„E-Rechnung leicht gemacht – Vollgas voraus mit ZUGFeRD 1.0“ war das Motto der ersten FeRD- Konferenz im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) in Berlin. Rund 200 Teilnehmer aus Wirtschaft, IT-Industrie und stellvertretende der KMU folgten gespannt den Vorträgen und der anschließenden Podiumsdiskussion.

Quelle: ferd management & consulting GmbH

Quelle: (c) Klocke, AWV, 2014

Berlin – Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), mit der Veröffentlichung des einheitlichen Datenformats ZUGFeRD 1.0 am 25. Juni 2014 hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zum schnelleren und effizienteren Versand, Empfang und der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen erreicht. „Inzwischen haben über 1500 Softwarehersteller, Unternehmen, sowie die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen das frei zugängliche ZUGFeRD-Format 1.0 in seiner finalen Version von der FERD-Website heruntergeladen“, erklärte Stefan Engel-Flechsig, Leiter des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) anlässlich der 1. FeRD-Konferenz.

Begrüßung und Eröffnung

Die Konferenz wurde pünktlich um zehn Uhr von Dr. Sabine Hepperle, Leiterin der Mittelstandsabteilung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi), eröffnet. Aus Sicht des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie hat das Datenmodell „das Potenzial, die Kosten für kleine und mittlere Unternehmen signifikant zu senken“, so Dr. Sabine Hepperle. Die Rahmenbedingungen für kleine und mittlere Unternehmen zu verbessern, gehöre zu den zentralen Aufgaben der Mittelstandsabteilung im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Die elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Datenformat steht für „Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland“ und ermöglicht den Austausch von Daten ohne vorherige Absprache der Partner über das Datenformat. Weitere Vorteile liegen auf der Hand: „Ein Unternehmen, dass das ZUG-FeRD-Datenmodell einsetzt, spart durch den Einsatz von ZUGFeRD-Rechnungen rund zehn Euro. Es hat seine Kosten dabei nicht nur um rund 70 Prozent je Rechnung gesenkt, die Rechnungen waren im Durchschnitt auch 5,3 Tage früher bezahlt“, so Hepperle.

Die eRechnung in Wirtschaft und Verwaltung

Stefan Engel-Flechsig, Rechtsanwalt und Leiter Forum elektronische Rechnung Deutschland, sprach in seinem Vortrag über die Entwicklung und Nutzung der eRechnung mit FeRD in Wirtschaft und Verwaltung. Und ZUGFeRD als gemeinsames Datenformat für eRechnungen. Vorab stellte Stefan Engel- Flechsig das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) kurz vor. „(…) ist die nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum besteht aus 30 Verbänden, vier Bundesministerien, vier Universitäten und sieben Arbeitsgruppen, “ so der Leiter. 2011 wurde das Forum gegründet und soll die Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen. Des Weiteren soll es zur Meinungsbildung bei Unternehmen und Verbänden beitragen, sowie die deutsche Meinung gebündelt an die Koordinationsgruppe der Europäischen Kommission weitergeben. Welche Aufgaben hat das Forum? „Das Forum hat die Aufgabe, das Thema „elektronische Rechnungen“ unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten, sowie geeignete Maßnahmen zum raschen oder einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen,“ so Stefan Engel-Flechsig in seinem Vortrag.

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Quelle: (c) Klocke, AWV, 2014

