Für Unternehmer ist es wichtig, neue Mitarbeiter möglichst schnell und nahtlos in den Betrieb einzugliedern. Daher sollte man diesen Prozess bewusst gestalten und kontrollieren, so dass ein erfolgreicher Arbeitsbeginn garantiert ist.

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Was bedeutet eigentlich Onboarding?

Onboarding ist ein Begriff, der im Zuge der Digitalisierung, Globalisierung und Modernisierung der Arbeitswelt auch in deutschen Unternehmen Einzug gehalten hat. Im Prinzip bedeutet es nichts anderes, als alle Tätigkeiten und Aspekte rund um das Willkommen Heißen und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen.

Das „an Bord Nehmen“ neuen Personals wird dabei als mehrteiliger Prozess verstanden, mit dem die positiv verlaufende Eingliederung in die Unternehmensstruktur aktiv verfolgt wird.

Wieso ist Onboarding so wichtig?

Im Rahmen von schnellem Wachstum und sehr individuellen Tätigkeitsfeldern vor allem bei Tech-Startups die sich mit der Zeit verändern, ist Recruiting zu einem eigenen Wirtschaftszweig geworden.

Das Auftreiben der richtigen Fachkräfte ist nämlich gar nicht so einfach, vor allem wenn sehr spezifisches Vorwissen gefragt ist. Insbesondere, da die nötigen Voraussetzungen und Umstände für die Gestaltung des Onboarding-Prozesses sehr individuell sind, ist es wichtig, dass sich Arbeitgeber damit beschäftigen.

Viele Mitarbeiter entscheiden schon beim ersten Eindruck, ob ihnen die Arbeit im neuen Büro gefallen wird. Mit einem sauber ausgestalteten Onboarding kann man die Chancen maximieren, einen Mitarbeiter über die Probezeit hinaus im Unternehmen zu halten.

Außerdem dürfte es in den meisten Fällen auch der Produktivität auch qualitativ dienlich sein, wenn innerhalb eines überschaubaren Zeitrahmens alle wichtigen Aspekte für die Arbeit im Unternehmen bereits geklärt werden.

Wie kann man Onboarding-Prozesse optimieren?

Damit das Onboarding im eigenen Unternehmen reibungslos funktioniert und auf die individuellen Anforderungen zugeschnitten ist, braucht es natürlich einiges an Erfahrung. Daher ist es wichtig, dass das Personalmanagement diese Prozesse verfolgt und aus Fehlern lernt. Doch zur Grundlage gibt es einige Aspekte, die immer beachtet werden können:

Willkommenspaket mit wichtigen Informationen: Ein kleiner Goodie-Bag mit nützlichen Arbeitsutensilien macht einen guten Eindruck. Man kann beispielsweise Kugelschreiber und einen USB-Stick mit Firmenlogo beilegen, auf dem bereits wichtige Daten hinterlegt sind, die beim Einstieg helfen. Solche Speichersticks können bereits bequem bei der Bestellung mit den Daten bespielt werden. Gibt es vielleicht Anleitungen, ein Handbuch, oder sonstige Dokumente zur Einführung? Dann speichert man diese einfach auf dem USB-Stick ab, übergibt ihn dem Neuankömmling und dieser kann sich dann auf eigene Faust einlesen.

Natürlich könnte man diese Dateien einfach online senden, in Kombination mit ein bisschen kostenlosem „Swag“ macht man dem neuen Kandidaten jedoch eine kleine Freude. Als Beigabe ist auch die eigene Kaffeetasse mit Aufdruck der Firma ein gern gesehener Klassiker.

Offenheit für Fragen und Ziele klar kommunizieren. Ein neuer Mitarbeiter sollte nie das Gefühl haben, andere Mitglieder des Teams mit den eigenen Fragen zu stören oder von ihrer Arbeit abzuhalten – das Eingliedern von Neuankömmlingen gehört nämlich zum Aufgabenbereich aller dazu.

