Rechnungen als PDF: Diese Details sind wichtig

Alexandra RüscheLetztes Update 22. April 2022

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Im Jahr 2022 wird es kaum noch einen Sektor geben, in dem die Digitalisierung nicht in irgendeiner Form Einzug gehalten hat. Dennoch versenden die meisten Handwerksbetriebe ihre Rechnungen nach wie vor per Post. Denn auch wenn die Vorteile einer rein digitalen Rechnung auf der Hand liegen, gibt es im konkreten Prozess noch viele Unsicherheiten. Dies gilt insbesondere für traditionelle Handwerksbetriebe, die bei der Rechnungsstellung gerne die üblichen Wege gehen. In einer Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK) gaben nur 12 % der Unternehmen an, dass sie ihre Ausgangsrechnungen ausschließlich digital archivieren. Die klassischen Aktenordner werden also noch ergänzt. Wer elektronisch fakturiert, macht oft beides: Archivierung auf Papier und gleichzeitig als digitale Kopie. Im Folgenden erläutern wir, warum es für jeden sinnvoll ist, seine Rechnungen digital zu archivieren und worauf es bei einer elektronischen Rechnung ankommt.

(Elektronische) Signaturen können weggelassen werden

Grundsätzlich sind Ausgangsrechnungen nur dann rechtsgültig, wenn sie unterschrieben sind. Daher hält sich die Meinung hartnäckig, dass auch elektronische Rechnungen mit einer digitalen Signatur versehen sein müssen, um zum Vorsteuerabzug berechtigt zu sein. Und nicht jedes Rechnungsstellungsprogramm bietet die Möglichkeit, eine solche digitale Signatur zu erstellen. Doch die Pflicht zur Signatur gehört längst der Vergangenheit an: Seit dem 1. Juli 2011 sind rein elektronische Rechnungen nach dem Steuervereinfachungsgesetz gemäß der EU-Richtlinie 2010/45/EU den klassischen Papierrechnungen gleichgestellt. Seitdem reicht ein Rechnungsprogramm aus, um volldigitale Rechnungen zu erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und diese auch rein digital zu versenden. Ein einfaches Rechnungsprogramm ist von dem Anbieter onRech, dieses kann zum Beispiel mit minimalem Aufwand übersichtliche Rechnungen schreiben. Neben klassischen PDF-Rechnungen werden auch E-Rechnungen erstellt, die von Buchhaltungspaketen gelesen und vollautomatisch verarbeitet werden können. Das Sparpotenzial ist enorm, denn es geht um Zeit, Porto und wertvolle Ressourcen. Und bei all diesen Aspekten ist Sparsamkeit höchst wünschenswert. Für viele Branchen bietet sich ein Rechnungspgrogramm an, insbesondere ein Rechnungsprogramm Handwerker ist nützlich um Ressourcen im Handwerk zu sparen.

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Was sind die wesentlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung?

Technisch gesehen ist eine digitale Rechnung einfach zu erstellen. Alles, was Sie brauchen, ist ein Textverarbeitungsprogramm und eine Softwarefunktion, die ein Textdokument in das PDF-Format umwandelt. Ein Rechnungsprogramm ist jedoch eine viel bessere Alternative. Erstens erfolgen Berechnungen wie Zwischensummen und die Anwendung des Mehrwertsteuersatzes vollautomatisch, d.h. fehlerfrei. Aber auch und vor allem: Die Rechnung kann per E-Mail verschickt werden (mit einer “digitalen Visitenkarte”), wobei eine Kopie der Rechnung gespeichert wird. Bei onRech liegt diese nicht auf der lokalen Festplatte, die kaputt gehen kann, sondern sehr stark geschützt in der Cloud. Sie müssen sich keine Gedanken über Backups, mögliche Festplattenschäden oder andere Computerausfälle machen. Sicherheitsexperten empfehlen, dass ausgehende Rechnungen, wie alle wichtigen Daten, auf zwei verschiedenen Medien gespeichert werden sollten. Diejenigen, die dies wünschen, können immer noch eine Papierkopie einreichen, obwohl eine zusätzliche elektronische Kopie genauso gut und schneller zugänglich ist. In jedem Fall ist die Rechnung dann jederzeit zugänglich. Für den Rechnungsempfänger gilt der unkommentierte Empfang des digitalen Dokuments als seine stillschweigende Zustimmung.