Ziel ist es, dass in wenigen Jahren strukturierte Rechnungsdaten in Wirtschaft und Verwaltung ausgetauscht werden. Erst dann lassen sich Effizienz- und Kostenvorteile sichern. Zum Beispiel im Bereich der Prozesse, lassen sich durch automatisierte Verarbeitung der Rechnungsinhalte, schnellere Arbeitsabläufe im Eingang und Ausgang und durch den Wegfall mehrfacher manueller Prüfungen bei Eingangsrechnungen, Einsparungspotenziale feststellen. Auch bei der Effizienz können durch die Senkung der Fehlerquote der Rechnungsbearbeitung, die Verbesserung der Transparenz der jeweiligen Prozessabschnitte und der Beschleunigung des Prozessablaufs bei der Rechnungsbearbeitung, immense Einsparungspotenziale herauskristallisieren. Und auch bei den Kosten lassen sich durch den Wegfall manueller Prüfkosten, einer nennenswerten Kostenersparnis von 15 Euro pro Rechnung und durch geringe Zahlungsverzögerungen, wichtige Einsparungen erzielen. ZUGFeRD 1.0 – einfache Implementierung auf standardisierter Grundlage mit semantischem Datenmodell (UN/CEFACT CCTS 2.01 und CEN MUG). Der Fokus liegt auf der Prozessoptimierung für kleine und mittelständische Unternehmen. Das Prüfen nach §14 UStG relevanten Felder, Zahlen und Buchen ist kein Problem. Belegbild (als PDF/A-3) als etabliertes Archivierungsformat ist immer dabei. Einfache Übertragungsform als hybrides Format XML plus PDF. Die Übereinstimmung mit ZUGFeRD und der neuen EU-Richtlinie für elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung vom 26.05.2014 ist bereits angelegt.

Das ZUGFeRD-Datenmodell 1.0

„Es soll in Zukunft genauso einfach sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden wie Papierrechnungen,“ so Andreas Pelekies, GS1 Germany, Leiter AP 3 im FeRD. Das ist die Vision von Andreas Pelekies, der in seinem Vortrag besonders die technischen Aspekte fokussierte. Pelekies sagt, dass der Grundsatz des ZUGFeRD-Datenmodells keine rein deutsche Lösung sei und die Basis das semantische Datenmodell der Cross-Industry-Invoice Referenzlibrary sei. Natürlich ist der Fokus branchenübergreifend und die Zielgruppe sind kleinste Unternehmen bis Großkonzerne, einschließlich der öffentlichen Verwaltung. Im Kern des semantischen Profils steht „ZUGFeRD Basic“, das beinhaltet die Buchung und den Zahlungsverkehr einfacher Rechnungen. „ZUGFeRD Comfort“ bietet vollautomatisierte Buchungen, Rechnungsprüfungen und Abwicklung des Zahlungsverkehrs der meisten Rechnungen. „ZUGFeRD Extended MUG“ soll möglichst vollständige Abdeckungen branchenübergreifender Prozesse gewährleisten. „Branche“ ist die individualisierte Branchen-Erweiterung, die für die Abdeckung branchenspezifischer Prozesse außerhalb von ZUGFeRD zuständig ist. „Core Component Library (CII Profil)“ ist die semantische Komponentenbibliothek (z.B. Buver) und schließt die Definitionen verwendeter Codelisten mit ein.

Dr. Bernd Wild, intarsys, stellte in seinem Vortrag die PDF/A-3-Seite vor. „PDF/A – das „bessere“ PDF“, so Wild. Die Probleme bei „freiem“ PDF liegen auf der Hand, die etwaigen Schutzmechanismen behindern die Verwendung, tolerierte Fehler durch den Viewer, dynamische Inhalte (Felder, 3D, Java Skript), unterschiedliche Darstellung in Viewern, offen, aber unter der Kontrolle von Adobe, keine uneingeschränkte, unveränderte Verfügbarkeit, u.v.m. Aus diesem Grund: PDF/A!

Das Format ermöglicht Langzeitarchivierung, Aufnahme von Metadaten und die Abbildung von logischen Dokumentenstrukturen.

Steuerrechtliche Aspekte der eRechnung

Im weiteren Verlauf der Konferenz, sprach Stefan Groß, Steuerberater / BITKOM ECM, München, über die gültigen Verfahren bei elektronisch übermittelten Rechnungen. Dabei stehen die Authentizität (Echtheit der Herkunft und eindeutige Identifizierung des Rechnungsaustellers) und die Integrität (Unversehrtheit des Inhalts und keine Veränderung der Daten) im Vordergrund. Diese beiden Aspekte werden seit 2012 durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erbracht; qualifizierte elektronische Signatur (mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung) und Elektronischer Datenaustausch (EDI) können optional hinzukommen.