Dabei sowohl Fachliches als auch die Kultur im Unternehmen richtig balancieren, so dass gemeinschaftliches und Arbeitsverhalten direkt auf den richtigen Kurs gebracht werden. Ein gutes Betriebsklima ist nun mal essentiell für die Produktivität.

Wenn man dem neuen Mitarbeiter von Anfang an klar macht, welche Schwierigkeiten im Normalfall auftreten können, wie lange es dauern kann, bis bestimmte Prozesse verstanden werden und dass das Ziel der Einarbeitung ist, möglichst viele Konfliktpunkte aufzudecken und zu beheben, gibt dies dem Mitarbeiter eine positive Grundstimmung mit auf den Weg. Das Gefühl, unterqualifiziert zu sein, kann damit bei unsicheren Persönlichkeiten vermieden werden.

Das richtige Personal für die Einarbeitung abstellen. Onboarding ist Teamarbeit, aber ein vertrauter Ansprechpartner – zum Beispiel auch ein gleichgestellter Kollege – ist sehr wichtig. Mit Namensschildern an den Schreibtischen lässt sich die Vorstellung auch vereinfachen: Jeder ist zu Beginn überfordert, wenn er mit zig neuen Namen konfrontiert wird. Je leichter solche Kleinigkeiten gemacht werden, desto sicherer fühlt sich ein neuer Mitarbeiter in der Kommunikation mit dem Team.

Gleichzeitig sollte das Team auf jeden Fall schon vorm ersten Tag Bescheid wissen, damit niemand überrascht ist oder den Neuankömmling ignoriert. Es ist kein tolles Gefühl, sich in einem neuen Umfeld als Fremdkörper zu empfinden.

Rückmeldung und Rücksprache mit dem Kandidaten hoch bewerten. Kommunikation ist essentiell. Häufige Gespräche mit neuen Arbeitskräften helfen, den Fortschritt bei der Einarbeitung zu kontrollieren. Dafür ist natürlich auch die richtige Atmosphäre notwendig, aber wenn neue Mitarbeiter direkt das Gefühl haben, Probleme oder Sorgen ansprechen zu können, können diese sofort gelöst werden. Es ist auch von Vorteil, wenn die Gespräche vorher angekündigt werden oder einer Regelmäßigkeit folgen – dann fühlen sich die Treffen im Separee nicht so an, als wären sie aus einer Notwendigkeit heraus entstanden, wie etwa aufgrund von mangelhaftem Verhalten oder Arbeitsergebnissen. Selbst wenn derartige Themen angesprochen werden ist klar, dass solche Probleme normal für die Einarbeitungsphase sind und aktiv im Interesse aller Beteiligten daran gearbeitet wird.

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„Schritt für Schritt“ Plan zur Einarbeitung: Aktivitäten und Ziele bestimmen für den ersten Tag, die erste Woche, den ersten Monat. Wird beispielsweise mit Kennzahlen gearbeitet, so kann man daran fair gestaltete Zwischenziele festmachen, die Im Laufe des Lernprozesses erreicht werden sollen.

Am ersten Tag sollten Arbeitsplatz, Rechner und ein lockeres Programm bereits vorbereitet sein. Eine Tour durch das gesamte Unternehmen ist der Klassiker – oft fällt diese aber zu hastig aus, so dass zu viele, kurze Eindrücke auf das neue Mitglied wirken. Nehmt euch also etwas mehr Zeit auch für persönliche Vorstellungen beim Rest des Teams. Wartezeit sieht unvorbereitet aus und kann den Neuen langweilen. Natürlich sollte man niemanden direkt mit Arbeit oder Aktivitäten überschütten und überfordern – die richtige Balance ist hier der Schlüssel.

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Alexandra Rüsche
Alexandra Rüsche
Alexandra Rüsche gehört seit 2009 der Redaktion Mittelstand-Nachrichten an. Sie schreibt als Journalistin über Tourismus, Familienunternehmen, Gesundheitsthemen, sowie Innovationen. Alexandra ist Mitglied im DPV (Deutscher Presse Verband - Verband für Journalisten e.V.). Sie ist über die Mailadresse der Redaktion erreichbar: redaktion@mittelstand-nachrichten.de
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