ERP-Systeme für mittelständische Unternehmen: Unverzichtbar für die Wettbewerbsfähigkeit

Der Einsatz von digitalen Technologien zur Prozessoptimierung ist auch für mittelständische Unternehmen in der heutigen Zeit unverzichtbar, um für die aktuellen und kommenden Herausforderungen des Marktes bestmöglich aufgestellt zu sein. In diesem Zusammenhang spielen vor allem sogenannte ERP-Systeme eine Rolle, die umso wichtiger werden, je größer ein Unternehmen wird. Was aber versteht man unter einem ERP-System, wie werden sie eingesetzt und wie können mittelständische Unternehmen konkret vom Einsatz eines solchen Systems profitieren?

Was ist ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Resource Planning, zu Deutsch etwa Unternehmensressourcenplanung, und bezeichnet die zentrale Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse eines Unternehmens. ERP-Systeme sind Software-Lösungen, die Informationen aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen, vom Einkauf über die Produktion und den Vertrieb, bis hin zum Finanzwesen und Personalmanagement, zentral bündeln und miteinander verknüpfen. In der Regel bündeln ERP-Systeme folgende Einzelmodule:

• Buchhaltung (inkl. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung)
• Projektmanagement (Planung, Steuerung, Ressourcenverwaltung)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Vertragsmanagement und Lizenzverwaltung
• Service-Management und Helpdesk
• Warenwirtschaft (Bestandsführung, Einkauf, Vertrieb)
• Produktionsplanung und -steuerung (für Softwarehersteller z. B. Entwicklungsprozesse)
• Lagerverwaltung und Logistik (für physische oder digitale Produkte)
• Dokumentenmanagement (zentrale Ablage, Versionskontrolle)
• Automatisierte Auftragsabwicklung
• Ressourcenmanagement (Personal, Kapital)
• Reporting und Analytics (Echtzeit-Daten, Controlling)
• E-Commerce (Vertriebskanäle, Onlineshops)

Vorteile

Mit einem ERP-System lassen sich die verschiedenen Geschäftsbereiche also in einem zentralen System integrieren, wodurch Prozesse effizienter und transparenter gestaltet werden können. Darüber hinaus ermöglichen ERP-Systeme es, zahlreiche Abläufe und Aufgaben zu automatisieren, was die Gesamteffizienz zusätzlich steigert. Insgesamt können Unternehmen von folgenden Vorteilen eines ERPs profitieren:

• Effizienzsteigerung durch Automatisierung und Vereinfachung komplexer Prozesse
• Bessere Transparenz und Kontrolle über sämtliche relevante Geschäftsbereiche durch eine einheitliche Datenbasis (verbesserte Datenqualität)
• Kostenoptimierung
• Skalierbarkeit und Flexibilität ermöglichen es der Software, mit dem Unternehmen mitzuwachsen
• Analysen und Echtzeit-Reports ermöglichen bessere Prognosen, Optimierung und bessere Planung

Neben den allgemeinen Vorteilen, die ERPs Unternehmen bieten, setzten ihre ERP-Systeme für unterschiedliche Zwecke ein, je nach Branche und individuellen Anforderungen. Branchenspezifische Beispiele für den Einsatz von ERPs:

ERP-Einsatzbeispiele bei Einzelhändlern

Der Einzelhandel hat sich durch die zunehmende Verschmelzung von stationärem Handel und Onlinehandel nachhaltig verändert. ERP-Systeme unterstützen Einzelhändler beispielsweise bei Prozessen wie Lagerverwaltung, Bestellwesen, Verkaufsanalyse und Kundenmanagement und reduzieren den administrativen Verwaltungsaufwand stark. Auf der Datengrundlage können Einzelhändler ihre Vertriebskanäle optimieren, Bestände in Echtzeit überwachen, personalisierte Marketingkampagnen entwickeln oder die Kundenbindung stärken.

ERP-Einsatzbeispiele bei Softwareherstellern

Softwarehersteller sind auf umfassende All-in-One-Lösungen angewiesen, um ihre vielfältigen und komplexen Geschäftsprozesse zu optimieren. Sie nutzen ERP-Systeme, um ihre Softwareprojekte von der ersten Planung bis zur Abrechnung transparent zu überwachen und zu steuern, was die Produktionsplanung und Steuerung wesentlich effektiver und weniger fehleranfällig macht. Auch der Bereich Kundenbeziehungen und Service-Management ist für diese Branche essenziell, hier unterstützt ein ERP für Softwarehersteller beispielsweise bei der effizienten Verwaltung von Serviceverträgen, Leistungsnachweisen oder Helpdesk-Tickets.

ERP-Einsatzbeispiele im Fertigungsbereich

Fertigungsunternehmen setzen ERP-Systeme beispielsweise ein, um ihre Produktionsplanung, die Qualitätskontrolle, oder auch die Materialwirtschaft effizient zu überwachen und zu steuern. So lassen sich Fehler enorm reduzieren, während gleichzeitig Mitarbeiterkapazitäten frei für andere Aufgaben werden. Viele ERPs bieten zudem Echtzeit-Dashboards, an denen Maschinenführer ihre Aufträge sequenziell abarbeiten und den Fortschritt digital bestätigen können. Auf diese Weise lassen sich die Transparenz und die Effizienz in der Produktion deutlich steigern.

Was sollten Unternehmen berücksichtigen, wenn sie ein ERP einführen wollen?

Die Einführung eines ERPs ist, je nach Unternehmensstruktur, ein komplexer Prozess, der einiger Vorbereitung bedarf. Zunächst einmal sollten sämtliche relevanten Geschäftsprozesse identifiziert werden, um die Anforderungen an das ERP-System definieren zu können. Ein genauer Vergleich verschiedener branchenspezifischer ERP-Systeme ist unabdingbar, um ein ERP zu finden, das bestmöglich zum individuellen Unternehmen passt. Wenn die Entscheidung für ein System getroffen ist, ist es ratsam, die Mitarbeiter möglichst frühzeitig „mit ins Boot“ zu holen und sie in den Implementierungsprozess mit einzubeziehen.

Wichtig ist vor allem, sicherzustellen, dass sämtliche Mitarbeiter, die mit dem ERP arbeiten sollen, die Funktionen des Systems auch vollumfänglich verstehen, damit sie dieses effektiv nutzen können. In diesem Zusammenhang bieten sich spezielle Mitarbeiterschulungen oder Seminare an.

Fazit

In der heutigen, digitalen Geschäftswelt, ist der Einsatz eines auf die individuellen Anforderungen eines Unternehmens abgestimmten ERPs unverzichtbar, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie ermöglichen die zentrale Überwachung, Steuerung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, verbessern die Datenqualität und helfen somit dabei, schneller zu fundierten Entscheidungen zu finden.