Prüfung des Vertriebs im Mittelstand

Zunehmender Wettbewerbsdruck, erhöhte Compliance-Anforderungen, Lösungs- statt Produktvertrieb und Internationalisierung machen eine Hinterfragung und Neu-Aufstellung des Vertriebs in mittelständischen Unternehmen notwendig. Der folgende Artikel beschreibt, wie eine Prüfung des Vertriebs helfen kann, sicherzustellen, dass der Vertrieb für diese Herausforderungen gut aufgestellt ist. Ein besonderer Fokus liegt hierbei auf der Auf- und Ablauforganisation, Schnittstellen und den Kernprozessen des Vertriebs. Zudem wird aufgezeigt, welche Massendatenanalysen im Geschäftsprozess „Auftrag-bis-Zahlungseingang“ (Order-to-Cash, O2C), Transparenz schaffen und Prozesseffizienzen stärken können.

Herausforderungen des Vertriebs

Der Mittelstand sieht sich durch die Internationalisierung der Märkte einer Vielzahl von Herausforderungen gegenüber. Internationale Mitbewerber bearbeiten angestammte Märkte. Der eigene Vertrieb agiert zunehmend global. Wettbewerbs- und Kostendruck als auch die Anforderungen an die Compliance nehmen zu. Dies hat unter anderem folgende Auswirkungen auf den Aufbaubau und die Prozesse im Vertrieb:

• Mittelständische Unternehmen gründen ausländische Tochtergesellschaften oder kaufen bestehende Unternehmungen. Der Vertrieb muss eine zentralere und strategischere Rolle einnehmen.
• Der Trend geht weg von Produkt- hin zum Lösungsvertrieb. Dies bedeutet für den Vertrieb, dass ggfs. komplementäre Dienstleistungen und Handelswaren in das Angebot mit einfließen müssen.
• Compliance-Risiken wie z.B. Bestechung und Korruption, Kartellrecht, Geldwäschegesetz oder Datenschutz erfordern Kenntnisse und Schulungen des Vertriebs aber auch dezidierte Prozesse und Regeln.
• Der Vertriebler avanciert zum internen und externen Schnittstellenmanager (Ein-Gesicht-zum Kunden) und benötigt ein erhöhtes Prozess- und Technik- Verständnis, um die Produkte und Lösungen verkaufen zu können.

Audit des Vertriebs

Um dem Management die Sicherheit zu geben, dass der Vertrieb und die implementierten Prozesse und Kontrollen den oben dargelegten Herausforderungen gerecht werden, muss eine Prüfung des Vertriebs sich der Vertriebsabteilung ganzheitlich und auch operativ nähern und nicht nur die typischen Finanzziele und -kontrollen im Geschäftsprozess Order-to-Cash testen. Vor diesem Hintergrund muss die Interne Revision die Auf- und Ablauforganisation im internationalem Kontext sowie die Unterscheidung indirekter und direkter Vertrieb in den Blick nehmen. Dies wiederum bedingt, eine Durchleuchtung der Vertriebsstrategie und der unterschiedlichen Prozesse sowie des Kundenbeziehungs-managements (Customer Relationship Management). Besondere Bedeutung nimmt auch die Betrachtung von Schnittstellen zum Marketing, zur Auftragsabwicklung, Produktion, Logistik als auch zur Debitorenbuchhaltung und Compliance-Abteilung ein. Diese sollten mehr Naht- als Schnittstellen sein, werden aber traditionell stiefmütterlich behandelt.

Exkurs: Typische Ziele des Vertriebs & dem Kreditmanagement und der Debitorenbuchhaltung

• Kundenverträge sind valide, vollständig und genehmigt
• Verkäufe folgen den vorgegebenen Richtlinien und sind genehmigt
• Kundenstammdaten, Preise und Steuerangaben sind korrekt im ERP-System abgebildet
• die Rechnungsstellung von Waren und Dienstleistungen (inkl. Waren- und Rechnungsausgang) sind vollständig, richtig und valide im ERP-System abgebildet
• Umsatz ist realisierbar und wird vollständig und korrekt ausgewiesen
• Umsätze und Forderungen sind valide, autorisiert und korrekt im ERP-System abgebildet
• Haupt- und Nebenbuch sind abgestimmt und identisch
• Wertberichtigungen auf Forderungen sind korrekt berechnet, autorisiert und vollständig abgebildet
• Abschreibungen auf Forderungen sind valide und autorisiert
• Stammdatenänderungen sind valide und richtig
• Funktionstrennungen existieren und sind eingehalten

