Veranstaltungsplanung – Checkliste für Unternehmen

In der heutigen Zeit kommt kaum ein Unternehmen mehr ohne Tagungen, Ganztages-Meetings oder Firmenveranstaltungen aus. Ob diese Events nun zur Mitarbeitermotivation, als Belohnung für die eigene Belegschaft oder zur Ausarbeitung wichtiger Inhalte veranstaltet werden, eine solche Veranstaltung will definitiv gut geplant sein. Denn nur dann lohnt sich der finanzielle Aufwand. Von der Wahl der geeigneten Location bis hin zum genauen Tagesablauf gibt es viele wichtige Details zu bedenken. Nachfolgend erhalten alle Unternehmen daher eine Checkliste, worauf es bei der Veranstaltungsplanung ankommt.

Die Konzeptphase

In der Konzeptphase, die gerade bei Großveranstaltungen schon 12 Monate im Voraus anlaufen sollte, gilt es das Ziel und die Art des Events genau zu definieren. Mit welchem Thema soll sich die Firmenveranstaltung beschäftigen und wer im Unternehmen ist für die Planung des Events zuständig? Neben dem Organisations-Team sollte auch das Budget festgelegt werden. Folgende Aspekte sollte das vollständige Veranstaltungskonzept darüber hinaus beinhalten:

• die Finanzierung oder ein mögliches Sponsoring abklären
• das Datum sowie die Eventdauer festlegen
• klären, ob zur gleichen Zeit mögliche Konkurrenzevents stattfinden
• die Zielgruppe des Events und die Anzahl der Gäste bestimmen
• ggf. Eintrittspreise festlegen
• einen genauen Zeit- sowie Ablaufplan ausarbeiten
• bei Bedarf ein Programm für VIPs oder einen alternativen Plan im Fall von schlechtem Wetter ausarbeiten

Einige dieser Aspekte müssen natürlich nicht nur während der Konzeptphase bedacht werden. Vielmehr gilt es das Einhalten des Zeitplans und Budgets fortwährend zu überwachen.

Die passende Location

Eine Firmenveranstaltung steht und fällt mit der passenden Location. Dabei dürfte während der Konzeptphase bereits klar werden, welchen Ansprüchen die Event-Location gerecht werden muss. Dies ergibt sich zum Beispiel aus der Teilnehmerzahl. Außerdem stellt sich die Frage, wie viele Teilnehmer des Events von außerhalb anreisen und in welchem Umfang daher Übernachtungsmöglichkeiten benötigt werden. Die Location sollte nicht nur ausreichend große Räume bieten, sondern auch alle technischen Voraussetzungen erfüllen, die zur erfolgreichen Umsetzung der Firmenveranstaltung erforderlich sind. Vor dem Abschluss eines Vertrags sind nicht nur die Vertragsbedingungen für die Location-Miete, sondern auch die nachfolgenden Faktoren zu klären:

• Kosten für den Stromverbrauch, die Reinigung und Versicherung der Location
• Übernahme oder freie Wahl von Caterer und Personal vor Ort abklären
• klären, ob das erforderliche Material/die benötigte Technik/Möbel und Dekorationen gestellt werden
• Erreichbarkeit der Location (sind ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden?)

Viele Event-Locations bzw. Hotels, die sich wie A&O Hostels unter anderem auf Firmenevents spezialisiert haben, bieten nicht nur Tagungsräume, sondern auch einen gesonderten Ansprechpartner für alle Firmenkunden an. Abmachungen mit diesem Ansprechpartner erleichtern die Eventplanung ungemein. Bei der Buchung von Tagungsräumen in einem Hotel können diese zudem meist vergünstigte Kosten für die Übernachtung gewähren.

Das Rahmenprogramm organisieren

Nun geht es an den Feinschliff. Das Rahmenprogramm sollte nicht nur als fester Ablaufplan ausgearbeitet werden, sondern es gilt alle erforderlichen Personen für den Tag des Meetings zu engagieren. Vom Moderator über Redner, Artisten, Musiker oder DJs, die Art des Events bestimmt, welche Personen zu buchen sind. Auch für die folgenden Aufgaben will Personal entsprechend dem Bedarf am Eventtag organisiert werden:

• Eingang/Registrierung der Teilnehmer
• Garderobe
• Sicherheit
• Auf- und Abbau
• Service
• Reinigung
• Dolmetscher
• Feuerwehr/Rettungsdienste
• Technik

Für das Personal sind außerdem genaue Einsatz- sowie Ablösepläne inklusive der entsprechenden Pausenzeiten zu entwickeln. Nicht nur für die Verpflegung der Gäste, sondern auch für die Verpflegung des Personals sollte entsprechend gesorgt werden. Eventuell sind Uniformen für das Personal anzufertigen. Dazu gilt es die entsprechenden Kleidergrößen zu erfragen. Wohlmöglich muss gerade das Service-Personal vor seinem Einsatz noch ein Briefing durchlaufen, um am Tag des Events allen Anforderungen gerecht zu werden.

Weitergehende Planungen

Die Einladungen für das Event sind mit einer Vorlaufzeit von maximal sechs Wochen, oder besser noch früher zu versenden. Außerdem sollte eine Frist gesetzt werden, binnen der die Gäste bekanntgeben müssen, ob sie an dem Event teilnehmen werden oder nicht. In diesem Zusammenhang sind auch Extra-Wünsche bezüglich der Übernachtung oder des Caterings abzufragen. Gegebenenfalls müssen Unterkünfte und eine Kinderbetreuung organisiert werden. Nachdem alle Teilnehmer ihre Teilnahme bestätigt haben, kann ein Sitzplan erstellt werden. In dieser Phase sind neben den Einladungskarten auch weitere Drucksachen anzufertigen. Abhängig vom Event müssen die folgenden Materialien produziert werden:

• Eventpässe
• Beschilderung für die Location – außen und innen (Wegweiser, Türschilder, Hinweisschilder, Namensschilder, Tischkarten, Menükarten, etc.)
• Banner, Flyer und Plakate
• Broschüren und Tagungsunterlagen
• Feedbackbögen

Diese Checkliste deckt demnach die wichtigsten Grundpfeiler der Firmeneventplanung ab.