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Unternehmen strukturieren: Wann ist Hilfe von außen sinnvoll?

Frustrierende Strukturen und Abläufe

Viele Firmen beginnen als Einzelunternehmen oder als kleine Organisationen mit wenigen Mitarbeitern. Die Hierarchie ist dabei in der Regel eindeutig, die Zuständigkeiten sind klar verteilt. Wenn das Unternehmen größer wird, wächst die Struktur nicht von selbst mit – sie muss gezielt verändert werden.

Solche Umbrüche bilden nicht zwingend eine rückwirkende Kritik an den bisherigen Strukturen und Abläufen. Ähnlich wie bei einem Kleidungsstück, aus dem ein Kind herausgewachsen ist, kommt für wachsende Unternehmen irgendwann der Zeitpunkt, an dem sie sich strukturell und prozedural an die neuen Gegebenheiten anpassen müssen.

Nicht nur Firmen, sondern auch die Gesellschaft, die Technologien und der Wissensstand ändern sich. Viele Veränderungs-Berater lassen aktuelle Ergebnisse aus der Arbeits- und Organisationsforschung in ihre Pläne einfließen. Das Change Management kommt deshalb mitunter einer strukturellen Modernisierung des Unternehmens nahe und sorgt für die Steuerung von schwierigen und komplexen Situationen.

Wirtschaftliche Probleme und Unzufriedenheit

Strukturen und Abläufe, die nicht (mehr) zu einem Unternehmen passen, machen sich zum Beispiel in der sinkenden Zufriedenheit der Mitarbeiter bemerkbar. Solche Unzufriedenheit beeinträchtigt nachweislich die Produktivität einer Firma. Darüber hinaus wirkt sich die suboptimale Organisation möglicherweise auf die Liquidität des Unternehmens aus: Immer wieder kommt es vor, dass personelle und materielle Ressourcen verpuffen.

Die möglichen Gründe sind vielfältig. Zum Beispiel gelingt in manchen Unternehmen die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Akteuren nicht einwandfrei. Denkbar ist auch, dass die Produktion ins Stocken gerät, weil bei der Planung Fehler unterlaufen sind oder weil das Personal plötzlich an einer anderen Stelle benötigt wird.

Interne Probleme wirken sich häufig auf die Handlungsfähigkeit des Unternehmens aus. Eine Firma, die Fristen nicht einhält und eventuelle Mängel nicht bemerkt, verliert leicht ihre Kunden oder wächst nicht so stark, wie es eigentlich möglich wäre.

Das Change Management verfolgt das Ziel, nicht nur Notlösungen zu finden, sondern die Problemursachen zu beseitigen. Dazu können unterschiedliche Bausteine gehören – einschließlich der Suche nach passgenauem Personal, Software oder anderen technischen Hilfsmitteln.

Druck auf Führungskräfte

Nach dem Veränderungsmodell von Kurt Lewin erfolgt das Change Management in drei Phasen. In der Auftauphase (unfreezing) entsteht ein Bewusstsein dafür, dass sich etwas ändern muss. In der anschließenden Bewegungsphase (moving) verändern sich Strukturen und Abläufe im Unternehmen. Die dritte Phase setzt die gefundenen Lösungen um und etabliert sie (refreezing).

Oft begleitet ein externer Berater den Umbruch. Die Steuerung von schwierigen und komplexen Situationen durch einen externen Berater bietet den Vorteil, dass der Veränderungsprozess und das Tagesgeschäft für alle sichtbar voneinander getrennt werden. Da sowohl die Führungskräfte als auch die einfachen Mitarbeiter von den Umbrüchen betroffen sind, sitzen alle im selben Boot.

Insbesondere in der Auftau- und Bewegungsphase können Konflikte entstehen. Typischerweise sind die Mitarbeiter verunsichert, weil altbekannte Strukturen sich wandeln. Manche Mitarbeiter stellen sich diesen Veränderungen möglicherweise sogar offen entgegen. Wenn externe Fachkräfte diesen Wandel begleiten, können sie als Puffer wirken, wo sonst der Team- oder Abteilungsleiter direkt im Kreuzfeuer stehen würden.

Darüber hinaus sind die Führungskräfte oft mit ihren bisherigen Aufgaben beschäftigt. Wenn sie zusätzlich das Change Management allein organisieren müssten, würden sie schnell an ihre zeitlichen Kapazitäten stoßen.

Spezifische Kompetenz und Erfahrungen

Das Change Management stellt eine Spezialaufgabe dar. Der Erfolg oder das Scheitern der Veränderungsprozesse wirkt sich massiv auf das Unternehmen aus. Deshalb ist es sinnvoll, mit dieser heiklen Aufgabe einen kompetenten Experten zu beauftragen.

Es liegt in der Natur des Veränderungs-Managements, dass ein Unternehmen nur selten diesen Prozess durchläuft. Ein externer Change Manager kann jedoch Erfahrungen mit den Umbrüchen in vielen verschiedenen Firmen sammeln. Diese Erfahrungen kommen einem Unternehmen zugute, auch wenn es zum ersten Mal eine grundlegende Umwälzung erlebt.

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