Im Folgenden wird auf die Prüfgebiete und einige ausgewählte Schwerpunkte kurz eingegangen:

Aufbau- und Ablauforganisation

Von Interesse hierbei ist der organisatorische Aufbau der Vertriebs- als auch der Debitorenbuchhaltung. Klassische Fragestellungen hierbei sind die Leitungsspanne, Stellenbeschreib-ungen und Vertretungsregelungen. Je nach Internationalisierungsgrad der Unternehmungs-struktur, aber auch des Absatzmarkts, muss hier geprüft werden, ob der organisatorische Aufbau und die internationale Richtlinien- bzw. Weisungskompetenz, sowie die Prozesshoheit für Tochtergesellschaften im In- und Ausland den Anforderungen genügen. Hat der Vertrieb die richtigen Skills, um Neukunden zu identifizieren und zu gewinnen? Je nach Komplexität der Lösungen, sollte ein technischer Vertrieb den Accountmanager bei der Arbeit unterstützen. Es ist eventuell sinnvoll, einen Schwerpunkt auf direkten oder indirekten Vertrieb zu legen, da die organisatorischen und Ablaufanforderungen unterschiedlich sind. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Analyse der vorhandenen Richtlinien und Arbeitsanweisungen, insbesondere der Vertriebsrichtlinien. Abschließend wird die Qualität der Vertriebssteuerung und des Vertriebscontrollings (Ausgabenanalysen, Kennzahlen etc.) bewertet.

Compliance

Im Zusammenspiel mit dem Compliance-Beauftragten ist zu untersuchen, wie die Themen Bestechung und Korruption, Datenschutz als auch Geldwäsche und Kartellrecht durch Richtlinien, Schulungen, Vertragsklauseln etc. abgedeckt sind. Weiterhin muss die Durchführung der Kunden-Due-Diligence (Kenne deinen Kunden) im Vertriebsbereich betrachtet werden. Diese muss über eine finanzielle Betrachtung hinausgehen und o.g. Aspekte als auch Fragen der Compliance abdecken. Zusätzlich ist zu überprüfen, wie interne Compliance mit Vertriebsprozessen gemessen und wie mit Verstößen umgegangen wird. Bei einem Prüfungsschwerpunkt auf indirektem Vertrieb, sollte auch ein Augenmerk auf Compliance-Themen rund um das Vertriebskanalmanagement gelegt werden.

Vertrieb

In diesem Prüfgebiet geht es um den Vertrieb im engeren Sinne. Wie ist der Vertrieb aufgestellt, um eine professionelle Marktbearbeitung durchführen zu können, welche Regelungen und Prozesse gibt es, die sicherstellen, dass die Marktpotentiale durch das Vertriebsnetz optimal abgedeckt werden und Vertriebskanalkonflikte vermieden werden. Wie werden Vertriebspläne erstellt bzw. strategische Vorgaben kaskadiert? Wie ist das Anreiz- und Entlohnungssystem aufgebaut? Wie werden indirekte Vertriebspartner gefunden, qualifiziert, aufgebaut, betreut und gesteuert? Ebenso ist von Interesse, wie und ob die Vertriebs-Prozesse durch moderne Technologie unterstützt werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Vertragsmanagement. Hierbei ist insbesondere zu prüfen, ob die Verträge notwendige Complianceklauseln enthalten und wie sichergestellt ist, dass der Vertrieb nicht eigenmächtig notwendige Klauseln abändert und die Verträge gemäß der internen Richtlinien mit der Geschäftsleitung sowie der Compliance und Rechtsabteilung abgestimmt sind. Es ist sicherzustellen, dass Auslauftermine der Verträge bekannt sind und rechtzeitig in Neuverhandlungen eingestiegen wird.

Kundenmanagement

Dieser Bereich beschäftigt sich mit den implementierten Prozessen zur Steuerung der Kunden. Es wird geprüft, ob und wie die Kunden klassifiziert sind, wie sie betreut und ggfs. weiterentwickelt werden und wie das Accountmanagement organisiert ist. Wie werden neue Kunden identifiziert und bearbeitet, wie wird das Geschäft bei Bestandkunden erweitert bzw. sichergestellt, dass die Kunden nicht abwandern?