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Doch wie ist die Auffassung der Finanzverwaltung? „Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzuges nach §15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen“, so Stefan Groß.

Gibt es eine Dokumentations- und Aufzeichnungspflicht? „Grundsätzlich nein, gemäß Gesetzbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF, aber die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung. (…) Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde“, sagt Groß. Abschließend hält Stefan Groß ein Plädoyer für eine Rechnungstaxonomie, indem die Prozessoptimierung als oberstes Ziel gesetzt wurde. Das Potenzial stecke in der automatisierten Verarbeitung eines einheitlichen Schemas (Taxonomie).

ZUGFeRD ist vor diesem neuen rechtlichen Hintergrund aus seiner Sicht ein „digitaler Glücksfall“, weil ZUGFeRD die rechtlichen Anforderungen mit einfachen technischen Anforderungen verbindet.

Die eRechnung aus Sicht der IT-Industrie

Jürgen Biffar, Mitglied des Hauptvorstands BITKOM e.V., Berlin, spricht in seinem Vortrag über das Schaffen eines End-to-End Nutzens. Im Fokus steht der medienbruchfreie Austausch von Rechnungen und teil- oder vollautomatische Weiterverarbeitungen eingegangener Rechnungen. Dadurch entsteht ein Einsparungspotenzial von rund 100 Mrd. Euro bei Rechnungsempfängern und –versendern. Außerdem werden auch 0,5 Mio. Tonnen Papier gespart. Biffar spricht von über 1000 Programmen zur Erstellung von Rechnungen, die es aktuell in Deutschland gebe. Zudem gibt es ca. 50 DMS und ECM-Software-Hersteller in Deutschland. Dabei handelt es sich meist um mittelgroße Unternehmen. Die Aufgaben bestehen aus der Übernahme von ZUGFeRD-Rechnungen aus E-Mail Programmen, gefolgt von der automatischen Archivierung. Der Rechnungseingang wird mit der Unterstützung der ZUGFeRD-Daten gesteuert und im weiteren Schritt extrahiert. Daraus werden die ZUGFeRD-Dateien aus nicht-kompatiblen Faktura- Programmen erzeugt. Der Nutzen: Steigerung der Kundenloyalität und die Gewinnung neuer Kunden.

Jedes Unternehmen, jeder Betrieb, jede Behörde kann mit geringem Aufwand bereits heute ZUGFeRD nutzen und davon profitieren“, so Biffar.

Die eRechnung: Chancen und Potenziale für KMU

Elektronische Rechnung – Upstream und Downstream in der Praxis bei Storck, wird vorgestellt von Werner Brinkkötter, Vice Head Bookkeeping, August Storck KG, Berlin. Kernfrage ist hier, wie man erhebliche wirtschaftliche Vorteile ohne große Investitionen generieren kann. „Warten wir nicht auf Consultants oder Outsourcing, nehmen wir es selbst in die Hand“, appelliert Brinkkötter an die Zuhörer. Auch in diesem Zusammenhang stehen die Vorteile der papierlosen Rechnungsstelle im Vordergrund. Es schützt nicht nur die Umwelt, auch Lieferant und Kunde profitieren.

Die eRechnung als Meilenstein für die öffentliche Verwaltung

Aus Sicht der öffentlichen Verwaltung, mit rund 40.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, referiert Martina Bock, Bundesverwaltungsamt, mit einem Projektbericht „Pilotiertung eRechnung“. Das Bundesverwaltungsamt hat jährlich ca. 247 Millionen Euro Einnahmen und Ausgaben pro Jahr. Und sind unter anderem für die Verwaltung von Haushaltsmitteln für andere Institutionen in Höhe von ca. 8,2 Milliarden Euro (2013) zuständig. Das Bundesverwaltungsamt ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des BMI und wurde 1960 gegründet, mit Hauptsitz in Köln. Es entlastet die Ministerien von Verwaltungsaufgaben und ist zentraler Dienstleister des Bundes.