Bitte beachten Sie, dass der Kunde das Recht hat, eine Papierrechnung anzufordern. Dies kann technische Gründe haben, z. B. wenn der Empfänger keine digitalen Medien verwendet oder das physische Dokument an einen Dritten weitergeben möchte. Oder einfach seine oder ihre persönliche Vorliebe. Natürlich muss die Software dann in der Lage sein, die Rechnung über einen angeschlossenen Drucker auszudrucken, was eine Standardfunktion eines Rechnungsprogramms wie onRech ist.

Warum sollten digitale Rechnungen archiviert werden?

Nach § 14b UstG müssen ein- und ausgehende Rechnungen des Unternehmens auf einem geeigneten Speichermedium archiviert und dort aufbewahrt werden. Dies gilt für die an die E-Mail angehängte PDF-Rechnung, und es ist sinnvoll, auch die E-Mail selbst in Rechnung zu stellen (auf diese Weise haben Sie eine zweite Kopie!). Aber Achtung: Elektronisch empfangene Rechnungen sollten auch elektronisch gespeichert werden. Man kann sie zwar ausdrucken, aber dann sind es nur beiläufige Dokumente, die den Behörden nicht genügen. Bei Kontrollen verlangen sie die elektronischen Originale.

Wie lange sollte eine PDF-Rechnung aufbewahrt werden?

Genauso lange wie herkömmliche Papierrechnungen müssen sie also auch 10 Jahre lang in zugänglicher und lesbarer Form aufbewahrt werden. Die Speicherung muss so gewährleistet sein, dass die Daten immer in ihrem ursprünglichen Zustand sind, so dass sie nicht verändert werden können und jederzeit lesbar bleiben. Eine Garantie, die onRech Ihnen bietet! Das PDF muss daher unabhängig von der Speicherung und Übertragung auf ein anderes Medium wie eine CD oder DVD oder eine SSD-Festplatte identisch bleiben. Eine Änderung der PDF-Datei während der Aufbewahrungsfrist kommt natürlich auch nicht in Frage.

Kann ich jederzeit zu einer elektronischen Rechnung wechseln?

Mit neuen Kunden kann von Anfang an eine digitale Rechnungsstellung vereinbart werden. Viele Berufsanfänger fordern dies inzwischen ausdrücklich und betrachten diesen Ansatz als selbstverständlich. Aber auch Stammkunden, die bisher Papierrechnungen erhalten haben, stimmen der Umstellung zunehmend zu. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie Ihre Kunden bitten, schriftlich ihr Einverständnis für die Rechnungsstellung im PDF-Format zu geben. Dann können der Kunde und Sie selbst sofort die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung nutzen. Und diese Vorteile sind nicht zu verachten:

Schnellere Erstellung von Rechnungen, da die Software automatisch Standardangaben auf der Rechnung platziert
Automatisierte Berechnung von Preisen, Mengen und der anwendbaren Mehrwertsteuer: kein Risiko von Berechnungsfehlern
Mit einer Cloud-Software ohne lokalen Speicher, spürbar weniger Sorgen und Arbeit mit Sicherheitskopien wie Backup
Mehr Umsatz, weil Tarifanpassungen – z.B. bei Ihren Lieferanten – schnell und sehr einfach bei den Kunden umgesetzt werden können, wo Sie es wünschen
Für diejenigen, die ausschließlich elektronisch arbeiten, weniger Platz im Archiv und geringer oder gar kein Verbrauch von Papier und anderen Ressourcen
Kein oder kaum Porto und Zeitaufwand für den Versand

Veröffentlicht von:

Alexandra Rüsche: Alexandra Rüsche gehört seit 2009 der Redaktion Mittelstand-Nachrichten an. Sie schreibt als Journalistin über Tourismus, Familienunternehmen, Gesundheitsthemen, sowie Innovationen. Alexandra ist Mitglied im DPV (Deutscher Presse Verband - Verband für Journalisten e.V.). Sie ist über die Mailadresse der Redaktion erreichbar: redaktion@mittelstand-nachrichten.de