Kunden / Debitorenstammdaten

Gut gepflegte Kundenstammdaten sind aus verschiedenen Gründen wichtig. Zum einen ist von Interesse, welcher Prozess etabliert wurde, um sicherzustellen, dass alle Kunden zeitnah, vollständig und konzernweit nicht doppelt angelegt werden. Zum anderen ist es wichtig sicherzustellen, dass die Stammdaten vollständig gepflegt sind und wichtige Felder, wie zum Beispiel in SAP die USt-Identifikationsnummer gepflegt sind. Des Weiteren ist von Bedeutung, dass kritische Stammdatenänderungen nach dem Vieraugenprinzip durchgeführt werden.

Order-to-Cash

Im Order-to-Cash Teil geht es um die Abläufe und Transaktionen von der Kundenbestellung bis zur Zahlung der Rechnungen unter Einhaltung der vereinbarten Zahlungsbedingungen. Dieser Prozess kann papierbasierend, IT gestützt oder online stattfinden und streckt sich über bis zu fünf Abteilungen (z.B. Vertrieb, Kreditabteilung, Auftragsabteilung, Warenausgang und Debitorenbuchhaltung usw.). Bei dieser Vielzahl an Schnittstellen, ist es wichtig, dass der Prozessablauf unkompliziert und klar organisiert bzw. geregelt ist und Eskalationsstufen definiert sind.

Exkurs: Typische Massendatenanalysen im O2C Prozess

• Debitoren ohne USt ID-Nummer
• Debitoren mit Bankverbindungen PF oder Bank in anderem Land als Sitz der Unternehmung
• Debitoren ohne Kreditlimit
• Angebote mit hohen Rabatten
• Rechnungen ohne Auftrags- oder Lieferbezug
• Lieferungen ohne Rechnung
• Lieferung an Kunden mit Liefersperre
• Liefermengen die höher sind als Bestellmengen
• Buchungen zu ungewöhnlichen Zeiten etc.
• Doppelte Debitoren

Rückstellungen / Abgrenzungen

In diesem Bereich muss überprüft werden, welche Kontrollen bestehen, um sicherzustellen, dass die vertriebsbezogenen Rückstellungen vollständig und in angemessener Höhe gebildet sind.

IT-Unterstützung des Vertriebs

In diesem Prüfungsgebiet geht es um die Fragestellung, ob die Vertriebsprozesse optimal durch entsprechende IT Tools (z.B. SAP, Salesforce oder online Bestellsysteme) unterstützt werden und Schlüsselkontrollen angemessen durch automatische IT-Kontrollen abgedeckt sind (z. B. Credit-Block, bei Kreditlimitüberschreitung). Zudem ist zu prüfen, ob das Berechtigungskonzept stimmig umgesetzt ist und wichtige Funktionstrennungen implementiert sind.

Wichtige Schnittstellen

Wichtige Schnittstellen im Vertriebsprozessexistieren zur Forschung und Entwicklung, zum Marketing, zur Auftragsabwicklung, zur Produktion, Logistik als auch zur Debitoren-buchhaltung und Compliance-Abteilung.

Massendatenanalysen

Im Rahmen von herkömmlichen Prüfungen werden Feststellungen durch eine Prozessaufnahme und/oder das Testen einer Stichprobe von Transaktionen erlangt. Durch den Einsatz von Massendatenanalysen in den Prüfungsgebieten Stammdaten und Order-to-Cash kann der gesamte Datenbestand und der gesamte Prozess auf Auffälligkeiten hin überprüft werden.

Schlussbemerkung

Aus Sicht des Autors kann die Durchführung einer Prüfung des Vertriebs unter der besonderen Berücksichtigung des Geschäftsprozesses „Order-to-Cash“ einen wesentlichen Beitrag zur Transparenzerhöhung, Geschäftsprozess-verbesserung und Optimierung des Umsatzes beitragen. Der Einsatz von Massendatenanalysen ermöglicht eine Prüfungsaussage über den kompletten Datenbestand hinweg und erhöht somit die Aussagekräftigkeit und Qualität des Audits.

Marc W. Theuerkauf
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