre Bewertungs- und Vergütungssysteme zu modernisieren. Dabei helfen auch digitale Tools, die Arbeitsleistungen erfassen und bewerten können. Gerade in kreativen Berufen ist Präsenzzeit kontraproduktiv. Psychologisch ist bewiesen, dass Kreativleistung häufig eher bei einem Waldspaziergang als vor dem Schreibtisch stattfindet. Gerade wer viel Nachdenken muss, dem sollten die hier geforderten Pausen unbedingt zugestanden werden, um ein deutliches Plus an Leistung abrufen zu können.“

Quelle: Korn Ferry International GmbH