Viele zeitraubende Aufgaben in Personalabteilungen lassen sich durch Digitalisierung und Automatisierung vereinfachen. Am besten gelingt dies online über Cloud-Services. Mit HeavenHR aus Berlin bietet erstmals ein deutsches Unternehmen eine entsprechende Lösung auf einer einzigen Plattform an, die auf junge und mittelständische Unternehmen zugeschnitten ist.

Personalabteilungen wieder mehr Zeit für die unternehmerisch wirklich wichtigen Dinge einräumen. Das ist die Idee von Johannes Roggendorf, Gründer und Geschäftsführer von HeavenHR (www.heavenhr.com). Bereits als Berater bei Bain & Company hat der gebürtige Aachener Unternehmen bei Fragen rund um das Thema Digitalisierung betreut. Damals fiel ihm auf: In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Personalarbeit noch stark von klassisch händischer Verwaltungsarbeit geprägt. Die Hälfte der eingesetzten Arbeitsstunden in Personalabteilungen ließe sich aber deutlich sinnvoller einsetzen. Zu einem ähnlichen Schluss kommt eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Personalwesen. Die Mehrheit der befragten Geschäftsführer wünscht sich eine effizientere Gestaltung der Personalarbeit. „Personalmanagement ist heute mehr denn je eine zentrale unternehmerische Aufgabe“, sagt Roggendorf. Wer hier mehr Zeit in die wirklich wichtigen Prozesse investieren könne, habe einen klaren Wettbewerbsvorteil. Zu diesen strategisch wichtigen Aufgaben zählt Roggendorf zum Beispiel die Fachkräftegewinnung und Mitarbeiterentwicklung durch Trainings und Fortbildungen. „In vielen Personalabteilungen wird oft unfreiwillig wie vor zwanzig Jahren gearbeitet. Das kann sich in Zeiten des Fachkräftemangels niemand mehr erlauben“.

Nutzerfreundlich: Die HeavenHR Plattform - Quelle: HeavenHR

Nutzerfreundlich: Die HeavenHR Plattform – Quelle: HeavenHR

Mehr Freiheiten für Personalarbeit dank Cloud-Services

Viele KMUs verfügen eher über kleine Personalabteilungen und scheuen große Ausgaben für teure IT-Systeme und diverse, teils inkompatible, Software-Lösungen für verschiedene Aufgabenbereiche. Leidtragende sind die Personaler selber. Sie würden gern mehr Freiheiten für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter haben und sich für die Fortbildung und die Zufriedenheit der Angestellten einsetzen, um hohe Fluktuationen zu vermeiden. „Das Abheften, Umsortieren, Hin- und Herschicken von Formularen und Dokumenten, die Aktualisierung von Tabellen für verschiedene Aufgaben, da geht die meiste Zeit verloren“, weiß Roggendorf. All diese Aufgaben können nun über die HeavenHR Plattform online und digital erledigt werden – vom digitalen Arbeitsvertrag, inklusive der digitalen Unterschrift und der Einrichtung und Pflege der digitalen Personalakten, über die Zeiterfassung, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, bis hin zu Gehaltsstrukturanalysen und Erinnerungen an Vertragslaufzeiten, Jubiläen und Geburtstage. Nicht nur die Personaler profitieren von einer guten HR-Software, auch die anderen Mitarbeiter freuen sich, wenn sie schnell und unkompliziert Informationen abrufen und aktualisieren können. Viele Fragen können dank Digitalisierung durch einen einfachen Klick und einen Blick auf Laptop, Tablett oder Handy geklärt werden. Zum Beispiel die Frage nach den Urlaubstagen und dem letzten Urlaubsantrag. Auch Änderungen, etwa in den Kontodaten oder bei der Anschrift, können selber durch den Mitarbeiter im Portal vorgenommen werden. Die Synchronisation der Daten erfolgt dann in allen wichtigen Dokumenten automatisch und verursacht keinen Mehraufwand. All das spart wertvolle Zeit.

Personalmanagement 4.0: Johannes Roggendorf, Gründer und Geschäftsführer von HeavenHR. - Quelle: HeavenHR

Personalmanagement 4.0: Johannes Roggendorf, Gründer und Geschäftsführer von HeavenHR. – Quelle: HeavenHR

Gute Lösungen müssen immer sicher sein, aber nicht immer teuer

Besonders interessant für KMUs: Die HeavenHR-Plattform ist in der Basis-Version kostenlos. Das erleichtert vielen den Ein- und Umstieg auf eine Cloud-Lösung. Geld verdient HeavenHR durch freiwillig buchbare Services, wie die Lohnabrechnung oder die Beratung zum Thema Versicherungsschutz. „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Kunden, die unsere Plattform zunächst gratis nutzen, von unserer Arbeit überzeugt sind und dann gern auch alle Services aus einer Hand haben möchten“, erklärt Roggendorf. Nicht gespart wird bei HeavenHR allerdings am Datenschutz und der Datensicherheit. Die HeavenHR-Plattform wurde komplett in Deutschland entwickelt und auch die Server, über die die Daten laufen, stehen in Deutschland. Sie gehören zu den sichersten Servern weltweit. „Wir verwenden nur die modernste Verschlüsselungstechnologie und werden regelmäßig von externen Datenschutzbeauftragten kontrolliert“, erklärt Roggendorf. HeavenHR steht auch im regelmäßigen Austausch mit Sicherheitsexperten und ist in mehreren Foren und Netzwerken zum Thema IT-Sicherheit aktiv. So ist HeavenHR jüngst Mitglied der Initiative Cloud Services Made in Germany geworden.

Flexibel: Die HeavenHR-Plattform kann auf allen Endgeräten genutzt werden. - Quelle: HeavenHR

Flexibel: Die HeavenHR-Plattform kann auf allen Endgeräten genutzt werden. – Quelle: HeavenHR

Quelle: HeavenHR

Veröffentlicht von:

Ann-Christin Haselbach

Ann-Christin Haselbach ist Kundenberaterin beim ARKM Online Verlag in Gummersbach. Sie unterstützt die Mittelstand Nachrichten und berät Neu- und Bestandskunden in allen Angelegenheiten.