Geschäftsbriefe: Briefkuvert und Briefpapier machen den Unterschied
Ein wertiger Geschäftsbrief unterliegt gleich mehreren Qualitätsanforderungen. Neben der übersichtlichen Strukturierung und dem seriösen Anschreiben spielen auch die Wahl des Briefpapiers und der Briefhülle eine bedeutende Rolle. Auf diese Punkte müssen Sie bei dem Aufsetzen des Schreibens und der Auswahl von Papier und Briefkuvert achten.
Ihre Geschäftsschreiben sollen so individuell wie Ihr Unternehmen und Ihre Produkte sein. Kunden und Businesspartner sollen bereits durch die Haptik des Papiers dazu angehalten werden, das Schreiben als seriös und hochwertig zu empfinden. Doch der erste Eindruck entsteht bereits, wenn der Empfänger das Briefkuvert in den Händen hält.
Briefkuvert nach Anlass wählen
Welches Image Ihres Unternehmens möchten Sie vermitteln? Behörden und öffentliche Träger setzen gern auf eine DIN-genormte schmucklose Briefhülle. Das Briefkuvert besteht hier zumeist aus recyceltem, oftmals ungebleichtem, dünnen Papier. Durch das Sichtfenster sind die Adressdaten des Empfängers und zumeist der Name des Absenders einsehbar. Für Massenmailings sind diese Kuverts eine Möglichkeit, günstig und genormt zu versenden. Als Unternehmen mit einzigartigem Charakter möchten Sie sich jedoch von dieser Art des Versandes abgrenzen. Das Briefkuvert gibt einen ersten Eindruck vom Inhalt der Postsendung wieder. Je einprägsamer die Briefhülle, desto eher verbindet der Kunde oder Geschäftspartner dieses Format mit Ihnen. Grelle Farben oder eine Briefhülle mit Motiv geben Ihnen die Möglichkeit, sich von der Masse abzuheben. Auch Luftpolstertaschen zum Versand von Dokumenten und Waren können so dem Inhalt angepasst werden. Ein kompetenter Partner für die Wahl der passenden Briefkuverts ist die Firma Blanke Briefhüllen.
Hochwertiges Briefpapier für gehobene Schreiben
Öffnet der Empfänger das Briefkuvert, hält er den Briefbogen in der Hand. Hochwertiges Briefpapier mit eigener Prägung und in stabiler Verarbeitung spricht dabei für Sie und Ihr Unternehmen. Gerade Firmen, welche mit anspruchsvollen Kunden und hochpreisigen Dienstleistungen und Waren in Verbindung gebracht werden, sollten in Qualität investieren und ihr firmeneigenes Briefpapier sorgfältig auswählen. Recyclingpapier mit niedriger Grammzahl eignet sich lediglich für günstige Postwurfsendungen und Werbeschreiben an Massenkunden.
Aufbau des Geschäftsbriefes
Der Aufbau des Geschäftsschreibens orientiert sich an der DIN 5008 für Geschäftsbriefe. Erst im Jahr 2011 wurden die Normen so überarbeitet, dass die DIN 5008 die vorherige DIN 676 ersetzte. Ihre neuen Schreiben sollten sich nach dem Aufbau dieses Normbriefes richten.
Eckdaten der neuen DIN 5008 sind:
• DIN A4 Blatt mit Einteilung Briefkopf, Vermerkzone, Adressfeld, Anschriftzone, Textkörper und Firmen-Fußfeld
• 25mm Rand links, 20mm Rand rechts zum Textkörper (Kopffelder 20mm / 10mm)
• 114,3mm Kopf bis zur Betreffzeile
• Schriftgröße Textkörper 12 pt, Adress- und Geschäftsangaben 6 bis 8pt
Das Firmenlogo gehört stets in den 45 Millimeter langen Briefkopf. Hier findet auch der Name des Unternehmens Platz. Im links-oberen Bereich vermerken Sie Ihre Anschrift. Eine Vermerkzone sorgt dafür, dass Platz für Anmerkungen wie “Eilzustellung”, “vertraulich” oder “Warensendung” bleibt. Der Informationsblock enthält Kontaktdaten, Zeichen, Ihren Namen und Anlagevermerke.
Für den Text selbst bleibt Ihnen ganzseitig Platz, auch mehrere Seiten sind möglich. Mit der Fußzeile für Geschäftsangaben müssen Sie jedoch auf jeder Seite planen, auch wenn der Kopf ab Seite 2 entfällt. Wenn Sie Briefkuvert bzw. Briefhülle und Briefpapier mit Logo oder Wasserzeichen branden möchten, sollten sich diese Illustrationen rechts oben oder mittig befinden. Sie können wiederholt werden, klassisch befinden sie sich jedoch lediglich auf der ersten Seite.
Veröffentlicht von:
- Alexandra Rüsche gehört seit 2009 der Redaktion Mittelstand-Nachrichten an. Sie schreibt als Journalistin über Tourismus, Familienunternehmen, Gesundheitsthemen, sowie Innovationen. Alexandra ist Mitglied im DPV (Deutscher Presse Verband - Verband für Journalisten e.V.). Sie ist über die Mailadresse der Redaktion erreichbar: redaktion@mittelstand-nachrichten.de
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