„Der Mehrwert einer elektronischen Rechnung wird durch den Einsatz neuer Module erreicht. Diese holen die Rechnung im Eingangspostfach ab und prüfen das Rechnungsformat. ZUGFeRD-Rechnungen werden extrahiert und die Daten für die Zielstruktur in MACH aufbereitet. An dieser Stelle können auch PDF- Rechnungen ohne strukturierte ZUGFeRD-Daten – ebenso eingescannte Papierrechnungen – über ein Zusatzmodul ausgelesen und aufbereitet werden. Aufwand und Nutzen stehen aber nicht im Verhältnis, da die Erkennungsquote mit heutiger Software noch zu gering ist (nur ca. 80-90% mit viel Aufwand für Nacharbeiten). Nach Import in die ERP-Anwendung erfolgt die Validierung der Daten“, so Martina Bock.

Somit ergeben sich zwei Meilensteine für die öffentliche Verwaltung: Meilenstein 1 – Import elektronischer Rechnungen. Die von Mai bis Oktober 2013 aus einer Vorstudie und technischen Rahmenbedingungen bestand. Von Oktober bis November 2013 fand die Erstellung und Test- Importschnittstelle statt. Ab April 2014 starteten die Pilotierung und der Empfang/Import von PDF- Rechnungen.

Der zweite Meilenstein war die Verarbeitung elektronischer Rechnungen inklusive ZUGFeRD. Von Oktober bis Dezember 2013 liefen die Anforderungsaufnahmen. Ab Januar bis Februar 2014 wurden die ersten Lastenheften erstellt. Im März bis Oktober 2014 entsteht die Umsetzung in der MACH-Software. Die finale Inbetriebnahme und Verarbeitung wird ab Mai 2015 erfolgen mit der ZUGFeRD-XML.

Quelle: ferd management & consulting GmbH

Quelle: (c) Klocke, AWV, 2014

EU initiatives to promote eInvoicing in Europe – status and outlook, European Commision

Der folgende Vortrag von Bartosz Dworak, Policy Officer – e-procurement and economic analysis, EU- Commission, brachte internationales Flair in die Konferenz. Bartosz Dworak referierte auf Englisch und stellte die verschiedenen Aktivitäten der EU Kommission zum Thema elektronische Rechnung dar. Er lobte die zahlreichen nationalen Aktivitäten wie z.B. ZUGFeRD in Deutschland, zur Ermöglichung elektronischer Rechnungen. Er brachte aber auch seine Sorge zum Ausdruck, dass zu viele nationale Systeme die Fragmentierung in der EU erhöhen; diese gilt vor allem im Bereich der öffentlichen Verwaltung. In der Vision der EU Kommission gilt es, eine durchgängige elektronische Rechnungsstellung zu erreichen, wie sie zum Beispiel in einigen nordischen Ländern praktiziert werde.

Die eRechnung in Frankreich

Natascha Rossner, Forum eRechnung Frankreich war als Vertreterin des Forums eRechnung Frankreich (Forum National Facture Electronique – FNFE) an der Konferenz beteiligt. Sie sagt, dass seit rund zehn Jahren eRechnungen sektorübergreifend verstärkt ausgetauscht werden, vor allem im B2B, später aber auch im B2G-Verhältnis. Jährlich werden in Frankreich rund zwei Milliarden elektronische und Papier- Rechnungen ausgetauscht. In der Konsumindustrie erhalten die Top zehn Unternehmen 33 Millionen Rechnungen – 15 Millionen rein elektronisch und sieben Millionen Papier und EDI (Quelle GS1 France). „Durch die zunehmende europäische Reglementierung der Rechnung, hat die öffentliche Hand eine Plattform für den Rechnungsaustausch zur Verfügung gestellt, ein nationales Forum für die eRechnung ins Leben gerufen und kürzlich einen verbindlichen Implementierungskalender veröffentlicht“, so Rossner.

Das Forum befindet sich nun in der zweiten Phase. Und arbeitet eng mit dem deutschen FeRD zusammen. Ziel der Zusammenarbeit mit FeRD, ist es ein deutsch-französisches Pilotprojekt zu begleiten.

Zum Schluss wurden alle Redner noch einmal auf die Bühne gebeten, um an der finalen Podiumsdiskussion teilzunehmen.

Interviews

Und ein anschließendes Interview mit Lars Dammann, Leiter eBusiness, Phononet GmbH und Henry Krügers, Lebensmittelhandel-Verwaltungs GmbG, Geschäftsführer.

Die Kernfrage war natürlich, ob Ihnen die Konferenz gefallen hat und was besonders interessant war.

Lars Dammann:“ Ein herzliches Dankeschön an die hervorragende Organisation, die reichlich Zeit zum fachlichen Austausch ließ und eine gelungene erste FeRD Konferenz ermöglichte. Aufgrund der branchen- und behördenübergreifenden Herkunft der Teilnehmer, vom Automobilverband bis zur Zahnärztlichen Vereinigung, ergaben sich auch zwischen den offiziellen Programmpunkten vielfältige Gesprächsthemen. Außerdem hatte ich zuvor noch nicht die Gelegenheit, die Bundesdruckerei mal von innen zu sehen.“ Auch Henry Krügers war sehr begeistert von der Konferenz und befand die Fülle an Information für besonders erwähnenswert. Des Weiteren lobte er das Engagement der Umsetzer dieses Projektes und die Kompetenz der Voträge.

Auf die Frage, welcher Vortrag besonders interessant war, antwortete Dammann:“ Der sehr pointierte Vortrag zu den steuerrechtlichen Aspekten der eRechnung stach für mich heraus. Vielleicht auch, weil ich vor dem Hintergrund der steuerberaterlichen Tätigkeit des Referenten, Hr. Groß, nicht solch klare Worte und pragmatische Anwendungsempfehlungen erwartet hätte.“

Henry Krügers konnte aus der Konferenz mitnehmen, dass Vertrauen in ein umfassendes und technisch sinnvolles Datenformat von Bedeutung ist. Und die lange Umsetzung bei der Harmonisierung der unterschiedlichsten Anwender, z.B. Industrie und Handel mit Behörden, sicherlich noch zu einigen Hindernissen führe.

Auch Lars Dammann sieht noch etwaige Hindernisse:“ Auf Ebene der EU kann es offensichtlich schwierig werden, die notwendige Unterstützung für ZUGFeRD zu erhalten, damit sich das Format zu einem anerkannten und breit genutzten Standard entwickelt. Und diese Frage droht auch einer durchgängigen Einführung in Deutschland selbst im Weg zu stehen, falls Industrie, Handel und Behörden eine Umsetzung vermeiden, etwa weil sie an der Zukunftssicherheit einer ZUGFeRD-Lösung zweifeln. Zudem muss eine Anwendersoftware, die ZUGFeRD Rechnungen erzeugt, nachweislich sicherstellen, dass die Inhalte in beiden Bestandteilen des Hybridformats identisch sind. Und da könnte der (Kosten-)Teufel im Detail stecken, ich sage mal „Zertifizierung“. Den im Zuge der Einfachheit oft propagierten Transportweg E-Mail für das ZUGFeRD betrachte ich zumindest im B2B Bereich kritisch. Aber da ist das Format ja für Alternativen offen, wenngleich diese aufgrund aufwändigerer Implementierung tendenziell auf weniger Akzeptanz stoßen mögen.“ Trotzdem lässt sich feststellen, dass die Vorteile und Chancen die Risiken in den Schatten stellen.

Henry Krügers sieht die Standardisierung durch PDF-3 als größten Vorteil. Dammann findet, dass die kostengünstige Anwendbarkeit eine absolute Chance sei, sowie „die bereits immanente Eigenschaft der revisionssicheren Archivierbarkeit des PDF/A Dokuments.“

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Veröffentlicht von:

Ann-Christin Haselbach

Ann-Christin Haselbach ist Auszubildende beim ARKM Online Verlag in Gummersbach. Sie unterstützt die Mittelstand Nachrichten und sammelt weitere Erfahrungen für ihren Ausbildungsberuf zur "Medienkauffrau Digital und Print".